セミナー開催に役立つ！ノウハウまとめ【運営編】

最近は自社でセミナーを開催する企業の数がどんどん増えてきていますが、セミナーを成功させるためには、企画からアフターフォローまで注意すべきポイントは数多くあります。

その中でもセミナー当日の運営は顧客満足に大きく影響するとても大切なフェーズです。

この記事ではセミナー運営に役立つ運営方法のノウハウをまとめます。

1.必須！セミナー準備のポイント

セミナー開催が決まったら具体的な企画を立案して、それに合わせた準備をしていきます。

セミナーの準備については次のようなポイントを抑えていくことが重要です。

1-1.セミナー開催日程・場所・人数規模をターゲットに合わせて明確化、決定する

セミナー企画が確定したら、その目的やターゲットに合わせて開催日時や場所、人数規模を決めていきます。学生なのか社会人なのかといったようなセミナーのターゲットにより参加しやすい時間帯や場所などは変わってきます。

また、セミナーの目的が情報提供なのか自社の商品を販売することなのかによっても人数規模なども変えていく必要があります。

1-2.セミナーの概要を作成する

セミナー企画や目的に合わせて、セミナー当日の概要を作成します。

セミナーの目的に合わせて、当日はどこまでの情報を参加者に提供するのか、どのような構成で情報を提供していくのかなどについてのストーリーの骨子をまとめておきます。

1-3.集客サイトを開設する

具体的なセミナーの内容をわかりやすく、端的にまとめて集客サイトを設置します。

口頭やDMなどでは伝えきれない内容について、わかりやすく充実した内容の集客サイトを作成することで補完して顧客への訴求効果を高めます。

参加申し込みフォームへの導線も埋め込んでおけば、より高い集客効果も期待できるでしょう。

2.前日までに要確認！タスクポイント

企画が決まり、概要をまとめて集客を行いながら当日に向けた準備を進めていきますが、セミナー開催の前日まで順次確認していくタスクポイントは以下の通りです。

2-1.セミナー申込者の管理

セミナー申込者の会社名や来場者の氏名などをまとめてリスト化します。当日の受付で来場者のチェックができるようなフォーマットにしておくと便利です。

2-2.開催するセミナーのリマインダーの送付

集客からセミナー開催日までの期間が長い場合、参加者がセミナー日程を失念している場合があるので前日にメールなどでリマインダーを送付しておきます。

2-3.セミナーでの配布物の確認や印刷

セミナーで使う配布物を確認します。参加者全員分の資料は準備できているか、印刷漏れがないかなどをチェックしておきます。多少余分に準備しておけば、当日不足した場合に慌てずに済みます。

2-4.必要機材のバックアップを準備

セミナーで利用する必要機材の確認とバックアップの準備も行います。電源が作動するか確認したり故障した場合の予備なども準備したりしておきましょう。

3.当日運営のチェックポイント

セミナー開催の当日は、最低でも１時間前には会場入りして運営の流れなどを以下のとおり最終チェックしていきます。

3-1.機材チェック、会場準備、会場内外の案内

セミナーで使うマイクの音量やプロジェクターの投影環境、照明の明るさや空調設備の状態などをチェックしていきます。

パソコンの接続なども行い、プロジェクターで実際に投影しながら一通りセミナーの流れも実施しておきましょう。

受付のセッティングと名簿、会場内の資料、飲み物などの準備も行います。

会場内看板などを準備している場合は導線を意識してわかりやすい場所に設置しておきましょう。

3-2.出欠確認

セミナーの参加申込者について、当日の来場状況を受付で確認します。

参加者が多い場合は、受付人員を増やしたり、受付業務を軽減したりするための準備をしておきましょう。

来場者から名刺などを受領する場合は、名刺受けなども準備しておき、受付卓が煩雑にならないように整理します。

3-3.アンケートの実施

セミナー参加者に会場でアンケートを実施します。

アンケートはセミナー終了後に回収して内容の集計と分析を行い、今後のセミナー改善に向けた情報としてストックしておきます。

また、営業などの見込み客リストとして活用する場合は、参加者の記憶が鮮明なうちにコンタクトして成約に繋げるというフローを営業部門と連携することが大切です。

4.まとめ

企画からアフターフォローまで注意すべきポイントを抑えれば、最大限の効果を得るセミナーを実施することができます。

ただしセミナー開催のノウハウが十分でないうちは、準備に時間がかかるだけでなく、当日の運営で発生したトラブルなどへの対処も難しいのが実際です。

その場合は、セミナー運営業務を代行してくれる、ニューズベースのようなセミナー代行業者を利用するのも一つの方法です。

代行業者に運営などの実務は代行で依頼すれば、自社の社員はコア業務に専念することができるので、ぜひ検討してみてください。