会社説明会の参加者が多くても困らない！受付票を用いた出欠確認とは？

会社説明会を開催するにあたって、運用を任せる担当部署ではプレゼンテーションの資料作成や会場の設営準備、参加者(学生など)への連絡通知など、日々の業務にプラスして多くの作業に時間を費やさなければなりません。

そんな会社説明会で盲点になりがちなのが受付業務と言われています。多くの企業では、受付時に余分な時間がかかってしまい、参加者によって行列ができ、参加者を待たせてしまうことによって利便性を欠く事案が発生しがちです。

そんな問題を解消させるために役立つツールとなるのが「受付票」の存在です。受付票を導入することによって、作業工程や人員を削減するだけでなく、参加者から収集したデータによって効率的な分析が行えるようになるなど、受付票の導入は、もはや経営戦略の一部と言っても過言ではありません。

今回の記事では、受付票を用いることで得られるメリットだけでなく、導入する際のポイントについて解説します。

これを機に組織のIT化や業務効率の改善に寄与するシステムの導入を促進してみてはいかがでしょうか。

1.受付票を用いるメリット

はじめに知っておくべき内容としては、会社説明会に受付票を導入する上でのメリットが挙げられます。

導入することで、「業務の効率化につながる」、「時間の削減が可能」といった漠然としたメリットだけでなく、その他にも会社説明会を運営する上で効果的なメリットが数多く存在します。

そこで、以下ではより具体的な項目を挙げてメリットについて解説していきます。

1-1.受付や集計の時間や人数を短縮できる

従来の会社説明会では、受付の際に参加者から口頭で名前や所属名(大学名、企業名など)を聞き、電話から名簿と照らし合わせて参加者の確認を行うことが一般的とされていました。

しかしこの方法では、受付に行列ができてしまい、参加者を待たせてしまったり、参加人数に応じて受付に携わる人員を増やす必要があったりと、リソースが整備されていない組織にとっては、受付に係る業務は負荷のかかる作業と言えます。

そんな問題点を解消するのに役立つのが「受付票」の存在です。

受付票を活用することで、紙の受付票の回収や、スマホに表示されるQRコードで来場管理をすることが可能なため、受付の時間を削減できるだけでなく、来場者がスムーズに入場できるようになり、参加者の満足度や利便性を高めることにつながります。

また、事前に来場者の申し込みページやQRコードによる受付管理システムと併用して活用するとこで、参加者（来場者）管理の自動化や受付業務の省力化にもつなげることができるため、これまで事前に作成していた受付リストやマニュアルの作成、待ち時間や行列に対処するための人員の削減など、受付に係る作業工程を簡略化することが可能です。

1-2.出欠確認を正確に行える

会社説明会の受付業務は、受付リストの作成や当日の受付業務、参加者の出欠確認や集計作業など多岐にわたります。

そこで起こりがちなミスとして、タイムリーな受付業務の遂行を目的とするあまり、

「誰が参加して、誰が参加していないのか正確な数字がわからない」

「記入すべき事項が抜け落ちている」

など、来場者の出欠確認が正確に行えないと言った課題も数多く挙げられてきました。

そこで、受付票の記載事項を統一化することで、当日は受付票の回収のみを行うことで、チェックミスを軽減でき、参加者の出欠確認を正確に行うことができるようになります。

これまで会社説明会にあまり人員を割けなかった部署でも、受付票を導入することで受付業務を簡略化することができるため、会社説明会のコンテンツや内容の充実によりフォーカスした運用を行うことが可能です。

2.受付票を用いる際のポイント

会社説明会の満足度を高めるためには、受付票の存在は欠かすことはできません。

しかし、ただ会社説明会に受付票を導入しても、受付票に不可欠な要点を押さえなくては、かえって業務効率が悪くなってしまい、不必要な業務を生む原因につながります。

そこでここでは受付票を用いる際のポイントについて解説します。

以下で記載するポイント押さえて、より効果的な運用が行える受付票を作成するようにしましょう。

2-1.受付票の必要事項を決める

はじめに押さえるべき点は、受付票に載せる必要事項を決めることです。

受付票の必要事項を決める際は、参加者の属性や情報がしっかり管理できるような項目を列挙することが求められます。

現在では、あらゆる場面が想定されたテンプレートも存在するため、一から作成するのではなく、テンプレートを用いて、自社の選考や説明会に応じた受付票にすることをおすすめします。

一般的には、会社説明会の受付票には以下のような項目を記載する必要があります。

・受付No.

・受付日

・基本情報(氏名、フリガナ、住所、性別など)

・電話番号(固定・携帯)

・メールアドレス

・最終学歴(大学、大学院、短大・専門学校、高専など/学部・学科/卒業・卒業見込み)

・備考欄

・個人情報の取り扱いについて

近年IT化が進む社会では、参加者から預かった個人情報の取り扱いについては、しっかり明記しておくことが求められます。

2-2.受付票の方式を決める

受付票の必要事項を決めたら、次に受付票の方式を決めていきましょう。

従来の受付票であれば、紙ベースでの受付票が一般的でしたが、近年では紙に加えてスマートフォン認証（QRコード）に対応することで、学生側の受付票を印刷する手間を省力化したり、企業側も出欠確認が容易になったりする点が挙げられます。

近年の就職活動や採用活動においては、スマートフォンの活用や、スマホを経由したシステムの導入は、利便性や満足度を高める上では必要不可欠です。

また、受付票をスマートフォンベースにすることで得られる利点としては、参加者のデータをデジタル化して一元管理でき、来場者の集計情報を可視化することや、各種ツールと連携させることで、会社説明会で得た情報を効率的に分解することが可能です。

会社説明会にかかる業務プロセス(準備・管理・分析業務)を大幅に削減することができるため、受付票を採用する際は、紙ベースだけでなく、合わせてスマートフォンを活用したシステムの導入をおすすめします。

3.まとめ

今回紹介した通り、今後会社説明会を運営する上では、受付票の存在は必要不可欠と言えます。受付票の採用は、単に受付にかかわる業務効率や作業工程を削減するだけでなく、受付や集計にかかる時間や人数の短縮、参加者の出欠確認を正確にするなどのメリットがあります。

また、受付票の記載事項や方式といった細かな点にも気を配ることで、会社説明会の利便性や運営効率を劇的に高めることにもつなげることが可能です。

現在、会社説明会にかかる業務負荷の削減や、受付業務の効率化を実現したい担当者の方は、これを機会に会社説明会に受付票を導入してみてはいかがでしょうか。