兼任採用担当者がリソース不足を解決する「採用アウトソーシング」とは？

昨今、人事の業務は多岐にわたっており、一口に人事といっても担当する業務は、採用・労務・教育・制度や環境の整備などがあります。しかもそれらの業務を専任担当者が行うのではなく、兼任しているのが実情のようです。

とりわけ人材、人員不足を補うために採用活動が活発化する一方で、その分人事や採用担当者への業務が増えてしまい、早急な改善策を必要とする企業も少なくありません。

そこで今回は、採用業務においてリソース不足で起こる問題や解決するための方法について紹介します。

1.採用業務においてリソース不足になる企業は多い

採用業務においてリソース不足となる企業は非常に多いです。特に、中小企業の割合が高い傾向にあります。

三菱UFJリサーチ＆コンサルティング（株）が調査したアンケートによると、経営上の問題点として「求人難」を上げている企業は2012年以降から右肩上がりで増えていることが分かりました。

求人難を問題点として上げている理由は、人材の確保が難しくなっているからです。近年は少子高齢化の影響により、働ける人口の割合が減少傾向にあります。

人材を確保するために、多くの企業は採用活動に注力しています。

そのため、企業は1人でも多くの優秀な人材を確保するために、求人サイトや求人広告の掲載、ダイレクトリクルーティングなど、あらゆる採用手法を用いるようになりました。

その業務を全て担うのが人事や採用担当者です。

採用担当者の具体的な業務内容については、求人票の作成や求職者へのお問い合わせ対応、面接スケジュールの設定などがあります。

また前述した通り、採用業務だけではなく、従業員の育成のための研修や職場環境の整備などの業務を兼任しているケースが多くある状況です。

それに加えて新たな採用手法が追加されると、担当業務が増えすぎてしまい、慢性的なリソース不足となってしまうのです。

採用業務へのリソース不足が続いてしまうと、一体どうなるのでしょうか。

2.リソース不足で起こる問題

リソース不足によって起こる問題を紹介します。

採用の振り返りが出来ない

日頃の業務は定期的に振り返りをおこなうことによって、ブラッシュアップしてクオリティを向上させることができます。

しかし、リソース不足に陥ってしまった場合、業務の振り返りをおこなうことができません。

既に多くの人事担当者は既存の採用活動に加えて、新しい採用手法にも取り組んでいる状況のため、業務の振り返りができないということは、自分たちがおこなっている業務の修正ポイントがわかりません。

そのため、歩留まり率の向上やエントリー人数を増やしたくても増やせないのです。

採用業務のクオリティ低下

先ほども述べたように、リソース不足によって振り返りができないので、採用活動のクオリティを向上させることが非常に難しくなります。

また、採用業務以外の業務も兼任している場合は、次第に採用活動にリソースが割けなくなり、クオリティの低下に繋がることがあります。

その結果、イベントやWebの採用媒体を用いた母集団の形成は十分にできたものの、望む人材のエントリー数が確保できなかったり、せっかく採用できた人材が入社後のミスマッチによってすぐに辞めてしまったりなど、悪循環に陥ってしまう可能性もあるのです。

人事や採用担当者のストレスによって更なるリソース不足

人事や採用担当者の業務は幅広く、とても多いです。特に、採用活動が解禁される時期は非常に忙しくなります。

そのため、残業するのが当たり前となってしまい、人事や採用担当者の中にはストレスや体調不良になって会社を休んでしまうことも珍しくありません。

その結果、更にリソース不足となってしまう可能性があるのです。

3.リソース不足を解消するための方法

リソース不足を解消するための方法は、「採用アウトソーシング（RPO）」と「採用管理システム」の2つがあります。

それぞれの特徴について紹介します。

採用アウトソーシング（RPO）の特徴

採用アウトソーシング（RPO）とは、自社の採用業務を外部に委託することです。

採用アウトソーシング（RPO）会社に業務を依頼することによって、自社のリソース不足の解消や本来注力したい業務（コア業務）へリソースを配分することができます。

まずは外注しやすい、ノンコア業務からアウトソーシングをしてみるのがオススメです。

採用業務で言うノンコア業務とは、求職者のお問い合わせ対応や面接スケジュールの調整、会社説明会の準備・運営などがあります。

まずは依頼したい業務をピックアップしてみましょう。

採用アウトソーシング（RPO）を依頼する場合には、もちろん費用がかかります。

しかし、自社で業務を全ておこなった場合の人件費や残業費用などのコストを考えた結果、採用アウトソーシング（RPO）に依頼する方がコストの削減に繋がることもあるのです。

また、採用アウトソーシング（RPO）を活用することによって、人事や採用担当者への負担が少なくなり、ストレスの緩和にもなります。

ただし、採用アウトソーシング（RPO）は依頼する業者によって得意な業務であったり、代行できる業務が限られていることもあるので注意しましょう。

採用管理システムの特徴

採用管理システムとは、応募者の情報や面接の選考状況など、採用活動に関わる情報を一元管理することのできるシステムです。

採用管理システムを導入することによって、応募者の情報を管理することができます。

例えば、データの分析をおこなう場合に一つずつデータを開くと言う作業がないので、業務の効率化に繋がります。また、自動で応募者へメールを送る機能などもあり、返信忘れなどが発生しないように業務を組み立てることもできます。

また、採用管理システムを導入していない企業は応募者情報やそれぞれの選考状況をエクセルで管理しているケースも多く、業務の煩雑性が高まり、入力ミスなどが起こる可能性もしばしばあります。

そういった業務の煩雑性をシンプルにしたり、手入力による人為ミスを防止したりするために採用管理システムを導入することは有効な打ち手の１つです。

更には、採用管理システムで全てのデータを閲覧することができるので、人事や採用担当者同士で応募者の情報共有がしやすくなるのも特徴です。

ただし、採用管理システムは初期費用やランニングコストがかかるので、あらかじめ予算を確保しておきましょう。

また、採用管理システムによっては操作方法が複雑な場合もあるので、なるべく使いやすいシステムを選びましょう。

4.まとめ

今回は、採用業務においてリソース不足で起こる問題や解決するための方法について紹介しました。

人事や採用担当者は、採用業務以外にも様々な業務をおこなわなければいけません。そのため、少しでも業務の負担を減らしたいと考えている企業も多いはずです。

業務の負担を減らす解決策として採用管理システムや採用アウトソーシング（RPO）が非常にオススメです。

しかし、採用管理システムも運用する上で人的リソースを割かなければいけないので、システムの運用自体を採用アウトソーシング（RPO）会社に委託することも人手不足を解決する有効な手段と言えるでしょう。

採用アウトソーシング（RPO）のことなら弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースは採用アウトソーシング（RPO）を提供しており、求人票の作成や面接スケジュールの調整など、様々なノンコア業務に対応しています。

採用管理システムの運用も一任することが可能です。

内製化支援もサポートしているので、将来的に自社で採用業務を完結したい企業にとってもオススメです。まずは一度、お気軽にご相談ください。

今回の記事をキッカケに、採用管理システムまたは採用アウトソーシング（RPO）の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

参考資料：
HRメディア サプラボ｜採用できない！中小企業が抱える採用の課題と解決策５選
BPO Times｜新卒採用の悩みはRPOで解決！
withus｜応募者管理やデータ集約は採用アウトソーシングにお任せ！ノンコア業務を採用のプロに依頼しませんか？