セミナー後の懇親会を準備する6ステップ！ ケータリングや注意点も

「参加者との親睦を深めるために、セミナー後に懇親会を開きたい」

「お店の予約とか、メニュー決めが大変そう・・・」

このような悩みにお答えして、当記事では「セミナー後の懇親会を準備する6ステップ」を解説します。

懇親会の肝である会場選びのポイントから、予算の相場、注意点、ケータリング手配の手順まで、懇親会を開催する上で知りたい情報を漏れなくまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

 

1.セミナー後に懇親会を開催するための準備6ステップ

それでは、セミナー後の懇親会を開催する6ステップを解説します。

この6ステップを押さえておけば、まず問題なく懇親会を開催できます。

1-1.参加人数の把握

懇親会の予算を把握するためにも、参加人数を知る必要があります。

参加人数を把握するためには、事前アンケートが最適。参加申し込みのタイミングで、同時に懇親会の参加の是非についてアンケートを取るのが良いでしょう。

ちなみに、事前に参加人数を把握していても、セミナー当日に参加者が前後することは大いにありえます。

あらかじめ余裕をもってフードとドリンクを手配しておきましょう。

フード・ドリンクの手配については下の章で解説します。

1-2.会場の選定・予約

続けて、会場を押さえましょう。

懇親会を開くときには、会場選びが大事です。

懇親会会場は同建物内の施設か、セミナー会場とは別のお店の2つの選択肢がありますが、同施設内の会議室が圧倒的におすすめです。

同施設内の会議室がおすすめな理由を、参加者側、主催者側、それぞれの観点から見てみましょう。

【同施設内の会議室がおすすめな理由 – 参加者側のメリット】

 

同施設内での懇親会の開催には、参加者にとって次のようなメリットがあります。

 

・セミナー受講後の高揚した状態ですぐ懇親会に移れる

・時間が厳しい参加者でも参加しやすい

セミナー受講後の参加者は、精神的にも高揚している状態です。

「インプットした知識をシェアしたい」

「他の参加者と仲良くなりたい」

「講師からもっと詳しく話を聞きたい」

同施設内を会場にすれば、スピード感をもって懇親会に移れます。

その結果、上記のような欲求が満たされ、参加者の満足度が大きく上がることでしょう。

ところが、別の建物のお店で懇親会を開くと、移動のインターバルが発生してしまいます。その間に熱が冷めたり、日常の感覚に戻ったりすると、懇親会に出たいという意欲がそがれてしまうでしょう。

