主催企業概要

株式会社サイゼリヤ
業種： 外食業
事業内容： イタリア料理店「サイゼリヤ」をチェーン展開するフードサービス業

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イベント概要

イベント名　全社年次大会

開催日時　　2019/11/21（木）
　　　　　　第1部　全社年次大会　10:00～16:40
　　　　　　第2部　レセプションパーティ　17:00～19:00

会場　　　　第1部　日本橋浜町Fタワー
　　　　　　第2部　ロイヤルパークホテル水天宮

参加者　　　約120名

株式会社サイゼリヤが今回初めて開催された社内イベント「全社年次大会」とは、各コミュニティ(※コミュニティとは6~10店舗をまとめた活動単位のこと）の社員が1年の成果をトップマネジメントに対して披露・主張する場となっています。「個人の成長の上に、会社の成長」を目指したチーム活動や個人活動において、他の模範となるもの、貢献度の高いチームの発表が推薦されて出場します。

全コミュニティが参加した「部門年次大会」により選出された代表メンバーが、「この1年で、どう笑顔を増やすか」というテーマでポスター資料を用いてコミュニティごとのブースで発表し相互意見交換をします。その後、代表者が登壇してコミュニティの宣言を発表します。トップマネジメントが選出された各コミュニティの方針や取り組みを評価をして、推進していきたい活動に対して表彰します。

社員総会の表彰演出などにイベント会社によるプロの運営サポートが必要だった

－なぜ、イベントの運営をアウトソーシングしようとお考えになりましたか？

「全社年次大会」の価値を向上させるためには社員表彰の演出などに、イベントのプロによる運営ノウハウが必要だと感じたためにイベント専門会社のアウトソーシングを検討しました。

「全社年次大会」は普段はトップマネジメントと接触する機会の少ない現場社員が、経営ボードに直接発表できる機会です。社員の意見がなかなかうまく上がってこないという課題感があったために、社員が主体的に成果や提案を考え、経営ボードの前で発表して表彰する社内イベントを企画しました。

これまでも、社員が主体性を持ち、率先して意見を発信できる発表の場は設けていました。2019年度から社員が発表する場もさらに増やし、一般社員がポスター発表形式で管理職層にアピールをする月次発表会を開催していました。

今後、月次発表会で実績を積み重ねた社員が年次発表会にてプレゼンテーションすることで、全社的に個々人の成果がみえるようにしていきたいという狙いがありました。

「成果の質」を高めていくには社員の年次大会への「モチベーション」を高める必要があります。社員の意欲を高めるためには、参加する発表者が喜ぶような華々しいプロの手によるステージ演出が必要ではないかと感じていました。

これまで、サイゼリヤでは年次計画発表会を４回、改善手法や技術を発表する社内イベントは５回ほど内製で開催してきましたが、照明や音響などの技術が必要な演出面でのノウハウがありませんでした。

また、全ての社員にモチベーションを醸成するためには動画コンテンツが必要でした。「全社年次大会」は選ばれた社員のみが参加するイベントでしたので、イベントに参加ができなかった社員にも大会の模様を展開するために大会の模様を動画にして後日共有したいと考えていました。

動画作成に関してもノウハウがありませんでしたので、これらの製作や技術的な部分をイベントの専門会社に補完して頂こうと考えました。

ニューズベースさんには表彰の演出面、イベント全体の進行管理などの運営面、動画製作などをサポートして頂きました。私たちが開催したかった「全社年次大会」を成功させる事ができたと考えています。

目的は正式な社員プレゼンをつくり組織に「主体性」を醸成すること

－あらためて「全社年次大会」の開催目的を教えてください。

2019年の年次発表会の開催目的として大きく言えば「社員の主体性を育てる」という事にありました。

私たちサイゼリヤは全国的にレギュラーチェーン（直営店）展開をしています。本部主導のトップダウンの多店舗展開の組織形態のため各店舗のスタッフの業務はマニュアル化されるところも多いですが、そのようなマニュアル社員の思考が行き過ぎてしまうと「指示待ち」の状態の社員が増えてしまうのではないかという懸念がありました。

