「ITエンジニアが交流する場を作り上げたい」
という思いが起点に

実行委員長の山口様は2010年頃にITエンジニア同士の勉強会を有志で立ち上げ開催していました。そのイベント開催時の休憩室やイベント後の懇親会の中で、勉強会での質疑応答では見られなかったエンジニア同士の深く、示唆に富んだ会話が交わされていた事に気が付かれたそうです。

そこで、「より多くのITエンジニアが、上下関係無く本心で語り合い、会社や専門分野を越えて交流して欲しい。複数の技術の見地から学びを発見できる場所を作り上げたい」という思いから「エンジニアサポートCROSS」を有志で企画されました。

イベントノウハウが蓄積しづらい組織、多忙な有志メンバーの業務負荷を軽減したい

CROSS実行委員は、人や知識/組織をクロスさせるという理念の元に、SNSやコミュニティを利用して、毎回メンバーを募集しています。

また「参画する実行委員の方には、普段の業務から離れたCROSS実行委員会というプロジェクトを通じて、新たな発見を得たり、新たな挑戦ができる場所として活用してもらいたい」という考えのもと、決まったフォーマットやルートを作れば効率が良く、リスクも少なくなることを理解した上で、あえてカッチリと決めていかずに、「遊び」を残したままプロジェクトを進めていきます。この「遊び」の部分が、チームに自由な雰囲気とチャレンジしやすい安心感を与えて、組織に柔軟な対応力と一体感を作り上げているのかもしれません。

一方で、チームメンバーの入れ替わりが多いことから、プロジェクト推進に関わるノウハウを継承する点に課題をお持ちでした。また、本業が忙しい中ボランティアでプロジェクトを手伝ってくれている実行委員に、準備における負荷をかけない配慮も必要でした。そのため、準備から当日にかけて、実行委員自らが行うよりもスムーズに推進できる専門知見を持つパートナーが必要でした。

オープンな雰囲気と参加者の活気があふれる巨大な勉強会

勉強会は、ともすれば、話者側の一方通行で終わってしまう可能性があります。参加者からのリアクションや、参加者同士の交流を促進するためにCROSS実行委員会は次の点に留意し、運営しておりました。

・同時多発の複数セッション。参加者は各会場の熱気から「学び」を選択できる

ついたてで仕切ったオープンな会場は、各会場のセッション（CROSSでは各プログラムをセッションと呼びます）の盛り上がりがダイレクトに伝わってきます。各スピーカーのポジショントークなしの白熱した議論や最新の技術や知見を学ぶことができます。

参加者は時間帯によって、興味のあるセッションを見つけられなかったとしても、各会場の盛り上がりをリアルタイムに感じ取り、面白そうだと思ったら、すぐにそのセッションに参加することができます。

・参加したい人なら誰でも気軽に参加できる「アンカンファレンス」を開催

全てのセッションが終わった後、会場の熱気が最高潮に高まった時間に、「自分も考えや思いを語りたい」と思った来場者が語りたいテーマを出し、参加者全員で作り上げるアンカンファレンス形式の登壇ブースを用意しています。これによって、さらに参加者達の交流も生まれ、決して一方通行ではない勉強会を形作ることが出来ます。

イベント専門会社に委託するメリットや選択ポイント

―イベント専門会社に委託するメリットは何でしょうか？

実行委員会はチームメンバーの入れ替わりが多いため、毎回イベント運営の初心者が多くなってしまいます。このため、新委員会が発足した直後は、イベント運営にどのようなことが必要なのかも分からないメンバーが多数を占めてします。
このような初心者メンバーだけでは、来場者にも実行委員会にも満足度の高いイベントを作ることができません。会場手配や設備などの外部業者とのやり取り、開催当日までの準備の仕切りといった、オペレーション能力や進行管理など、専門家の蓄積された知識、経験やノウハウが非常に頼りになります。

ついたてで仕切ったオープンな会場は、各会場のセッション（CROSSでは各プログラムをセッションと呼びます）の盛り上がりがダイレクトに伝わってきます。各スピーカーのポジショントークなしの白熱した議論や最新の技術や知見を学ぶことができます。

―委託先を決めたポイントは何でしたでしょうか？

ニューズベースさんは、見積もりを作成する段階でヒアリングして頂いた内容が的確でした。それが他社との大きな違いです。ヒアリングして頂く内容が的確だったため、メールや電話のやり取りでも正確な回答を頂けたので、安心感を感じることができました。

細かいところが分からず問い合わせた時には、丁寧に回答頂けただけでなく、一緒に頑張りましょうって言ってくれたのが大きかったですね。

やりたいことを実現化させるサポート力と実行力もあると評価しました。ヒアリングの時からイベントの方針や方向性を読みとり、その内容をコンテンツに落とし込むためには、どういうスケジュールで進めて、何を準備すべきなのかをとても具体的に提示して下さいました。

―ニューズベースのサポートはいかがでしたか？

制作進行の際にはスケジュール調整で助けて頂きました。イベント運営初心者が多いという組織体制を理解して、必要な情報を適切なタイミングで提供してくれました。

開催直前に困ったことがあり、問い合わせをした時には、知見を活かした段取りの良い対処をして頂き、とても信頼できました。また、常に私たちを先回りしてトラブルの種を潰してくれていたので安心できました。ニューズベースさんが細かな業務を補完してくれたことで、実行委員会全体が、セッションを成立させたり、参加者の満足度を高めるためのオペレーションなどのメイン作業に集中することができました。

―今後、ニューズベースに期待することは何でしょうか？

今後も引き出しの多い提案をお願いしたいです。例えば、ランチセッションで使った、片手でフードとドリンクを収めることができる皿は好評でした。このように、我々が気が付かない点や、認識していない改善点をこれからも提案頂けると嬉しいです。

知識と人がクロスし続けていく勉強会イベント

IT勉強会は国内でも数多く開催されていますが、参加者側から運営側に参画して継続していく勉強会の存在は非常に貴重です。

CROSS実行委員会様は、会場方式やコンテンツ、各セッションを通じて「より多くのITエンジニアが、上下関係無く本心で語り合い、会社や専門分野を越えて交流し、複数の技術の見地から学びを発見できる場所」を作り上げることに成功されています。

ついたてで仕切ったオープンな会場は、各会場のセッション（CROSSでは各プログラムをセッションと呼びます）の盛り上がりがダイレクトに伝わってきます。各スピーカーのポジショントークなしの白熱した議論や最新の技術や知見を学ぶことができます。

こちらのページに当日の様子がまとめられています。

エンジニアサポート CROSS 2017 まとめ