新卒会社説明会の参加者を増やす方法とは？具体的な内容や流れ・開催する上での重要なポイントなども解説！

採用活動が激化しているため、多くの企業は1人でも多くの人材を確保するのに必死です。

人材を採用する最初のステップとして重要なのが会社説明会。しかし、会社説明会で参加者が増えずに頭を悩ませている担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、会社説明会の参加者が増えない理由や会社説明会の具体的な流れ・開催する上でのポイントについて解説します。

 

会社説明会を開催する目的

会社説明会は新卒の採用活動に対して開催されることがほとんどですが、最大の目的は「就活生と接触する機会を作って働きたいと思ってもらえること」です。

就活生は就職活動が解禁されると同時に就活情報サイトを拝見してエントリーします。就活情報サイトにて仕事内容や待遇などをある程度は把握することは可能ですが、具体的な内容まで知ることはできません。

企業も履歴書だけではどのような人材が自社にエントリーしたのかを完璧に理解することができないので、会社説明会を通して初めて接触する機会を作り、1人でも多くの人材を雇用できるように会社説明会を開催するのです。

 

会社説明会の参加者が増えない理由

会社説明会の参加者が増えない理由は主に2つあります。

1つ目は、集客のノウハウが不足していることです。

会社説明会を開催するにあたって参加者を増やす場合、まずは自社を認知してもらう必要があります。大手や有名企業であれば、宣伝しなくても求職者からエントリーしてもらえる機会が増えますが、BtoB事業を行っている企業や中小企業、ベンチャー企業などの場合は、社名の認知が不十分なケースがあります。

そのため、会社説明会の参加者を増やしたいのであれば、自社の認知形成を高めて求職者に自社の魅力をアピールしなければいけないのです。

2つ目は、SNSや掲示板などのネットなどでの口コミによる、会社説明会の評判が良くないパターンです。

現在は、多くの人がSNSを就職活動や転職活動に活用しています。特に求職者は、口コミやネットの評判を参考にしながらエントリーするという人も少なくありません。そのため、自社の会社説明会に参加した求職者が、否定的な書き込みをした場合、その会社に対する悪印象を持つことになり、結果として会社説明会の参加に繋がらないというケースも考えられます。

それを防ぐためにも、企業は選考につながらなかった参加者も含めた参加者全員にとって魅力的な会社説明会にする必要があるのです。

 

会社説明会の具体的な内容

会社説明会で説明される内容として挙げられるのが以下の通りです。

 

 

上記の内容がほとんどの会社説明会にて行われます。会社説明会の時間は企業によって異なりますが、30分〜1時間ほどです。

会社説明会を開催する上で大事なのは、参加者が入社したいと思わせるような魅力的な会社説明会にすることです。では、魅力的な会社説明会とはどのようなものになるのでしょうか。

次項で詳しく解説します。

 

魅力的な会社説明会とは

魅力的な会社説明会とは、求職者が求める情報をしっかりと提供して自社で働きたいと思わせるような会社説明会のことです。

2021年卒マイナビ学生就職モニター調査4月の活動状況によると、企業が「企業理念」や「詳しい業界の説明について」の説明をおこなっていたのに対して、説明会の参加者が聞きたい情報は「具体的な仕事内容」や「社風・社内の雰囲気」などを求めていることがわかりました。

つまり、企業が伝えたい情報と参加者が知りたい情報の間にギャップがあることがわかります。そのため、魅力的な会社説明会にするのであれば、企業理念や業界についての説明をなるべく短くして具体的な仕事内容や社内の雰囲気などの情報に時間を割くことが重要です。

また、印象が良かった会社説明会として、「さまざまな社員の話を聞けた」、「少人数制で話がじっくり聞けた」 などの理由が挙げられました。最も話を聞きたい人についてのアンケートでは、経営者や社長から話を聞きたいという割合が最も高かったです。

会社説明会があるごとに、経営者から社長の時間を確保するのはさすがに難しいので、あらかじめ録画した動画を会社説明会で流したりすることで、参加者の満足度を高めることができます。

