採用代行とは？具体的なサービス内容やメリット・デメリットについて解説

人材不足が慢性化する状況下にあって、採用業務の重要性が増しています。それに伴い、応募者の確保から採用候補に対するきめ細かな対応まで求められ、採用担当者の負担も増大するばかりです。

そこで今、注目されているのが、採用代行サービスです。

採用代行は採用に関する業務を代行し、担当者の負担を軽減しながら効率的な採用活動を推進していきます。

ここでは採用代行への理解を深めるために、業務内容やメリット・デメリットなどの情報を解説していきます。

 

採用代行とは

採用代行とは、採用に関する業務を専門の事業者が代行するサービスです。「採用業務の一部またはすべて」をアウトソーシングすることができ、採用担当者の業務負担を軽減できます。

また、採用代行の事業者はダイレクトリクルーティング・リファラル採用・SNS採用など採用手法の多様化に対応しており、複雑化・煩雑化する採用業務を効率的かつ合理的に実施することが可能です。

採用手法に精通したプロの事業者による、高い品質での採用活動を実現します。

 

採用代行と採用コンサル、人材紹介との違い

採用代行と混同されやすいサービスには、採用コンサルや人材紹介サービスがあります。

一般的なすみ分けは、以下のとおりです。

採用代行

採用企業・採用担当者の代行役となり、採用活動の実務を担います。

依頼元企業のメンバーとして、応募者の対応に当たります。

採用コンサル

企業の採用担当者に対する活動のフォロー、採用ノウハウを提供します。

採用戦略立案に際してのアドバイスや相談などを行います。

人材紹介

厚生労働大臣の許可を受けて、採用する人材を求める企業と転職希望者とを結び付ける、仲介事業です。企業の採用活動そのものには参加しません。

 

採用代行サービス導入のメリット・デメリット

採用代行サービスを活用するメリットとデメリットについて解説します。

採用代行のメリット

社内の担当者が採用活動のコア業務に専念できる

採用活動におけるコア業務とは、「採用戦略の立案や募集要項の見直し、最終面接・選考」などです。一方、ノンコア業務には、「求人媒体の選定、説明会準備、面接実施の計画・開催準備、会場手配、スケジュール調整、通知送付、合否連絡」などがあります。

一連のノンコア業務を採用代行業者が行うことにより、社内担当者は、本来注力すべきコア業務への専念が可能になります。

採用活動のスピードを促進

採用業務に関わる人手不足が解消され、採用活動の円滑化が図れます。時期を逃さずベストなタイミングで採用施策を打てるため、効果的な採用プロセスの遂行が可能となります。

プロの知見を活用

専門ノウハウによる質の高い採用活動を実施できます。時代に合わせた手法を取り入れながら、自社に適した施策を選択できるようになります。

コスト軽減

自社の人事部における残業代の削減、的確な求人媒体や手法を選定することによるムダなコストの削減が期待できます。

採用代行のデメリット

採用ノウハウが社内に蓄積されない

採用代行サービスの事業者がすべて取り仕切った場合、自社内に採用活動に関するノウハウが蓄積できない恐れがあります。

意思疎通への懸念

事業者と採用企業の間でコミュニケーションが不足した場合、採用に関する認識にズレが生じる場合があります。人材ニーズへの理解不足、採用活動における両者の連携がうまくいかないなどのリスクがあります。

採用人材と自社の関係性構築の阻害要因となる

採用活動を通じて、採用企業と採用した人材との関係性が十分に構築されない場合、内定した人材のエンゲージメントや帰属意識が不足する恐れがあります。

上記のデメリットを回避するためには、採用業務を熟知している事業者を選ぶことが重要です。採用業務を熟知することは、デメリットへの対応力を持つことにもつながるからです。

例えばそのような事業者であれば、採用した人材との関係性構築にかかる部分は採用企業に任せるように工夫をし、デメリットを生じさせないようにすることができます。

採用代行のデメリットを回避する業者の選び方については、以下の記事をご覧ください。

▶「RPOとは？サービス導入によって解決できる企業課題について解説」

 

