会社説明会で企業側が必要な準備と気をつけるべきポイントとは？

会社説明会を開催するにあたり、企業側にはさまざまな準備が必要です。企画・立案や配布書類の作成、会場予約などが、具体例として挙げられます。

また、会社説明会の目的を果たすため、注意しておきたいポイントも多数。入念な準備と注意点に対する配慮があって初めて、良質な会社説明会を開催できる、というわけです。

本記事では、会社説明会を開催する際に必要となる準備や、注意点などについて詳しく解説します。

1.会社説明会で企業側が必要な気をつけるべき準備とポイント

会社説明会を開催するにあたっては、入念な準備が必要です。
企業側には、会社説明会の目的に沿った、さまざまな施策を取ることが求められます。

また、企業は、学生が「参加したい」思えるようなものを立案しなければいけません。「どんな会社説明会なら、積極的に参加したくなるか」、追求する必要があります。
いかにして参加者を募るか、という部分も重要です。
時代の流れに合わせて、Webページや求人サイトだけでなく、SNSも活用したいところです。

1-1.会社説明会の目的を明確にする

「何の目的で、会社説明会をおこなうのか？」というのも、明確化しておきたいところです。
なぜなら、目的が明確化されていれば、おのずと企画の質も向上するためです。

目的としては、たとえば、

● 自社の理念や、スタンスを知ってもらう
● 参加者の志望度を高める
● 自社に入社することのメリットを伝える
● 既存社員による、仕事の経験を伝える

というようなところが挙げられます。
企業側が目的を明確化しておくことは、会社説明会の開催において、たいへん重要です。

1-2.参加者への連絡と参加者リストの作成

また、企業側にとっては、参加者への連絡も、重要となってきます。
連絡については、メールおよび求人サイト経由でおこなうこととなるでしょう。

連絡する際は、「参加していただけたことへの感謝」を伝えることが大切です。
また、今後における採用活動の流れなども添えておきたいところ。

参加者をリスト化することも大切です。リスト化しておけば、参加者のデータを取得できます。
データは、今後における採用活動や次回の会社説明会を開催する上で役立つ、貴重な情報をもたらします。

1-3.説明会コンテンツの企画と作成

何よりも重要なのが、会社説明会の中核をなすコンテンツです。
良質なコンテンツを企画・作成できれば、志望度は大きく向上します。一方でコンテンツが不十分であれば、参加者から興味を持ってもらいづらくなります。

企画・作成時においては、学生とのコミュニケーションを重視したいところ。一方的な「説明」をするよりも、志望度の向上へ寄与するはずです。

また、学生の知りたいことを事前にマーケティングし、それに回答するようなコンテンツへと仕上げるのも有効でしょう。学生に、自社の強みや魅力を、より深く理解してもらえるはずです。

というように、会社説明会におけるコンテンツは、何よりも重要なものです。

1-4.必要な資料や備品を用意する

会社説明会には、多くの資料や備品が必要になります。企業側は、最低限、以下のものを揃えておきたいところです。

● スクリーン
● プロジェクター
● 椅子
● テーブル
● コンテンツ資料
● レーザーポインター
● 配布資料
● アンケート
● タイムテーブル
● エントリーシート

以上のものが揃っていれば、ベーシックな形態を取っている会社説明会は、問題なく進行できるでしょう。アンケートやエントリーシートも用意しておけば、今後の採用活動にもよい影響が与えられます。

ただし、説明会の形態によっては、別の資料や備品が必要となる場合もあります。

また、必須ではないですが、撮影用にビデオカメラも欲しいところ。撮影した映像を見れば、次回への改善点が確認できます。

2.説明会を代行する業者も存在する

上述した準備を行うのは、かなりの費用とマンパワーが必要となります。
また、開催に不慣れである場合、良質な会社説明会を企画できないということも出てくるかもしれません。場合によっては、十分な準備ができないというケースもあるでしょう。

しかし、会社説明会のようなイベントを代行している業者も存在しています。
代行業者であれば、ノウハウに裏打ちされた、良質な会社説明会を開催できます。自社で対応しきれない場合、代行業者に外注するのもひとつの方法です。

3.会社説明会の代行ならニューズベースがおすすめ！

会社説明会の代行を依頼するのであれば、「ニューズベース」がおすすめです。

企画やコンテンツ作成などの準備から、当日における運営を、全て一括で任せることが可能です。
また、会社説明会が終わったあとにも、さまざまなアフターフォローが得られます。

ニューズベースなら、豊富なノウハウを活かした、良質な会社説明会の開催が実現できます。
もし自社で会社説明会を企画、運営できそうになければ、ニューズベースへ外注するのがおすすめです。

4.まとめ

会社説明会を開催するにあたっては、企業側には、さまざまな準備が求められます。
コンテンツの企画や配布資料の作成など、その内容は多岐に渡ります。
また、参加者を募るための活動も必要です。

ここまでのことを自社だけで完遂するのは、場合によっては難しいかもしれません。
もしそのようなケースであれば、ニューズベースへの外注をおすすめします。上記のような準備を、すべて代行してくれます。