 

会社説明会の一連の流れ

会社説明会の一連の流れは以下の通りです。

 

 

順番に解説します。

会社概要

まず始めに、会社概要を説明します。

会社概要では、実際に企業が創業した流れやこれまでの歴史、現在はどのような商品やサービスを提供しているのかなどを伝えます。

企業によってはニッチな商品やサービスを取り扱っていたり、BtoB向けの商材で就活生が理解するのが難しかったりするケースもあるので、なるべくわかりやすく説明することが重要です。会社概要を説明する前に、進行する従業員は自己紹介を忘れないようにしましょう。

仕事内容

実際に入社して働く場合、どのような仕事をするのか、仕事内容について紹介します。

就活生は自分に興味のある仕事内容であるかどうかを非常に重要視しており、興味がないと判断された場合には一気にエントリー率が下がる原因になります。そのため、企業はなるべく1人でも多くの就活生が興味を持つような説明をすることが重要です。

また、仕事内容を説明するときにはなるべく具体的に説明しましょう。具体的でないと、就活生は入社してからのビジョンがハッキリと見えず不安に感じてしまいます。その結果、選考を途中で辞退してしまう原因にもなりかねないので、注意が必要です。

経営幹部からの今後の展望＆メッセージ

仕事内容の説明が終わったら、社長や経営幹部から今後の展望や就活生に向けてのメッセージを送ります。

今後の展望を伝えることによって、自社が目指しているビジョンに共感できるかどうか、判断できるからです。企業理念や経営方針を理解してもらえなければ、入社しても早期離職になる確率が高まってしまうので、しっかりと伝えることが重要になってきます。

また、就活生に向けてメッセージを送ることで、モチベーションを高めることにもつながるはずです。しかし、就活生によっては社長や経営幹部からのメッセージが威圧的だと感じてしまうこともあるので、臨機応変に対応しましょう。

先輩従業員との交流

就活生のなかには、どのような先輩従業員と一緒に働くことになるのか、気になる人も多いはずです。また、会社説明会の内容が本当なのか、不安に感じている人もいるかもしれません。先輩従業員との交流する機会を設けることによって、より自社で働く際のイメージを明確にしてもらうことができます。

数名のグループのなかに先輩従業員が参加してコミュニケーションすることもあれば、数名の先輩従業員が就活生の目の前でトークしながら質問を受け付けるパターンもあるなど、企業によってさまざまです。

就活生の悩みや疑問を少しでも解決できる方法を行いましょう。

採用情報

企業が求めている人物像や会社説明会が終了した後の採用フローについて説明します。

特に今後の採用フローについて一番気になっている就活生も多いはずです。そのため、詳しい選考内容や選考するにあたって提出すべき書類・内定がもらえるまでの期間などを詳細に説明します。

くれぐれも、伝えた情報に誤りがないようにしましょう。

アンケート

会社説明会が終了した後は参加者にアンケートを記載してもらいます。アンケートを記載してもらう最大の目的は、会社説明会のブラッシュアップです。

会社説明会は就活生と初めて接触することになる重要な機会です。つまり、就活生にとって会社説明会というのは第一印象となります。第一印象が良くなければ、「ここの会社で働きたい」とは思いませんよね。

そのため、会社説明会に参加してみて実際にどうだったのかを記載してもらうことで次年度に生かすことができます。

 

会社説明会をおこなう上で重要なポイント

会社説明会をおこなう上で重要なポイントは以下の5つです。

 

 

順番に説明します。

自社の魅力を伝える

自社の魅力をしっかり伝えるようにしましょう。

最近では、オンラインで会社説明会をおこなう企業が増えました。それにより求職者にとっては移動時間が削られ、スケジュール管理がしやすくなりました。

そのため、以前に比べて1人あたりの会社説明会にエントリーする回数が増えているのです。

つまり、企業は今まで以上に求職者の印象に残るような会社説明会をおこなうことで、次の選考プロセスに繋げるチャンスが拡大しました。

自社の魅力をアピールして印象づけるためにも、他社との差別化を図ることを意識しましょう。

環境を整える

会社説明会を実施する上で、環境を整えることも非常に重要なポイントです。

対面で会社説明会おこなう場合は、新型コロナウイルスの感染予防対策として、ソーシャルディスタンスの確保や、会場の入口にアルコール消毒を設置し、定期的な空気の換気などをおこないましょう。