サービス業としてマニュアル通りの対応しかできなくなってしまうと、立地特性や環境変動に応じた柔軟な対応ができなくなってしまう可能性があります。最前線で接客をする社員には地域やコミュニティの特性に合わせた組織運営やサービスを提供してもらい「自分たちで何をするか」という能動的な姿勢を持ってもらう必要があります。

このように「社員の主体性を育てる」ためにサイゼリヤでは、各コミュニティの社員が成果や活躍をトップ層に直接スピーチをする「年次大会」を今年から定期開催することにしました。

「全社年次大会」は年に一度の「社員にとってのハレの場」であり「社員誰もが主役になれて、憧れるような特別な場」になってほしいと考えています。そのためにはイベントのプロの手による表彰演出や運営サポートが必要と考え、ニューズベースさんにイベント運営の業務委託をお願いしました。

担当社員が運営のプロとイベントを制作することで成長してほしい

－今回の年次大会で、特に重要視していたことはありますか？

イベントの専門会社から準備段階での進行管理や開催当日の運営体制のノウハウを学びたいと考えていました。

このプロジェクトを通じて社員がイベントのプロと一緒に仕事を経験することで、運営メンバーの仕事に対する引き出しを増やしたい、「年次大会」というプロジェクトをマネジメントする力を蓄えて欲しいという考えもありました。

私たちは内製で4、5年ほど年次大会という社内イベントを年2回ずつ開催していたので、それなりにノウハウや体制などを整えて、毎年、試行錯誤しながら、運営メンバーを再編成しつつ、当日のオペレーションや準備段階での資料の作り方や体制作りなどに取り組んでいました。

イベントをオペレーションしていく意識は醸成されてはいたと思います。しかし、私たちは店舗運営のプロではありますが、イベント運営のプロではありません。イベント会社に業務を委託してイベントの制作を本業とするプロの仕事を近くで見てみることで、私たちの日々の業務とは違った進行管理方法が必要となる「年次大会」のようなプロジェクトのマネジメント方法を学べるのではないかと考えていました。

いつもの店舗運営とは変わったイベント運営という観点で、その道のプロと一緒に年次大会のようなイベントを運営していけば、サイゼリヤの運営メンバーのプロジェクトのマネジメントに良い影響があるのではないかと期待していました。

私たちが社内でイベント運営をする際には、担当メンバーを編成する時に「プロジェクトマネジメント力」や「メインの通常業務と並行したマルチタスキング」などのスキルがある社員をアサインしたり、育成の観点からスキルを培ってほしい社員を担当者としてアサインしていきます。

対してニューズベースさんの場合は、「ディレクターさんはディレクターさん、営業さんは営業さん」ときちんと役割分担や業務の割り振りがあって職務内容が明確だったと思います。ニューズベースさんのチームメンバーには技能やノウハウが蓄積されていて、流儀がある中で指揮系統を整備してチームワークで運営していくというスタイルができていたと感じました。

「年次大会」のような社内イベントを運営していくには、この体制作りが重要です。私たちサイゼリヤの運営メンバーもスキルの棚卸しや個々の役割を明確にして、必要なスキルをどういう人に付けさせると運営がうまくいくだろうと考えて組織を設計していかなければならないと感じました。

内製では蓄積が困難だった社員総会の「運営ノウハウ」をイベント会社が補完

－イベント専門会社に委託するメリットを教えてください。

イベントの運営のノウハウの蓄積ができるようになった点だと思います。

全社年次大会のような社員総会は毎年定例で開催していますが、ルーチンワークとは違って年に一回しか開催されないため業務のタスクの定着が難しい上に、担当するメンバーは流動的なので、前回にメインで担当したメンバーが次の年もアサインされるとは限りません。そのため社内でノウハウを維持していく事が困難でした。

