会社説明会は代行できる！そのサービス内容と費用とは？

新卒者に企業を認知させ、面接までつなげるために重要な役割を果たす「会社説明会」。

人材不足、働き方改革等、世の中の経営戦略が大きく変化している昨今、企業が優秀な人材と出会うためには、これまで以上に質の高い採用活動が必須となっています。

会社説明会もそのような採用活動の１つですが、企業が求める人材と出会うための戦略立案に始まり、実務レベルでの準備・運営など、説明会の企画には多くの業務がつきまといます。

そのため、優れた成果を望むのであれば、企業は相応の人的・時間的コストをかける覚悟を決めなければいけません。

これらのコスト不足を解消しつつ、なおかつ新卒採用において成果を挙げる手段として、「会社説明会の代行」が挙げられます。

会社説明会の代行業者は、企業に足りない人的・時間的リソースを提供するだけでなく、委託範囲によっては企画段階から企業をサポートしてくれます。

この記事では、会社説明会のサービス内容や代行してくれる業務の範囲、また目安となる費用などを解説します。

1.採用競争が激化している現状

昨今、中小企業における採用競争は激化しています。

2020年の大卒求人倍率のデータを見ると、従業員規模300人未満の中小企業においては、求人倍率は8.62倍と非常に高くなっています。

2017年度の倍率は4倍前後だったことを考えると、中小企業の新卒採用における採用競争は明らかに激化しており、質の良い人材を確保するためには、ますます採用活動に力を入れていく必要があることがわかります。

参考資料：https://www.works-i.com/research/others/item/wr2019_007.pdf

2.会社説明会にはコストがかかる

企業が就活生にアプローチする採用活動の１つとして、会社説明会が挙げられます。

会社説明会は企業の概要や業務内容、また社風や会社の雰囲気といった職場環境も含めて、学生が企業のことをより深く知り、興味を持つ場として、新卒採用に大きな役割を果たします。

しかしながら、会社説明会を開催するためには企画、告知、運営などのプロセスが必要となります。

細かい業務としては、下記のようなものが挙げられます。

・会場予約

・会場のレイアウト設計

・プログラム設計

・プレゼンの作成

・備品や資料の準備

・プレゼンターの選任

・当日の受付・案内等のスタッフ手配

・会場設営

・プログラムの遂行

・撤収

・リハーサル

・説明会の開催告知（大学のキャリアセンターやwebメディアなど）

・参加者の管理やリマインドなどのメール対応

これらの準備を入念に行い、会社説明会をすべて自社で企画・実施するとなると、各工程にそれぞれ人的・時間的コストがかかり、会社にとって大きな負担となります。

3.会社説明会を代行してくれる業者がいる

上記のような理由から、会社説明会の企画や運営を代行するサービスが急増しています。

これらは一般的に「採用代行」と呼ばれるサービスの一環として提供されています。

3-1.代行してくれる内容

会社説明会の代行サービスの対象業務は、母集団形成から集客、さらには当日の設営・運営・撤収まで様々です。

コンテンツの企画や広告掲載、説明会当日のスタッフ派遣など、スポット業務や一部の業務フローのみ代行してもらうことも可能です。

代行業者は独自の人材プールからスタッフをアサインしてくれるため、企業を人的リソースの圧迫から解放してくれます。

しかも、配置されるスタッフは事前にしっかりと訓練されており、会場の設営からプレゼンターまで、高いパフォーマンスでこなしてくれます。

企業は会社説明会の開催に伴う煩雑な業務から解放され、質の良い母集団形成や、ターゲットに合わせた戦略立案などのコア業務に専念できます。

3-2.代行にかかる費用

会社説明会代行にはどれくらいの費用がかかるのでしょうか？

現実的には、委託する業務範囲や規模に応じて変動するケースが多くなっています。

主な費用の算出方法としては、パック料金やオプション料金を積み上げて算出する方法や、派遣するスタッフの人工で算出する方法が挙げられます。

パック料金だと、10万円～以上と様々。
当日の運営スタッフに限っていえば、1人あたり2万円前後から、プレゼンターとなる説明員であれば5万円ほどまで、費用には幅があります。

4.会社説明会の代行ならニューズベースがおすすめ！

アウトソーシング業者であるニューズベースは、会社説明会や研修会、社内外イベントにおける運営スタッフ、説明員を派遣・管理する代行業者として、全国規模で多くの活動実績を挙げています。

社員レベルのスピーチができるプレゼンターを派遣するほか、会場準備、資料手配など煩雑な業務を代行します。

ある大手建設会社においては、全国対応が求められる中で、新卒採用会社説明会を担当する社員4名の負担が増大。

ニューズベースの会社説明会代行サービスを導入したところ、担当者を1人に減らすことに成功し、新たなインターンシップや会社説明会を開催する時間も算出することができた、という実例が報告されています。

5.まとめ

人材確保の競争が激しくなる中、企業は限られた人的リソースを活用して、新卒採用活動を行わなければなりません。

採用代行業者は企業を人的リソース不足から解放し、なおかつ高い成果を望むことができる選択肢の1つです。

会社説明会の開催にかかるコストで悩んでいるのであれば、代行業者の活用を検討してみてはいかがでしょうか。