書類選考の目的や書類審査する上でのポイント・コツなどを解説！

書類選考とは、採用活動において求職者を選定する上での最初のステップです。そのため、書類審査がしっかりできなければ、思うように求職者を絞ることができず、今後の採用ステップにおいて多大なリソースを割く必要があります。

そこで本記事では、書類選考の目的や書類審査する上でのポイント・コツなどについて解説します。

書類選考の目的とは

書類選考の目的としては、あらかじめ採用する人物を絞り込むためにおこないます。特に大手企業や人気のあるベンチャー企業など、大量の応募がある企業の場合、全ての書類に細かく目を通すのはとても工数のかかる業務です。

そのため、書類選考である程度の基準を設けてスクリーニングすることによって、自社とマッチングする人材の選定を効率的に、尚且つ工数を削減して行うことができます。しかし、スクリーニングする際の判断基準を誤ってしまうと、自社にマッチする人材まで落としてしまう可能性があるので、ここは時間をしっかりと使って検討した上でスクリーニングの基準を決める必要があります。

書類選考する前に準備すること

書類選考をする前に以下の2つを準備しておきましょう。

・評価基準シートの作成
・人材要件の設定

順番に説明します。

評価基準シートの作成

評価基準が明確に決まっていなければ、書類審査する際に求職者の選定に迷いが生じてしまい、本来必要としている人材を落としてしまうという原因にもなりかねません。特に履歴書のフォーマットは人によって異なるので、情報量も変わってきます。

そのため、「文章の表現が正しいか」、「誤字脱字がないか」などの選考基準が明確に記されている評価基準シートを作成する必要があるのです。

評価基準シートの項目例は以下の通りです。

・コピペされていない文章か
・誤字や脱字がないか
・一文が長くないか
・具体性があるか
・読み手に伝わりやすい文章を意識しているか

項目ごとに点数を設定して選定するボーダーを決めておくと、より自社に合った人材の選定が可能となります。

人材要件の設定

書類選考や書類を審査する上で、人材要件の設定も非常に重要です。

人材要件とは、求職者に求めるスキルや経歴を言語化したものを指します。人材要件を明確に設定しないまま書類審査を行ってしまうと、入社してから求職者に求めていたスキルや経験がないことが判明し、業務が滞ってしまう原因にもなります。

また、企業と求職者の両者の間でミスマッチが生じてしまい、最終的には人件費だけがかかり、早期離職率を高める要因にもなりかねないのです。人材要件を設定するには時間がかかりますが、自分たちが納得するまでとことん話し合いましょう。

書類選考をチェックする上でのポイントやコツ

書類選考や書類審査を行う上でチェックするポイントやコツは以下の6つです。

・文章はおかしくないか
・募集要項に適しているか
・自分の文章で書かれているか
・勤続年数がどれくらいか（中途採用）
・自己PRが書かれているか
・志望動機が明確であるか

一つずつ解説します。

文章はおかしくないか

書類選考はその名の通り、書類のみで合否が決まります。そのため、履歴書などに誤字脱字が無いか、文章も日本語としておかしくないかなど、しっかりとチェックするようにしましょう。

募集要項に適しているか

新卒採用で求める人物像や学歴、中途採用においては特定のスキルや資格、経験があるかどうかなど、それぞれ事前の募集要項を設定しますが、自社の設定している募集要項の基準にクリアしていないにも関わらず選考を通過させてしまうと、その後の面接時に話がかみ合わないなど、認識のズレによって双方とも時間を無駄にしてしまう可能性があります。担当者間でも改めて共通認識を持てるよう、しっかりと確認するようにしましょう。

自分の文章で書かれているか

最近ではインターネット上に履歴書や職務経歴書の書き方などがテンプレートで掲載されており、内容を全てコピーするという人もいます。

書き方を参考にするのは良いのですが、志望理由なども丸写ししているという人もいるので、しっかりとチェックするようにしましょう。もし、具体的ではなく、抽象的な場合は書き写した可能性が高いので、注意が必要です。