今回からニューズベースさんに業務委託した事で、年次大会の進行管理やマニュアルなどの文書が整い、当日のオペレーションの指示系統などの運営ノウハウの蓄積が可能になったと思います。

今後は人員のリソースを活用していくためにも、運営メンバーを固定化していくことは避けたかったので良かったと思います。運営メンバーの異動も可能になったこともメリットの一つだと思います。

また、内製で運営していた時は社内だからという事もあってか、「同じ会社の人間なのだから理解できているだろう」というような考え方の齟齬があったのかもしれません。同じ社内の人間と言えども、相手の立場に立って考えたり意思疎通を図らないと伝えたい事は伝わりません。

同じ社内のメンバーでも、「審査側、発表者側」「表彰する側、表彰される側」とそれぞれの役割や立場が違ってきます。それぞれの立場を念頭に置いて、注意点や前提条件を共有してイベントの告知や案内などのインフォメーションの配布方法などを考えてなくてはなりません。

内製のみで社内イベントを運営していくと、プロジェクトを俯瞰してマネジメントすることが難しい部分がありました。今回は外部の業者さんであるニューズベースさんが進行管理をして頂いたので、社内の調整がうまくいったと感じています。

イベント運営という業務は、私たちが普段行っている通常業務に比べると、優先度が低いのですが緊急度は高いタスクになると言えます。開催日というゴールは決まっているので準備段階で締め切りが多く、さらに、会場や備品の手配などの慣れない煩雑な業務が多くあります。

このような周辺業務のノウハウを社内に蓄積する必要はありません。運営面をイベントの専門会社であるニューズベースさんにお任せてできた事で、年次大会を俯瞰して見る余裕が生まれてイベントの質の担保を持つことができたと思います。

選んだ決め手はイベント会社としての「社員総会の運営経験」と「事例の豊富さ」

－なぜニューズベースに業務を委託しようと思いましたか？

私たちが求めている演出プラン、規模感、カスタマイズをしてくれそうなイベント会社でレスポンスやフットワークが軽そうな業者さんがニューズベースさんでした。

まずは、webで「イベント運営」と言うキーワードで検索して、ニューズベースさんのホームページにあった事例を見て、多種多様な企業に対してイベント運営の支援の実績があることで信頼できる業者ではないかと考えて問い合わせをしました。

他にも２社ほど、お声がけをしていましたが、ニューズベースさんが私たちが求めていた「派手すぎない演出」や「作り込みすぎない動画」などの要望をくみ取った、一番しっくりするプラン提案をしてくれたと思います。

また、営業さんの人柄も良かったと思います。提案内容がどれほどよかったとしても結局は人とのコミュニケーションの相性でイベントの質は決まっていくと思います。ニューズベースさんのご担当者とお会いした時に、この人たちならば弊社の現場の人間とうまくやって行けそうだと感じました。

また、問い合わせをしたのが、10月の初旬で全社年次発表会の開催日が11月21日と検討期間と準備期間が短かったために、フットワークが軽くて対応が早い業者さんを探しておりました。

ニューズベースさんは初回の打ち合わせで、詳細な資料を事前に共有をして頂いてヒアリングをしてくれました。提出をしてもらった資料は全て具体的で分かりやすいと感じましたし、必要な単価も全部添えていた点も良かったと思います。

私たちの方で企画はある程度決まっていたので、演出方法に関して提案がほしいとお願いしていたのですが、提案してくれた演出案も「決め打ちの演出」ではなくて、私たちが希望する方向性やベクトルを理解した上で提示してくれました。

付け加えると、イベント準備期間にて開催日が差し迫ってしまうと、やりとりが増えていくことが予想出来ていたので、いざという時にフットワークが軽い方が良いと考えて、なるべく事務所の立地が良い会社さんを探していました。銀座というニューズベースさんの事務所の立地もちょうど良かったと思います。

