セミナーを成功に導く！進行表テンプレートを紹介

セミナーの開催を成功に導くためには、当日使用するセミナー進行表が、いかに緻密かつ精巧に作られているかが成否の鍵を握ります。

当日までに準備しておく項目や準備スケジュール、進行役の台本作成まで、当日の業務を問題なくこなせるように進行表を作成しなくてはいけません。

本記事では、セミナー進行表を作成するにあたり、知っておきたい当日の進行内容や、進行表作成のポイント、進行表のテンプレートについて紹介します。

1.セミナー当日の進行内容一覧

セミナー当日の進行内容は以下の通りです。

○セミナーの流れの打ち合わせ

○会場設営

○リハーサル及び機材チェック

○参加者の受付・誘導

○各種進行・アナウンス

○アンケートの実施

上記に記載した項目は、セミナーを運営・実施する上で、最低限想定できる内容を列挙したものです。そのため、当日までの準備の進捗度やプロセスによっては項目が増減してきます。

あくまでもこれらの項目は参考程度に捉えて、自社の段階に応じた進行内容を前日までに可視化しておきましょう。

2.セミナー進行表作成のポイント

セミナー進行表を作成する際には、押さえておくべきポイントがあります。

○会場の動線や配置を確認する

セミナーをスムーズに運営するためには、進行表作成の段階から会場の動線や、設備及び機材・人員の配置を事前に確認しておくとこが重要です。参加者や登壇者の入退場の経路をはじめ、運営スタッフの配置や、備品の場所、機材のセッティング箇所に至るまで、各動作がスムーズに行えるよう、進行表を作成する時点からあらかじめ把握しておくようにしましょう。

○事前準備のチェックリストを作成する

当日のセミナー運営を滞りなく行うためには、開催前に済ませておくべき項目をリスト化してあらかじめ準備しておくと良いでしょう。必要に応じて項目を増減させることで、セミナーの進行に対する緻密さが増すため、全てのチェックリストをこなすことで、当日はスケジュールを予定通りに遂行することに注力できます。

またチェックリストを作成・記入する際は、担当者や部門を明記しておくことで、当日不明な点があっても、迅速なコミュニケーションが図れるため、ハプニングやトラブルにもすぐ対応することが可能です。

○時間配分はゆとりを持って作成する

セミナーの運営にハプニングやトラブルはつきものです。

そのため、あらゆる事態を想定して、進行表を作成する段階から、時間配分を決める際は、ゆとりを持って作成することが望ましいでしょう。

3.セミナー進行表テンプレート(タイムテーブル編)

セミナーをスムーズに進行させる上で不可欠となるタイムテーブルのテンプレートを紹介します。

当日はトラブルやハプニングを想定して、時間配分にゆとりを持たせた進行表を作成するようにしましょう。

12:00〜 (所要時間 1時間)

運営側：会場設営(設備・機材のセッティング、受付及び配布物準備)

13:00〜 (所要時間1時間〜1時間半)

講演者：会場入り及び打ち合わせ・スタンバイ

運営側：リハーサル・機材チェック

14:00 〜 15:00

運営側：受付(参加者の出欠及び誘導業務)

15:00

進行役：開会の挨拶

15:10

進行役：講師紹介

講義①

16:00

進行役：休憩のアナウンス

運営側：休憩の対応

16:15

進行役：講師紹介

講義②

17:05

進行役：質疑応答・閉会の挨拶

運営側：閉場・見送り、会場の片付け

18:00 完全撤退

セミナー前後の準備及び片付けも含めた進行表であれば、セミナー運営だけでなく、当日全体の流れや動き方を確認することができます。

また所要時間や業務ごと(司会・受付・設備など)に分担した進行表を作成することで、各自の動きを把握できるだけでなく、時間管理や備品の出入りなど、細かな点を全体で共有することができるためおすすめです。

4.まとめ

セミナー当日の進行表を作成することによって、各分担が単独で行動することなく、組織的に連携してセミナーを準備・運営することができます。

より精巧な進行表を作成するには、当日の進行内容や準備スケジュール、人員の役割や配置を包括的に管理することが求められます。そのため、事前の準備段階から、セミナーを実施する目的や効果を明確にしておくことで、より有益なセミナー進行表を作成しましょう。

株式会社ニューズベースでは、セミナーの進行表の作成及びサポート業務だけでなく、セミナー全体の企画・運営を一括してアウトソーシングすることを専門に取り扱っている業者です。

ニューズベースに任せることで、セミナーの運営・進行に係る業務をアウトソーシングできるだけでなく、削減された工数をコア業務と言われるセミナーの企画立案やプログラムの検討に充てることができるため、より満足度の高いセミナー実施に結び付けられる好循環を生むことができます。

これを機に、セミナー運営で課題や悩みを抱えている担当者の方は、一度ニューズベースまでお気軽にご相談ください。