採用代行サービスの具体的な代行業務内容

採用代行サービス事業者が実施する具体的な業務には、以下のようなものがあります。

母集団形成

企業のニーズにマッチした人材の応募を促進します。

代行する業務としては、求人募集の計画立案、求人媒体の選定と出稿、スカウトメール作成・送付、インターンシップ、説明会、イベント企画・運営などの施策があります。

応募者への対応

求人に応募してきた求職者への対応を行います。

応募書類の回収と管理、問い合わせ対応、人材データ管理、面接日程調整、各種連絡業務などを実施します。

選考における周辺業務

選考を行う際に発生する各周辺業務を代行します。

書類選考、試験・Webテストの運営、面接会場の設定、面接受付・案内、成績データ管理、合否連絡などの業務です。

内定者への対応

内定者に対しての対応を行います。

連絡業務、内定辞退者への対応、研修・懇談会・説明会の計画・実施などがあります。

そのほか、「採用計画立案サポート」といった、プロの知見を活用できるサービス提供を受けることもできます。

 

採用代行の導入事例

採用代行サービスの導入事例を紹介します。

株式会社ファーストリテイリング様

同社では採用代行を活用することで、指示マネジメントコストの軽減、採用コア業務への集中、業務効率化を実現することができました。

採用代行業務においては、マニュアル作成・スタッフ採用・スタッフ教育など採用活動で生じる作業に対して幅広く対応。専属の運用スタッフによる母集団の形成、管理運用委託を通じて、採用活動の安定運用を実現しています。

富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）株式会社様

同社では、採用代行による採用事務と運営委託で、応募者との接触機会の増加を実現。人事スタッフの工数削減をしながらも、各社様に合わせた運用を行えるようになりました。さらに導入後の効果として、採用コンセプトの実現や運用の自動化などの成果を得ています。

管理オペレーションの構築、ツール制作から運用までの一括支援など、広範囲の業務を委託することができる事業者を選ぶことで採用活動の効率化・最適化を果たすことができました。

 

採用代行サービス活用で自社の採用力を強化しよう

採用代行の適切な活用により、自社の採用活動を効率化できます。社内人材を重要度の高い業務に振り分けられるようになり、時間とコスト削減効果も得られます。

多くのメリットがある採用代行ですが、デメリットがあることも理解しておかなければなりません。とはいえ、採用代行サービス事業者を正しく選定できれば、マイナス面は抑制されます。

採用代行サービスを賢く利用し、自社の採用力強化を図っていきましょう。

ニューズベースのRPOサービスのご紹介

ニューズベースでは豊富な実績に基づく高い「運用・進行管理」能力により、採用におけるノンコアとなる実務業務を幅広くサポートしています。

導入時にオペレーションを想定した「マニュアル設計・導入」のあとに、運用を遂行するマネジメント体制を構築し、実際の採用に当たりミスが起きにくい環境を整備しています。依頼元企業とワンチームとなり、ニーズに合わせた柔軟なサービスを提供しています。

各フェーズでの主な対応可能業務は以下のとおりです。

【準備段階】

・タスク工程表作成

・電話やメールによる問い合わせ窓口開設

・採用管理ツール導入支援

・求人情報の作成、媒体手配、出稿

・採用Webサイト制作

・採用動画制作

【募集段階】

・応募管理システムの運用

・各種メール配信

・会社説明会応募受付

・応募者問い合わせ対応

・ダイレクトメール文面作成、送信

・会社説明会の運営

【選考段階】

・応募管理システムの運用

・各種メール配信

・面接記録表作成

・候補者、面接官の面接日程調整

・応募者問い合わせ対応

・採用時のスクリーニング作業

・システム入力作業

・選考会の運営

・合否通知

【内定段階】

・各種書類作成・送付

・内定通知・不合格通知連絡

・内定者へ各種イベントの案内業務

・返送書類管理

・内定者問い合わせ対応

・内定者研修運営

・内定式運営

【入社段階】

・新入社員研修運営

・入社式運営

このように、採用におけるノンコアとなる実務業務を幅広くサポート可能です。

すべてに対応することもできますし、必要に応じて特定の業務を切り出してご依頼を受けることもできます。

また上記以外にも、各依頼元企業の状況や必要業務に応じて、柔軟に対応しております。

ニューズベースでは、企業成長に寄与するアウトソーシングサービスをご提供しています。安定した企業運営の方策をお探しの際には、ぜひご覧ください。

▶アウトソーシングで採用人事を変える。企業成長を担う人材との出会いへ