オンライン/Web研修の事前準備や注意点・成功させるためのコツを徹底解説！

現在でも新型コロナウイルスが猛威を奮っているため、オンライン（Web）研修を導入する企業も増えてきています。オンライン（Web）研修はこれまで行ってきた対面研修と大きく異なるため、慣れていない担当者も少なくありません。

そこで本記事では、オンライン（Web）研修を開催するにあたっての事前準備や注意点、成功させるためのコツや工夫の仕方を解説します。

 

オンライン研修/Web研修とは

オンライン（Web）研修とは、講師や受講者が同じ場所で集まるのではなく、インターネット上で開催することができる研修です。zoomやGoogle Meet などのコミュニケーションツールがオンライン（Web）研修で使用されます。

密集している空間ではなく、それぞれが自宅などの離れた場所から研修を受講することができるので、新型コロナウイルスの感染症対策の一環として取り入れる企業が増えてきました。

オンライン（Web）研修には、「録画型オンライン研修」と「リアルタイム型オンライン研修」の2つの研修スタイルがあります。それぞれの特徴をみていきましょう。

録画型オンライン研修

録画型オンライン研修は、あらかじめ研修する内容を録画して受講者に視聴してもらう研修です。自分の好きな時間に見ることができて、復習したいときには何度も見返すことが可能なので、研修内容をさらに理解することができます。

一方で、視聴中に疑問点などがあってもすぐに質問して解決することができません。また、他の受講者とコミュニケーションが取れないなどの欠点もあります。

リアルタイム型オンライン研修

リアルタイム型オンライン研修は、その名の通りリアルタイムで研修がおこなわれるので、受講中に講師への質問や受講者同士のグループディスカッションなどが可能な研修です。疑問点がその場で解決できて、自分以外の意見を聞くことで、様々な視点から研修に取り組むことができます。

一方で、リアルタイムなので、スケジュールを調整して研修の時間に合わせなければいけません。

 

オンライン/Web研修のメリットとデメリット

オンライン（Web）研修の具体的なメリットとデメリットについて知りたい担当者も多いはずです。

オンライン研修は対面での研修と違って、同じ場所に集まる必要がありません。自分の好きな場所で受講することができるため、会場の準備や設営を行わなくて済みます。また、e-ラーニングのような教材を使用して研修を開催することによって、研修のクオリティを一定に保つことが可能です。

一方、オンライン（Web）研修のデメリットとしては、受講者同士でコミュニケーションの機会が減るので、孤独感を感じやすく、研修に対するモチベーションが低下する可能性があります。通信環境も必須となるため、受講者と講師は事前準備が必要です。

詳しい内容は以下の記事をご覧ください。

▶「オンライン/Web研修を開催するメリットや具体的なやり方・成功させるためのポイントなどを解説！」

 

オンライン/Web研修に必要な事前準備

オンライン（Web）研修に必要な事前準備は、以下の4つです。

・インターネット環境

・パソコン・マイク・カメラ

・コミュニケーションツールの導入

・講師の手配・研修コンテンツ

順番に解説します。

インターネット環境

オンライン研修において、インターネット環境は最も重要です。

ネット環境の状態が悪いと画面や音声が途中で止まってしまい、研修がスムーズに進まないことがあります。ネット環境は、研修を開催する側だけではなく、受講者側にも原因が考えられるので、どちらも事前にネット環境を確認しておきましょう。

受講者が自宅で受講する場合には、ネット環境を十分に用意できない受講者に別途デバイス支給を行うなど、各受講者の環境状況のヒアリングに基づいた対応も重要となります。

パソコン・マイク・カメラ

パソコン・マイク・カメラの準備、動作確認を行います。ほとんどのパソコンに、マイクとカメラ機能が搭載されているので、不具合がないか一度テストを行うなど事前に確認をしてみましょう。

もし、画質や音質等に不具合がある場合には、外付けできるマイクやカメラの購入を検討しましょう。

コミュニケーションツールの導入

オンライン（Web）研修に必要なコミュニケーションツールを導入しましょう。

代表的なツールとしてzoomやGoogle meetなどがあります。ほとんどのツールは無料で使うことができるので、使いやすさや性能を比較して選びましょう。

講師の手配・研修コンテンツ

講師の手配をおこないましょう。講師は、社内の人材が行うか、外部講師に委託するかの2つのパターンがあります。

社内の人材が講師を担当するのであれば、研修の目的に適する人材を選出、そこから研修コンテンツの作成やリハーサルをおこなう必要があります。準備期間を多く要するので、早い段階から計画を進めていきましょう。

外部講師に委託するのであれば、外部講師を提供している会社に連絡してスケジュールを抑える必要があります。予算状況などを確認した上でどちらにするか検討しましょう。

 

実際にオンライン/Web研修を行う方法

実際にオンライン（/Web）研修を行う方法は、以下の5ステップです。

１．研修の目標やコンセプトの設定

２．ツールの選定

３．スケジュールの確保

４．オンライン/Web研修の実施

５．オンライン/Web研修の振り返り

順番に解説します。

研修の目標やコンセプトの設定

オンライン（Web）に限らず、全ての研修を開催するにあたって、「研修を開催したことで受講者にどのようになって欲しいのか」目標やコンセプトを決める必要があります。

目標やコンセプトが曖昧なまま資料を作成したりカリキュラムを組み立てたりしても、効果的な研修を開催することができません。研修は受講者がスキルアップするためにも重要な機会なので、研修を開催するのであれば、始めに目標やコンセプトを明確に設定しましょう。