また、遠方から来ている参加者にとっては、時間的制約がある中で建物の移動は厳しい場合があります。

結果として、懇親会には参加せず帰ってしまう参加者が多くなってしまいます。

このように、同施設内の方が参加者にとっては参加しやすく、満足度も高まりやすいのです。

【同施設内の会議室がおすすめな理由 – 主催者側のメリット】

主催者にとっても、同施設内での懇親会はメリットが多いといえます。

・懇親会の参加率が上がる

・準備がしやすい

懇親会の参加率が上がることで、参加者の満足度は大きく高まります。

「セミナーで良い話が聞けた」という満足感に加えて、「一緒に参加する仲間がいる」という一体感が強まります。

一体感を共有した人がいると、懇親会を楽しみにセミナーに来る人も出てくるため、必然的にリピート率も高くなるのです。

お店で懇親会を開くと、席順を考えたり、道案内をしたりといった準備が必要になります。

しかも、事前にお店に参加人数を伝えておかなければならないため、当日の飛び入り参加など急な変更に対応しにくい点がデメリット。

その点、同施設内の会議室であれば、ケータリングで簡単に準備できる上に、当日の変更にも対応しやすくなります。

また、立食スタイルにすれば席順も考えなくて良いため、主催者にとっても負担が少ないでしょう。

【セミナー会場とは別の会議室だとベター】

セミナーが終わった後、同じ会場で懇親会を開いても良いのですが、休憩している参加者と交錯して準備がごった返してしまう可能性があります。

そのため、懇親会のために別の会議室を抑えておくとベターです。

1-3.会場レイアウトの決定

貸し会議室で行う場合、事前にレイアウトを決めておき、当日の準備に遅れが出ないようにするべきです。

セミナー会場と同じ会場で行う場合、セミナー後に素早くレイアウト変更をしなければなりません。

ただし、参加者を急き立ててしまったり、休憩の邪魔をしてしまうのは良くないので、できれば別の会議室を懇親会会場として押さえておきたいところです。

人員を割けるのであれば、セミナー終了前から早めに会場レイアウトを整えて、すぐに懇親会に移れるように準備しましょう。

1-4.食事形式の決定

立食・着席どちらにするかを決定します。

着席形式だと、コミュニケーションできる相手が限られてしまうため、おすすめは立食形式です。

お店ならば、必然的に着席形式が多くなるでしょう。

1-5.フード・ドリンクの手配

会議室で行うならケータリングの手配。

お店ならメニューをあらかじめ依頼しておきます。

ケータリング会社やお店とやり取りする担当のスタッフを決めておいて、当日は担当者が陣頭指揮を取るのが良いでしょう。

1人当たりの予算は、食事形式であれば3000円～5000円ほどが相場。

軽食ならば、さらに安く手配できます。

会計の負担をなくすように、参加料金は1000円単位にしましょう。

4500円など、釣り銭が出る金額だと、会計の負担が増えます。

お店やケータリング会社のプランに1000円単位のものがなかったとしても、品数を増やすなどして調整してもらいましょう。

また、会議室で行う場合でも、自社で用意することは極力避け、ケータリング会社に依頼しましょう。

慣れない食事の準備をして、万が一、食中毒などが起こってしまっては一大事です。

ケータリング手配の詳しい手順は第2章で解説していますので、そちらを参考にしてください。

1-6.お金の支払い方法を決める

参加者の支払い方法や支払うタイミングを決めておきます。

理想は「セミナーの終了後」に現金で集めること。

飛び入り参加の人からも同じタイミングで集金できるため、会計の負担が減ります。

お店に移動する場合は、移動する前にセミナー会場で集めてしまいましょう。

懇親会の終了後はお酒が入っていたり、途中で帰る人がいたりと不確定要素が多くなり、お金の勘定が難しくなります。

集計ミスをしないためにも、集金のタイミングは懇親会の前に設定しておきましょう。

 

2.ケータリングを手配する流れ

食事の手配には「ケータリング」と「オードブルデリバリー」の2種類があります。

ケータリングは会場設営、食事のセッティング、後片付けなどまで込みで行ってくれるサービス。

一方、オードブルデリバリーは料理だけを届けてくれるサービスです。

ケータリングの方が予算は高いが、会場セッティングからドリンクサーブなども行ってくれるため、主催者の手間が省けます。

自社の予算に合わせて、どちらが良いか検討しましょう。

2-1.ケータリング会社に伝えるべき内容

ケータリング会社に伝えるべき内容は、下記の通りです。

・開催日時

・予算

・準備期間

・会場

・テーブルの数

・ボリューム

・希望のスタイル

・年齢層

・火気使用の可否

・懇親会の趣旨

手配のイメージがわかないという人は、まずはケータリング会社に相談してみましょう。ケータリング会社のスタッフは経験豊富なため、ぼんやりとしているイメージを的確な質問と提案で形にしてくれます。

2-2.ケータリング手配の流れ

ケータリングは下記のような流れで手配します。

1.問い合わせ

2.概算の見積もりを確認

3.打ち合わせ

4.最終見積もり

5.発注

「予約は1週間前までに」となっているケータリング会社がほとんどです。

セミナー開催日が忙しい時期（年末や連休中など）であれば、早めの予約を心がけましょう。

発注後の細かな変更（人数やメニューなど）が利くケータリング会社であれば、急な変更があったとしても安心です。

 

3.セミナー後の懇親会のプログラム

懇親会のプログラムは大体2時間ほどが最適。

早めに帰りたい人が自由に退出できる雰囲気づくりを心がけましょう。

懇親会は講師の挨拶で始めます。

最初に自己紹介タイムなどがあると、参加者同士の会話も弾みます。

最後には講師の挨拶で締めると良いでしょう。

会社の懇親会などであればゲームをすることも多いですが、セミナー後の懇親会はあまりゲームなどをやりすぎると、フリートークの時間がなくなってしまいます。

もし交流を促進したければ、着席形式の懇親会ならば、席替えタイムなどを設けると良いでしょう。

 

4.セミナー後の懇親会で注意すべきポイント

懇親会企画のポイントを紹介します。

4-1.スタッフはアルコールはほどほどに

スタッフはもちろんのこと、講師も飲酒はほどほどにしておきましょう。

主催者側の人間が飲みすぎて周りに迷惑をかけているようだと、主催者の評判を著しく損ねてしまいます。

4-2.講師はお金を受け取らない

講師を外部から招く場合は心配ありませんが、懇親会の参加料金は講師が受け取らないようにしましょう。

参加者は講義を受けたことで講師への信頼があるため、講師がお金をやり取りしているのを見てがっかりすることも。

懇親会の担当者が責任をもって参加料金を回収しましょう。

4-3.参加者層に合った料理を用意する

セミナーの内容によって、参加者層が絞られる可能性があります。

参加者層に合った料理を用意すると、より懇親会も盛り上がり、思い出になるでしょう。

ケータリングならば、事前に参加者層を伝えると、それに適したメニューをアレンジしてくれます。

4-4.撮影や録画を行う場合は事前許可を取る

企業ブランディングのため、あるいはコンテンツ化するために、写真撮影や録画を行いたい時にも注意が必要です。

懇親会の様子を撮影したり、録画する場合は、必ず懇親会が始まる前に、参加者に許可を取りましょう。

無許可で撮影したものをネット上にアップロードすることで、トラブルが発生する可能性があるからです。

 

5.まとめ

最後に、この記事のポイントをまとめます。

懇親会は下記の6ステップで準備しましょう。

1.参加人数の把握

2.会場の選定・予約

3.会場レイアウトの決定

4.食事形式の決定

5.フード・ドリンクの手配

6.お金の支払い方法を決める

セミナー後の懇親会は「セミナー会場と同施設内の会議室で、ケータリングを手配して行う」のがもっともおすすめです。

みんなで食事を囲むことで、一段と企業と参加者の距離が縮まり、クロージング率のアップにも貢献するため、セミナー後にはぜひ懇親会を開催してみてください。

複数のタスクが並行して進んでおり、思うようにセミナー準備が進まないようであれば、セミナー代行サービスを導入するのもおすすめです。

セミナーの準備には懇親会の手配を含め、様々なタスクがあります。

ニューズベースはこれまでにも多数のセミナーを代行して高い評価を得てきているセミナー代行専門業者です。

懇親会の準備を含め、セミナー業務についてお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

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