研修会運営、進行表をどう設計する？テンプレート例を紹介

研修会を行う際、当日の進行をスムーズに行うために欠かせないのが進行表です。進行表とは研修会当日の動きや内容をまとめたものです。進行表を見れば研修会の当日の集合場所や受付方法、研修会の議題の流れや配布資料など、必要なことがすぐに確認できるようにできます。案内役スタッフや機材担当スタッフなど各スタッフがどの場面でどう動くかも合わせて記載されています。

進行表がきちんと設計されていれば、運営スタッフ全員がスムーズに動くことができます。しかし、進行表に抜けている箇所がある、わかりにくい状態になっている、といった状態では、進行表は役に立たず、スタッフも困ってしまいます。

進行表に必要な情報をわかりやすく記載するには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

そこで今回は、研修会を運営する上で進行表をどのように設計すればよいのか、テンプレート例も合わせて紹介していきます。

1.研修会の進行表を設計する

研修会を行う時、進行表を設計するのは当日の進行をスムーズにするためです。

進行表とは、研修会の日時、場所、参加者、時間配分、議題の順序、配布資料など研修会当日に把握しておきたい事柄が記載された表のことです。当日、進行のために作成すると言うと、司会台本を思い浮かべる方も多いと思います。

しかし台本は、研修会が始まってから司会者が話す内容を中心に作成するため、会場や日時など記載されていない部分もありますし、台本形式では流れをひと目で把握することはできません。参加者の集合場所や受付開始時間など、これを見れば当日の流れをすぐに把握できるようにできるのは、進行表があるからです。

進行表を設計する場合、まずは研修会の目的を明確にすることから始めましょう。目的によって議題の順序や時間配分が変わってきます。研修会をしっかりとした内容のものにするためにも、まずは目的をきちんと確認しておくことが大切です。

目的が明確になれば、それを達成するためのプログラムを作成します。まずはおおまかな議題の流れやプログラムを決めていきましょう。それぞれの項目ごとに予定時間、使用する配布資料なども入れていくとよりわかりやすい進行表を作成することができます。

2.進行表テンプレート例

研修会の進行表を設計するために、大まかに必要事項などが入ったテンプレートを紹介していきます。進行表を設計する時の参考にしてみてください。

2-1.研修会の名称　開始日時　開催場所　参加人数

研修会の名称、開催日時、開催場所、参加人数を記載します。

2-2.研修会の目的

研修会の目的を明確にしておくことで、事前準備や当日の動きが変わります。目的をまとめて記載しておきましょう。

2-3.会場見取り図

当日の動線をわかりやすくするため、見取り図を入れて置くとわかりやすくなります。

2-4.進行表の一例

進行表は一枚にまとめて、開始時間、所要時間、内容、準備物などがひと目でわかるように作成するとよいでしょう。目安となる所要時間をきちんと決めておくことで、当日の時間配分もスムーズです。備考欄に配布物や注意点を記載しておくと、当日の抜けが少なくなります。

3.進行表作成サービスを利用するのもオススメ

初めて行うイベントや、新しく始めるイベントなどではないように合わせた進行表を1から作成するのは大変です。そんな時は、進行表作成サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

「進行表さん」は、進行表を手軽に作成することができる進行表作成サービスです。タイトル、開始日時、開催場所などを入力した後、タイムスケジュールを入力していけば、手軽に進行表が完成します。作成した進行表は印刷して配布するだけでなく、共有用URLでオンライン共有することも可能です。

会員登録をしなくても使用することができますが、無料会員登録を行うと進行表の公開範囲を限定することも可能です。さらに会員以外の編集を不可にするなど会員限定の機能もあります。

4.まとめ

研修会をスムーズに進行するための進行表や、その設計方法についてご紹介しました。研修会をどう進めるのか、タイムスケジュールと合わせてひと目でわかる進行表は、研修会を成功させるためには欠かせないものです。必要事項をきちんと記載し、わかりやすく作成することで、研修会スタッフが当日迷わず動くことができます。

進行表を作成するためには、まずは研修会の目的を明確にし、それに合わせた内容を考えることが必要です。ここできちんと内容や必要な時間を整理することで、進行表がわかりやすくなるだけでなく研修会の内容も充実します。

自分で1から作成するのもよいですが、初めて作成する場合など進行表作成サービスを利用するなどして、使いやすくわかりやすい進行表を作成してみてください。