ツールの選定

オンライン（Web）研修を開催するためにはツールが必要になってきます。ツールにはさまざまな種類があり、ツールによって値段や操作性・機能などがそれぞれ異なるので、自分たちに合ったツールを選ぶことが大切です。

主催者だけではなく、受講者もツールを使用するので、なるべくシンプルで操作しやすいツールを選びましょう。ツール選びは、複数人でいくつかのツールを実際に試してみて決めるのがおすすめです。

スケジュールの確保

ツールの選定が終わったら、実際にオンライン（Web）研修を開催するスケジュールを確保します。スケジュールはなるべく繁忙期と重ならない時期に開催するのがベストです。

受講者によっては1ヶ月先のスケジュールまで既に埋まっていることもあるので、開催日時が決まったら、なるべく早めに知らせましょう。また、当日の研修内容が気になる人もいるので、開催日時のお知らせと共に、当日のタイムスケジュールや研修内容を記載しておくと親切です。

オンライン/Web研修の実施

実際にオンライン（Web）研修を実施します。通信環境のエラーやトラブルが起きないように、前日にしっかりチェックしておくのがおすすめです。

また、受講者が講師の話をしっかり聞いているか、モニターで受講者の反応を逐一確認しながら進めていきましょう。

オンライン/Web研修の振り返り

オンライン（Web）研修が終わったら、良かった点や悪かった点を振り返ります。振り返ることで、次の研修につなげることが大事です。

研修の振り返りは、開催した担当者同士で話し合うというケースがほとんどですが、受講者がどのように思ったのかを把握することが大切になってきます。

受講者のリアルな声を聞くためにも、オンライン（Web）研修が終了した後は、アンケートを集計して振り返りましょう。

 

オンライン/Web研修成功させるコツや注意点

オンライン（Web）研修を成功させるためには、以下のコツや注意点を意識しましょう。

・サポートする担当者をつけておく

・ツールの使い方を把握しておく

・休憩時間もスケジュールとして組み込む

・研修後のフォローアップを忘れない

・通信環境を必ず確認する

・顔出しでの参加を原則とする

順番に解説します。

サポートする担当者をつけておく

オンライン（Web）研修中は、対面研修と比べて通信が途中で途切れてしまったり画面が映らなくなったりするなどのイレギュラーな事態が発生しやすい傾向にあります。

イレギュラーな事態が発生しても対処できるようにマニュアルを用意しておくのも非常に効果的ですが、それを実行するまでには時間がかかってしまうでしょう。サポート要員として、追加で担当者をつけておくことによって、安心してオンライン（Web）研修を進めることができるはずです。

ツールの使い方を把握しておく

ツールによってそれぞれ使い方や機能などが全く異なります。ツールの使い方が曖昧な状態でオンライン（Web）研修を実施した場合、誤って普段押したことのない項目を押してしまい、対処方法がわからずに焦ってしまうということも珍しくありません。

不測の事態が発生しても冷静に対応できるようになるためにも、ツールの使い方はしっかりと把握しておきましょう。

休憩時間もスケジュールとして組み込む

オンライン（Web）研修では、パソコンやスマートフォンなどを長時間視聴し続けるため、研修が進むにつれて受講者の集中力が低下してしまいます。

受講者の集中力を最後まで保たせるためにも、休憩時間をスケジュールに組み込みましょう。目安としては、1時間おきに5〜10分おきの休憩を組み込むのがおすすめです。

研修後のフォローアップを忘れない

オンライン（Web）研修を開催しても、実際の現場に生かされなければ意味がありません。そのため、研修終了後は必ずフォローアップを忘れないようにしましょう。

フォローアップの方法としては、期間を空けて再度研修を行ったり研修終了後に報告書を書いてもらったりするなどさまざまです。自社に合った方法でフォローアップを行いましょう。

通信環境を必ず確認する

オンライン（Web）研修の問題として一番多いのが、通信トラブルです。事前に通信環境を確認していたとしても、当日の研修では多くの受講者と接続するため、回線が渋滞してしまい、うまくつながらないことも珍しくありません。

そのため、通信環境を確認する場合には当日の参加人数を想定した上で複数のパソコンと接続して、通信環境に問題ないかを確認しましょう。

顔出しでの参加を原則とする

顔出しなしで研修を開催する場合、講師から受講者の顔が見えないので、サボっていてもバレることはありません。また、顔が見えないことで講師は受講者がちゃんと理解しているのかを確かめることができず、不安を抱えたまま研修を進行することになります。

研修を開催しても、受講者のスキルアップにつながらない可能性が高くなるので、オンライン（Web）研修を開催する場合には、顔出しありでの参加を原則としましょう。

 

まとめ

本記事では、オンライン（Web）研修を開催するにあたっての事前準備や注意点、成功させるためのコツや工夫の仕方などを解説しました。オンライン（Web）研修は場所に制限がなく、研修のクオリティを一定に保つことができるなどのメリットがあります。

その一方で、受講者が孤独感を感じやすく、モチベーションが低下したり通信トラブルが発生したりするなどのデメリットもあります。そのため、休憩時間を確保したりサポートする担当者をつけたりするなど、工夫することを意識しましょう。

当日のオンライン（Web）研修がうまくいくか不安な場合には、弊社株式会社ニューズベースにお任せください。

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本記事を参考にオンライン（Web）研修を開催してみましょう。