セミナー運営代行サービスでセミナーの品質を劇的に向上させよう

セミナー運営担当者には、課題が山積みです。

セミナーで成果を出すためには、データ分析に基づいた企画、見込み顧客の集客、事前準備から当日のセミナー運営、アフターフォローまで、やるべき業務がたくさんあります。

しかし、担当社員は通常業務に追われてなかなかセミナーの準備に手が回りません。

そのため、いつの間にか「セミナーを開催すること」自体が目的となってしまい、顧客獲得や商品のプロモーション、顧客のフォローアップといったセミナー本来の目的を見失ってしまうことがあります。

これらの課題の解決策として、セミナー運営代行サービスの活用が挙げられます。

セミナー運営代行会社を利用することで、普段の業務に手を抜くことなく、なおかつ成果の出るセミナー開催を行うことができます。

この記事では、セミナーの品質を劇的に向上させるセミナー運営代行サービスのメリットをご紹介します。

1.自社で行うセミナー運営の課題とは？

自社でセミナーを運営する場合に、担当者が抱える課題について見ていきましょう。

1-1.成果の出るセミナーに必要な3つのステップ

セミナーで成果を出すためには、「企画」「集客」「運営」の3ステップを効率的に準備していく必要があります。

１．企画・・・データ分析に基づいたペルソナ設定、セミナーの目的設定、登壇者の選定など

２．集客・・・集客戦略、集客活動、及び集客情報の管理・把握、アフターフォローなど

３．運営・・・運営デスク業務、会場施設の検索手配、当日運営業務など

1-2.自社でセミナー運営を行う場合のデメリット

自社で企画・集客・運営に必要なすべての業務をこなし、運用する場合に想定される課題は下記のとおりです。

【リソース不足から生まれる課題】

・セミナー運営業務により社員が忙殺される

・普段の通常業務が圧迫される。

・通常業務に追われて企画やプログラムを作り込む時間がない。

・セミナー当日も運営で忙しく、顧客との接点が持てない。

【ノウハウ不足から生まれる課題】

・効果的なセミナーの目的設定や集客方法がわからない。

・各業務が非効率的になり、コストがかかる。

・特定の人材しかセミナー運営にかかわれなくなる。

・想定した成果を挙げることができない。

これらすべての課題をクリアしつつ、成果の出るセミナーを自社開催するのはハードルの高い仕事だといえます。

2.セミナー運営の代行にメリットはあるのか？

セミナー運営代行会社を活用することで、上記で紹介した「リソース不足」「ノウハウ不足」といった課題を解消し、効率的なセミナー運営が可能になります。

セミナー運営の代行により生まれるメリットは下記のとおりです。

2-1.リソース不足の解消

運営デスク業務の代行、当日運営スタッフの手配などを行ってくれるため、社員が重要ではない定型業務から解放されます。

結果として、本来行うべきプログラム設計・顧客対応などに時間を割くことができ、より付加価値の高いセミナーの開催につながります。

また、派遣された運営スタッフが高いパフォーマンスで業務をこなしてくれることにより、セミナーの品質が向上するというメリットもあります。

2-2.ノウハウ不足の解消

運営代行専門家のノウハウを活用することで、効果的なセミナーの目的設定、ペルソナ設定、集客が可能になります。

今まで手間のかかっていた業務の工数を大幅に削減でき、業務効率化とコスト削減につながります。さらに、それを標準化してマニュアルにすることで、今後の業務引継ぎが容易になる点も見逃せません。

3.どのようなセミナー運営業務を代行できるのか

セミナー運営代行会社は様々なシチュエーションでセミナーを運営してきているため、セミナーのノウハウが蓄積されています。

企画から運営・アフターフォローまでの一括代行、及び部分的な代行、どちらも可能なため、自社のニーズに応じて活用することができます。

代行できる主な業務は下記の通りです。

3-1.企画業務

・ペルソナ設定

・アプローチ方法の設定

・登壇者の選定

・動画や資料のコンテンツ作成

・業務マニュアルの設計

・会場検索・手配

企画業務を代行した結果・・・自社ノウハウのみでは実現できなかったセミナーの品質向上を図ることができます。

3-2.集客業務

・広告・ランディングページ制作

・各媒体を通じての集客活動

・事後広報業務

・アフターフォロー

集客業務を代行した結果・・・見込み顧客を効率的に集客できます。

3-3.運営業務

・運営デスク業務

・応募者や講師からの問い合わせ窓口

・謝金対応

・会場オペレーション

・ゲスト・来場者対応

・配布物・ノベルティ配布

・会場案内

・全体ディレクション

運営業務を代行した結果・・・スムーズなセミナー運営が可能になり、社員はコンテンツ制作や顧客対応といった重要業務に時間を割くことができます。

4.まとめ

以上、セミナー運営代行を活用するメリットについて解説しました。

セミナー運営代行会社は企画、集客、運営を高いパフォーマンスで代行してくれるので、セミナー運営にかかる費用をコストダウンできるだけでなく、満足度の高いサービスの提供にもつながります。

株式会社ニューズベースはセミナー運営代行のプロとして、年間400案件以上の運営実績と業務設計運用ノウハウを持ち合わせています。

フルオーダーメイドで代行内容を設計し、スピード感のある対応で貴社の抱えている悩みをピンポイントで解決。さらに、セミナー運用マニュアルを作成し、業務を標準化するため、特定の人に依存しない体制構築が可能です。

セミナーの運営代行を検討しているのであれば、ぜひニューズベースにご相談ください。