丁寧な進捗報告と議事録で社員総会の開催への不安が払拭された

－ニューズベースのサービスで良かったポイントを教えてください。

ニューズベースさんとお仕事をご一緒した事で、イベントの準備期間の進捗管理を明確にできた事が良かったです。

準備期間が約1ヶ月と短期間だったこともあり、全社年次大会の担当者として進捗の進み具合が気になっていましたがニューズベースさんには安心して進捗管理をお任せできたと思います。

ニューズベースさんには決められていた期限内で全社年次大会を開催するために、開催日から逆算して工程や納期を設定して進捗を設計して管理していただきました。ニューズベースさんにプロジェクト全体のマネジメントをお任せできて良かったと思います。

開催日までに定期的に行われた打ち合わせと、イベント運営に必要な資料を担当社員と共有してくれたおかげで安心して進捗管理の仕事を任せる事ができたと思います。開催準備中は開催までに必要なタスクをガントチャートで共有してマイルストーンを設定して打ち合わせをしてきたのですが、その間隔も適切だったと思います。

打ち合わせ後に提出してくれた議事録を見ると、必要なタスクの進捗状況がひと目で理解できたので、安心してイベントの準備を進められました。

「全社年次大会」のようなイベントを開催するには、「当日に必要不可欠な備品の準備業者への確認のメールをしたか」などの業者への手配や「登壇する人物が変更になったが、変更によって必要になった資料や備品、連絡方法はないか」などの社内への手配に細かい粒度のタスク確認が重要になってきます。

一つ一つは些細なタスクであっても、それらを一元的にまとめてチェックできるようになると安心して進捗が管理できるようになると思いました。このような細部がしっかりと把握できるような進捗管理ができたことが非常に良かったと思います。

また、配布する印刷物や発表のために必要なボードの発注などの期限があるタスク群を、先回りして準備をしてくれたことで、タスクの抜け漏れを防ぐ事ができたと感じています。

結果として「全社年次大会」当日を安心して迎えられました。イベント当日は表彰方法について多少のトラブルはありましたが、ニューズベースさんの方ですぐに適切な対応をしてもらえたので、イベント全体の進行に関わるような大きなトラブルになることはありませんでした。

参加した社員、経営層からの運営に対する評価は申し分のないものでした。ニューズベースさんに運営を委託して良かったと感じています。

社内での運営からイベント会社に業務委託したことで社員総会の質が向上した

－運営をニューズベースに委託したことにより、改善されたことはございますか？

ニューズベースさんに運営をお願いした事でイベント全体を俯瞰して見ることができたと思います。

ニューズベースさんに運営をお願いする前は、私が運営側の統括として全体をコントロールしたり、イレギュラーな事態が発生した場合はタイムスケジュールを見ながら時間調整などをしていたのですが、今回のイベントから私自身が経営ボード側に入らなければならなくなりました。

今回の「全社年次大会」では発表者を経営ボードメンバーが審査して表彰しなくてはならなかったのですが、その審査の時間に私が運営の仕事を離れて発表者の評価に集中できました。審査する時間の余裕が生まれたことが大きな改善点だったと感じています。

また、年次大会という年に一回の「社員にとってのハレの場」の質の担保もできるようになったと思います。参加した社員、経営層からの評価も申し分なく、運営を委託して良かったという声がありました。

ニューズベースさんに業務委託をお願いすることによって、大会の表彰の演出面での質が向上したと思います。

社員が年に一度開催される「年次大会」という発表の場を「特別な場」「ハレの舞台」と感じてもらえるような効果的な演出をするには、司会者や音楽や照明など、それぞれの役割が違うスタッフやオペーレーターを同時に複数を動かして行かなければなりません。この各所との連携や指示伝達はイベント専門会社のノウハウがなければうまくいくことは難しいと感じています。

ニューズベースさんには演出面での指示系統の設計やディレクションもお願いできました。また、イレギュラーな事態が発生して時間が押してしまっても、すぐに対応して会の進行が大きく遅れる事もなかったと思います。申し分のない運営サポートをして頂いたと考えております。