会社の魅力を伝えるために！会社説明会の進行で気をつけるポイントは？

会社説明会で参加者の獲得を効果的におこなおうと考えている企業は多いでしょう。しかし、満足のいく参加者獲得に至っていないケースは多々見受けられます。
理由として、会社説明会において参加者が求めているものを提供できていないということが考えられます。

改善するためには、会社説明会で会社の評価を上げる進行プログラムの設定と進行役の配置がとても重要になるでしょう。

この記事では、会社説明会で参加者が求める内容をお伝えし、参加者獲得につなげるための進行役が気をつける具体的なポイントを記載するとともに、オススメの代行会社をあわせてご紹介していきます。

1.参加者が会社説明会に求める内容とは？

会社説明会を成功させるためには、まず参加者の要望に寄り添ったプログラムを設計する必要があります。

なぜなら、会社説明会とは｢会社と参加者を始めてつなぐ機会｣であり、参加者は説明会で受ける印象で会社を判断するからです。

万が一、会社説明会のプログラム進行が求めていたものと相違していれば、他社で魅力的な会社説明会を開催している企業へ参加者を取られてしまうでしょう。
そのため、参加者の求める会社説明会が重要になってきます。

ここで言う｢参加者の会社説明会に求める要望とはなにか？｣ですが、学生の場合を例にあげていきましょう。

学生の場合、会社説明会で具体的に求められているものは「入社後のキャリアモデル」「待遇」「社内の雰囲気」が上げられます。

しかし、一般的に会社説明会では、｢企業理念｣や｢業界知識｣だけを語りがちです。
そのため、参加者が会社説明会に求める内容を理解し、求める内容を正確に伝えることができるかが重要でしょう。

2.会社説明会は進行役が重要！

会社説明会での進行役は、会社の印象を変えてしまう程重要な役割になります。

というのも、一般的な会社説明会では、参加者は会社の判断材料を進行役や資料など、限られた材料から判断を下さないといけないので、些細な情報からも情報収集をしようとします。

例えば、｢進行役が過去の自慢話を話す｣、｢進行役が年配で学生からの質問が幼稚だと感じ、親身に応答できていない｣など、参加者が求める回答を的確に伝えることができないと敬遠されてしまうでしょう。

会社説明会を担当する進行役は、学生に対して親近感や好感度にも意識をおいて人選をおこなうことで会社に対しての評価を上げることができる可能性があります。

また、もちろん会社の業務内容やキャリアアップなどの参加者が満足できる回答を用意して、前段階で準備しておくことを忘れないようにしましょう。

3.進行役が気をつけるべきポイント

進行役が気をつけるべきポイントとしておさえておきたいのは、｢事前準備｣と｢プログラム中の進行｣の2つです。

3-1.事前準備

事前準備で確認しておきたい内容を順番に紹介していきます。

・身だしなみ

笑顔や身だしなみは進行役にとって信頼獲得のため重要です。髪の毛、服装、メイク、ツメに至るまで全身の身だしなみを整えます。

また、当日は挨拶や笑顔を心がけましょう。身だしなみは社内の同僚にチェックをしてもらってから参加することでぬけがなくなります。

・リハーサル

リハーサルを事前におこないましょう。話し方、進行内容、声のスピードなど社内の人に聞いてもらい疑問に感じたところは事前に修正をしていきます。特に緊張してしまいやすい人は、事前準備することで気持ちがリラックスできるでしょう。

・会場、資料チェック

会場、資料チェックを入念におこないましょう。例えば、資料の印刷、プロジェクターの接続などのチェックです。当日になって資料が足りない、プロジェクターが起動しないなど、ハプニングが起こらないように準備して急な状況に対処できるようにしておきましょう。