また、オンラインで会社説明会をおこなう場合には、通信環境の整備や機材の準備などを忘れずにおこないましょう。

わかりやすい資料を作る

誰が見てもわかりやすいような資料を作りましょう。

少しでも多くの情報を伝えたい一心で、テキストだらけの資料を作っても求職者の心には届きません。画像や文字の装飾などを加えつつ、わかりやすくシンプルな資料を作ることが何よりも重要です。

資料が完成したら、複数人からチェックしてもらいましょう。

アンケートを実施する

会社説明会終了後に、「今回の会社説明会に参加してどうだったか」などのアンケートを実施してみましょう。

自分たちで改善点を見直すことも重要ですが、参加者目線の意見が何よりも参考になります。

アンケートに書かれている内容をチェックした上で一つずつ改善することによって、満足度の高い会社説明会にすることができます。

以下は、会社説明会用の参加者アンケートのテンプレートです。

自社の説明会に参加した方たちへのアンケート作成や会社説明会のコンテンツ改善をする際のサンプルとしてご活用ください。

 

 

会社説明会の資料を見直す

一度、会社説明会の資料を見直してみましょう。

自社の魅力を伝えるためのコンテンツや紹介する順序を今一度整理してみましょう。

また企業が伝えた情報だけではなく、説明会参加者が知りたいであろう、ホームページに掲載されていない情報や企業のカルチャー、価値観が伝わるような情報も資料に盛り込むことで参加者の満足度につながります。

現在使用している資料に過不足や改善点がないか確かめてみましょう。

以下は、会社説明会で使用する会社説明スライドテンプレートです。是非ご活用ください。

 

 

会社説明会の参加者を増やすためにはKPIの設定も重要

会社説明会の参加者を増やす上で、KPIの設定も重要となってきます。KPIとは、「Key Performance Indicators（重要業績評価指標）」の略で、最終目標の達成度を示す指標です。

KPIを設定する目的は主に2つあります。

1つ目は、KPIを設定することで具体的な行動や対策を取ることができるからです。

例えば、「会社説明会の参加人数を増やす」という目標を設定しただけでは非常に曖昧です。

そこで、「3月から6月にかけての参加人数を前年度よりも100名増やす」などという具体的な内容をKPI設定することで、いつまでにどのような行動を取ればいいのか、理解することができます。

そして、最終的には目標を達成することにも繋がるのです。

2つ目はその目標に対するPDCAを回しやすくなるからです。

KPIの設定をせずに目標を掲げたとしても、失敗したときに何を修正しなければいけないのか明確に把握することができません。

会社説明会の前後の工程でも、例えばこんなKPIを設定することができます。

 

 

KPI設定をおこなうことでそれぞれのプロセスで修正箇所を特定することができ、実行施策のPDCAが回しやすくなります。

 

まとめ

本記事では、会社説明会の参加者が増えない理由や会社説明会の具体的な流れ・開催する上でのポイントについて解説しました。

会社説明会は、企業と就活生が初めて接触する機会となるので、どちらにとっても非常に重要です。1人でも多くの人材を確保したいのであれば、わかりやすい資料を作ったり就活生が知りたい情報を把握したりするなどして、魅力的な説明会にしましょう。

しかし、ほかの業務にリソースを割きすぎていて、会社説明会に注力できない担当者も多いのではないのでしょうか。そんなときには採用業務を委託できる採用アウトソーシングサービスがおすすめです。採用アウトソーシングサービスを利用することで会社説明会へリソースを充てることができます。

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本記事を参考に就活生にとって効果的な会社説明会を実現しましょう。