セミナーにおける、受付マナーの重要性や「研修」について

セミナーを開催する際にはかならず「受付」が必要です。

あまり重視される傾向にはありませんが、受付というポジションの「マナー」は、組織にとって非常に重要なポイントとなります。

とはいえ、あまり受付マナーの重要性について、深く語られることはありません。セミナーで公開されるコンテンツや、講師のスキルに焦点が当てられがちです。

しかし実のところ、「セミナー受付のマナー」だけをテーマとした研修が実施されるほど、受付マナーは重要視されているものなのです。

本記事では、セミナーの受付マナーに関する研修について、詳しく解説します。

1.セミナー受付におけるマナーの重要性

まず、なぜ、セミナーの受付におけるマナーが重要なのか再確認しておきましょう。

1-1.イメージを決定づける

セミナー受付は、間違いなく組織のイメージを決定づけています。受付の対応が悪ければ、いくらコンテンツ自体は優れていたとしても、確実に印象を落とします。

コンバージョンや利益機会を逸する、というところに繋がる可能性も否定できません。

逆に受付の対応が優れていれば、組織への心象は大きく向上します。

直接、コンバージョンへとつながることはないかもしれません。「受付の対応がよかったから、セミナーで紹介されたものを導入しよう」とは考えないはずです。

しかしながら、参加者の満足度や、次回開催時における参加意欲などには深く関わっています。長いスパンで見れば、マナーが守られた受付対応は、組織に対して大きなメリットをもたらすでしょう。

1-2.セミナー内容も受け入れられやすくなる

また、セミナー内容に対する信ぴょう性を高めるという側面も考えられます。

受付マナーで悪印象を与えてしまうと、「この組織の言っていることは、信用しがたい」と思われがちです。一方で良質な受付マナーが実践できていれば、「きちんとした組織だ、話を参考にする価値がある」と考えさせられるでしょう。

2.受付のマナー研修とは？

上述したように、受付はたいへん重要なポジションです。そしてセミナー受付のマナー研修では、受付に必要なスキルや振る舞いを、細かく知ることが可能です。

何を教えるかは、セミナーによってさまざまではあります。

しかし、おおむね以下のようなことは、共通して学習することが可能です。

・受付業務に対する意識・姿勢

・参加者に対し、期待以上のものを提供するマインド

・場面ごとにおける表情

・基本的な立ち振る舞い

・みだしなみ

・正しいお辞儀、および使い分け

・印象の高め方

・名刺の受け取り方

・名刺盆の取り扱い

・案内の仕方

これらの部分は、受付マナーの基礎事項として扱われています。

上述したとおり、一口に「受付マナー」と言っても、ブラッシュアップするべき点は非常に多いです。

事務的な受付であれば、よほど不器用でもない限り、誰でもこなせることです。

しかしセミナーや組織に対する評価や大きく心象を高めたいのであれば、その限りではありません。受付というポジションのマナーを、徹底してこだわり抜く必要があります。

できることなら、セミナー受付担当者には、マナー研修を受けさせておきたいところです。マナー研修を受けていれば、普通ではありえなかった、良質の受付業務が実現できるでしょう。

3.セミナー受付をアルバイトでまかなう

しかし、担当者をセミナー受付のマナー研修へ向かわせるのは、少し現実的ではないかもしれません。本来は通常業務にあたっているスタッフが、一時的ながらロックされてしまいます。場合によっては、複数日、マナー研修へ時間を割かねばいけないということもあるでしょう。

もしマナー研修へ参加させるのが難しければ、アルバイトを雇用するという手段があります。実は、セミナー受付を専門としているアルバイト求人が、多数存在しているのです。

アルバイトとはいえど、有しているスキルとマナーは、決してあなどれません。何せ受付という狭いポジションを専門としているため、経験値やノウハウはじゅうぶん有しています。

したがって、アルバイトを雇用すれば、良質な受付対応が期待できるというわけです。

もし自社スタッフを研修へと向かわせられないなら、アルバイトからリクルートするのもよい選択です。少なくとも、何のトレーニングも受けていないスタッフを配置するよりも、はるかに効果的と考えられるでしょう。

4.まとめ

セミナー受付というポジションのマナーは、あまり着目されませんが、きわめて重要なポジションです。組織の心象を高める、セミナーで公開されてコンテンツに説得力を持たせるというところと、大きく関連しています。

決して、おろそかにできるポジションではありません。

セミナー受付のマナー研修や、アルバイトスタッフをリクルートするなど、何かしら手は打っておきたいところです。少なくとも、特にトレーニング歴がない自社スタッフを、適当に当てがうのは避けましょう。