テレワークに対応するために！Zoomを利用したセミナーのやり方とは？

現在多くの企業では、感染症予防や働き方の多様化を推進するためにテレワークを導入しています。その中でもオンラインセミナーやミーティングを簡単に開催できるITツールとして注目を浴びるのが「Zoom」です。

Zoomを用いることで、多くの業務工数を必要としていたセミナーを、オンラインで簡単に開催することができます。

本記事では、より効果的なテレワークを実現させるために不可欠なZoomを利用したセミナーのやり方について、実施目的や開催方法の観点から解説します。

1.Zoomを用いたセミナーの実施目的

Zoomを用いたセミナーを実施する目的は以下の通りです。

○効率よくセミナーを実施できる

従来セミナーを開催する場合、集客する人数に応じた会場の選定や、集客方法、当日のセミナーの運営など、セミナー実施にあたり作業工数やコスト、時間をかけなければセミナーを運営することはできません。

しかしZoomを活用したオンラインセミナーであれば、会場や時間、コストの有無に関係なくセミナーを効率よく実施することが可能です。

○究極のテレワーク

直近ではコロナウイルスなどの感染症の影響で、オフィスを伴わない働き方やテレワークなどが推奨されており、一堂に大勢の人数が集まるセミナーについても開催が見送られる傾向にあります。しかしZoomであれば、参加者を一か所に集めることなく自宅にいながらセミナーを実施することが可能なため、安定的にセミナーを開催することができます。

2.Zoomを用いたセミナーの開催方法

従来のセミナー開催までのプロセスとは異なり、Zoomを用いたセミナーの開催は、以下の手順で行うことが可能です。

・セミナー主催者(ホスト)がZoomのアカウントを作成

セミナー開催にあたりZoomを活用する場合、はじめにZoomのインストール及びZoomアカウントの作成を行いましょう。

Zoomの無料プランであれば、メールアドレスを登録するだけで、最大100人までのセミナーや短時間(最大40分まで)の講演やミーティングを行うことが可能です。

・参加者や受講者に参加用のURLを送信

続いての手順は、セミナーやミーティングの参加用URL(リンク)を参加者や受講者に向けて送信します。

仮にセミナーを受講する参加者がZoomをダウンロードしていなくても、URLにアクセスする際にダンロードの案内に誘導されるため、事前のアカウント登録などをしなくても簡単にセミナーに参加可能です。

・指定した時間にセミナー主催者・参加者が集まりセミナー開始

ここまでの工程がしっかり行えていれば、あとはセミナー開催の時間に合わせて主催者と参加者が集まるだけで、セミナーを実施することが可能です。

しかしオンラインセミナーを初めて実施する場合、Zoomの設定やセミナー自体の進行に手間取る可能性があります。

そのため、セミナーを開催するにあたり不可欠なセミナーの目的やターゲット及び日程の設定、集客方法、企画内容などの工程は、あらかじめしっかり準備しておくようにしましょう。

3.Zoomの設定を含むセミナー全体を代行してくれる業者が存在する

Zoomのセミナーは簡単なやり方で実施できてしまう一方、Zoomを用いるまでの設定や準備工程、Web上での慣れない進行作業、資料作成など、これまでのセミナー実施とは異なる作業工程を要するため、慣れないうちはなかなか作業が捗らないかもしれません。

しかし昨今では、これらの業務を代行してくれる専門業者が存在しており、ITツールを活用したオンラインセミナーでも簡単に開催することができます。

4.セミナー代行ならニューズベースがおすすめ！

セミナー代行業者の一つに挙げられるのが、オフライン・オンライン問わず、セミナー及びシンポジウムの運営代行業務を手がける「株式会社ニューズベース」です。

ニューズベースでは、これまでに培ったノウハウや実績をもとに、セミナー運営業務をトータルサポートするだけでなく、Zoomを用いたオンラインセミナーの最適化や効果的な運営を可能にしてくれるため、安定的にセミナーを実施することができます。

また、短期間やスポット業務のアウトソーシングや、既存システムを活用したアウトソーシングも行えるため、セミナーの規模や内容に応じて使い分けすることも可能です。

自社が有するリソースだけで業務範囲をカバーするのではなく、セミナー代行で実績を誇るニューズベースを活用して、効果的かつ満足度の高いセミナーを開催してみてはいかがでしょうか。

5.まとめ

最近注目を集めている、Webセミナーやミーティングを開催できるアプリ「Zoom」。

Zoomを活用することで、従来のセミナーより簡単かつ効率よくセミナーを運営することができます。

本記事では、Zoomを用いたセミナーの実施目的をはじめ、開催方法の手順や詳細など、セミナーを実施するまでのやり方について解説しました。

近年働き方の多様化やITの進歩によって、テレワークを推奨する企業や組織は増加傾向にあります。それに比例して、従来のようなセミナー運営だけでなく、誰でも簡単に開催できるオンラインセミナーも今後ますます増加することが予想されます。

特にZoomを利用したセミナーであれば、やり方や手順もわかりやすいため、これまでセミナーの開催に消極的だった企業でも簡単に導入することが可能です。

さらにZoomでは有料プランも活用することで、より大規模かつ高品質なオンラインセミナーを開催することもできます。

テレワークや働き方改革が推進される今、Zoomを活用したセミナーを開催されてはいかがでしょうか。