3-2.プログラム中の進行

プログラム中に確認しておきたい内容を順番に紹介していきます。

・アイスブレイク

アイスブレイクは参加者が話を聞く体勢にできるのでとても有効です。｢今日は、会社を何社程見て回りましたか？｣のような参加型の質問で参加者に動きを取り入れましょう。

・会話でフォローを入れる

会話でフォローを入れるとは、質問に答えられなかった回答者の内容を修正して質問者の意図にあった回答を修正して返してあげることです。

例えば、参加者の質問に対して、答えが検討違いだった先輩社員の回答を、進行役が会話のフォローで的確な回答を参加者に返してあげます。

こうすることで、参加者が｢聞きたい質問が聞けなかった｣という不満のまま説明会が終わるのではなく、解消して満足を得た説明会にできるでしょう。

・時間通りに終わらせる

時間通りに終わらせることは、参加者の満足度にとても影響があります。というのも、参加者が説明会後に予定があるような場合、もし時間を過ぎて進行していると参加者は焦りを感じながら説明会に参加している状態になります。そうなると話をちゃんと聞いてもらえない可能性があります。

事前に告知した時間内で終了できるように、必ずリハーサルや当日意識を持ち進行にあたりましょう。

4.進行役の準備には時間がかかる

会社説明会の進行役を担当するには、多大な準備と時間がかかります。

上記でもお伝えしたように、円滑に説明会を進めるためにはコンテンツのつくり込みが重要です。しかし、参加者を満足させる企画作成には完成までにミーティングや調査が複数回必要になるでしょう。

また、会社説明会の場所が地方や遠方になるとそれぞれの部署に進行役が必要です。さらに、適任者を見つけた後に業務を割り振り教育する必要もでてくるでしょう。そうなるとコストも時間もかかってしまいます。

進行役は、会社の評価に直接影響するので適当な人材に任せるわけにはいきません。そのため、人事担当者などが抜擢される場合も多いですが、会社説明会を進行するにあたり負担が大きくなることで別の採用活動へのアプローチが滞ってしまうデメリットも考えられるでしょう。

5.進行を代行してくれる業者がいる

会社説明会を開催するにあたって進行を業者にアウトソーシングしてもらうことがおすすめです。

というのも、経験が豊富な代行業者であれば、会社説明会における参加者のニーズを正確に理解しており、他社が効率よく集客ができた実績のあるコンテンツでの進行が可能になるからです。

また、進行役についても代行業者へ委託することで、会社の評価を上げる進行管理が可能になるでしょう。アウトソーシングすることで浮いた分の人員を他の採用業務にまわすことができるので、企業が本来注力すべき業務を担当できるというメリットもあります。

6.会社説明会の進行代行にはニューズベースがおすすめ！

会社説明会の代行業者は、実績がある企業を選択するのがいいでしょう。

年間400件以上の大手企業から中小企業、大学や官公庁まで幅広く取引があるニューズベースがおすすめです。
ニューズベースでは、経験豊富な企業にあった進行役を配置することはもちろん、参加者の集計や各種問い合わせ対応などのサービスも可能です。

また、参加者の満足度を上げる企画の提案や、会場の予約管理や備品の印刷や手配などの雑務もトータルサポートしています。
実績数も多く、過去の実績ではアウトソーシングにおいて最大80%の工数を削減した実績もあり、信頼して業務委託を依頼できるでしょう。

7.まとめ

会社説明会の進行は、プログラム作成や進行役を参加者の意向を考慮して決定することが重要です。そうすることで、参加者から満足を得ることができ、参加者に行動を起こさせることができるでしょう。

また、進行役を代行する会社が存在しているので、企業の状況を考慮して適宜依頼するのがよいでしょう。

外注に委託することで、成功事例を活かした進行をおこない、結果として企業のイメージアップにつながる可能性が高くなります。
会社説明会の進行を依頼するなら、年間400件の実績があるニューズベースがおすすめです。経験に裏打ちされたプロが提案をしてくれるので、参加者の気持ちを動かして参加者獲得という成功を目指すことができるでしょう。