勤続年数がどれくらいか（中途採用）

中途採用の場合にはこれまでの勤続年数もしっかりと確認するようにしましょう。

応募者の中には短期離職が続いている人も見かけます。ただ単に会社と合わなかっただけかもしれませんが、自社で働いてもすぐに辞めてしまうという可能性があるので、退職理由などもくまなくチェックしましょう。

自己PRが書かれているか

書類選考や書類審査では、履歴書や職務経歴書などしか判断材料がないので、採用担当者はその人がどんな人物なのかを見極めるのが非常に困難です。

そこで重要になってくるのが自己PR。書類の中でも自己PRはその人の中身を判断できる大事な項目となっています。そのため、「自分がどのような人物なのか」誰がみても理解できるような文章で書かれているかどうかを確認しましょう。

志望動機が明確であるか

書類審査において志望動機を一番重要視している企業も少なくありません。

志望動機は、自社における志望度を図るための一つの判断基準でもあります。志望動機の内容が抽象的だったりしっかりと書かれていなかったりする場合、選考を通過しても途中で辞退されたり志望度が低かったりする確率が非常に高いです。

一方、志望度が高い求職者は、入念な企業リサーチを行っているため、入社してから自分がやりたいことや志望した理由が具体的な内容となっています。志望動機が明確であるかどうかも書類選考する上での重要な判断基準としましょう。

時間を捻出できる採用アウトソーシングサービスとは

書類選考は評価基準シートを作成したり人材要件を設定したりするなど、色々と準備しなければいけません。書類選考の準備以外にもさまざまな採用業務があるので、リソースが足りずに困っている担当者も多いのではないのでしょうか。

そんな時には採用アウトソーシングサービスの利用を検討しましょう。採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

採用アウトソーシングサービスに業務を委託するメリットは以下の2つです。

・ノンコア業務を委託することができる
・採用のプロが業務をおこなう

順番に解説します。

ノンコア業務を委託することができる

採用アウトソーシングサービスでは、担当者が注力したい主な業務（＝コア業務）のサポートとなる業務や、定型化されている業務（＝ノンコア業務）を委託することができます。書類の整理や保管、求職者に対しての連絡に加えて、ATS（採用管理システム）の管理、面接日程の調整など、採用活動で発生するあらゆるノンコア業務を委託することが可能なのです。

そのため、コア業務である人材要件の設定など、採用担当者が注力したいと思う業務に時間を割くことができ、更にクオリティの高い採用業務をおこなうことができます。

採用のプロが業務をおこなう

採用アウトソーシングサービスでは長年の経験を積んだ採用のプロが業務をおこないます。緻密な業務設計を企てた上でこれらの業務を一貫しておこなうので、ヒューマンエラーなどを防ぎ、確実に業務を遂行します。そのため、初心者の人であっても安心して依頼することができます。

採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては2つあります。

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

今回の場合であれば、書類選考のノンコア業務を採用アウトソーシングサービスに委託したくても、あらかじめ会社で使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせたご提案も行います。希望する期間だけスポットで業務を依頼したい、細かい業務だけ依頼したいという場合にも柔軟にご対応可能です。

その他にも、業務の可視化、言語化に協力して、自社でも今後業務が完結出来るような内製化支援なども行っております。ご相談はこちらから、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

本記事では、書類選考の目的や書類審査する上でのポイント・コツなどについて解説しました。

書類選考は求職者をある程度絞り込むための最初のステップです。書類審査の判断基準を誤ってしまうと、その後の選考に大きく影響してしまうので、採用活動の中で一番重要といっても過言ではありません。

書類選考は評価基準シートを作成したり人材要件を設定したりしなければいけないため、リソースが不足しているのであれば、採用アウトソーシングサービスの利用も検討しましょう。