【徹底解説】採用管理システムの導入目的や機能、選び方について紹介！

採用業務の効率化を図るために、採用管理システムの導入、または変更を考えている企業も少なくありません。

しかし、採用管理システムが採用活動にどのような影響をもたらすのかイメージできない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで今回は採用管理システムの目的や機能、また選ぶ時のポイントなどについて紹介します。

1.採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動に関する情報などをまとめて管理するシステムのことを指します。

採用管理システムが注目されるようになってきたのは、労働人口の減少やチャネルの増加が原因です。

最近では売り手市場が加速して、企業は人材の確保がどんどん難しくなってきています。

採用管理システムの導入によって、求職者一人一人に対して迅速かつ丁寧な対応をおこなうことが可能になります。

その結果、人材の確保に繋げる企業が増えてきました。

また、企業はチャネルを増加させることで求職者との接触する機会を増やそうとしています。しかし、管理するチャネルが増えることによって、採用担当者の負担が大きくなるのがネックでした。

採用管理システムを導入することで、その負担を軽減することができるのです。

2.採用管理システム導入の目的

採用管理システムを導入する目的を3つ紹介します。

採用業務を効率的にする

採用業務は、求職者のお問い合わせ対応や求人票の作成、面接スケジュールの調整など、おこなわなければいけない業務がたくさんあります。

そのため、採用担当者一人一人の業務負荷が非常に大きいことが企業としても問題視していました。

しかし、採用管理システムを導入することによって、複数の求人媒体の情報を自動作成したり、各データを一元管理することができます。

その結果、導入する前と比べて一つ一つの採用業務を効率的におこなうことが可能です。

採用コストの削減

採用活動は、求人サイトに掲載する掲載費用や求職者に自社を認知してもらうための広告宣伝費などのコストがかかります。

さらには、採用活動に携わる人への人件費などもあるので、企業としてはなるべく早めの段階で予定している採用人数を確保して、採用活動を終了させたいはずです。

先ほども述べたように、採用管理システムを導入することで採用業務を効率的にすることができます。

そのため、スピーディーな採用業務によって採用活動の期間を短縮させることで、採用コストの削減にも期待できるのです。

採用力の強化

労働人口の減少によって、企業は人材を確保することが年々難しくなってきています。

そのため、ダイレクトリクルーティングやターゲティング広告など、これまでとは違う新たな採用手法を取り入れて、採用力を強化しようと考えている企業も少なくありません。

採用管理システムでは、採用業務の効率化や採用コストの削減に期待できます。

余剰となった時間やコストを採用業務に充てることで、採用力の強化にも繋がるのです。

3.採用管理システムの機能

採用管理システムにおける機能を紹介します。

求人媒体の自動記載

採用活動をおこなう際には複数の媒体を利用して求人を掲載する企業がほとんどです。

そのため、求人媒体に合わせた内容を一つずつ記載するのは時間がかかって煩わしいと感じる採用担当者も少なくありません。

しかし、採用管理システムは求人媒体に合わせた項目を自動で記載してくれる機能が搭載されているので、担当者の業務負荷が軽減されます。

求人媒体データの一元管理

複数の求人媒体を利用している企業は、応募者数や選考通過者の割合などを算出してデータ分析をおこなうことで、採用活動のクオリティを高めようとしています。

そのため、採用担当者は一つ一つの求人媒体からわざわざデータを収集しなければいけません。

しかし、採用管理システムを導入すれば、自動でデータを一元管理することができます。

一元管理することで、データの収集作業が必要なくなり、これまで以上にデータ分析がしやすくなります。

スクリーニング機能

採用する人数が多い企業では、応募条件のチェックだけでもかなり時間がかかります。

採用管理システムではスクリーニング機能が搭載されているので、一部の採用業務を自動化することも可能です。

面接スケジュールの自動調整

面接スケジュールの調整は、面接官と求職者の双方の予定を確認した上で決めなければいけません。

そのため、スケジュールがなかなか合わず、その間に他の企業から内定をもらって選考辞退されるケースも珍しくありません。

採用管理システムでは、面接スケジュールを自動調整してくれる機能もあるので、スムーズな選考に繋がります。

4.採用管理システムの選び方

採用管理システムを選ぶときのポイントについて解説します。

必要としている機能が搭載されているか

採用管理システムによって、搭載されている機能や外部連携することのできるツールが異なったりします。そのため、必要としている機能が採用管理システムに搭載されているかどうかを確認しましょう。

必要な機能かどうかを判断するためにも、「どういう目的で採用管理システムを導入するのか」、「どの作業を効率化していきたいのか」などを明確にしておく必要があります。

操作しやすいか

採用管理システムは長期に渡り活用していくシステムなので、操作性も非常に重要になってきます。なるべく操作しやすい採用管理システムを選びましょう。

トライアル期間として無料で使用できる採用管理システムもあるので、一度利用してみてから使いやすいかどうかを担当者同士で話し合いましょう。

セキュリティ体制は万全か

セキュリティ体制が万全かどうかも判断する上で重要なポイントです。

採用管理システムでは、求職者の個人情報を取り扱っています。

万が一、情報漏洩などしてしまった場合には社会的信用を失うだけではなく、損害賠償なども請求される恐れがあります。

必ずセキュリティ体制が整っている採用管理システムを選びましょう。セキュリティを強化するオプションなどがあれば、加入することをオススメします。

十分なサポートがあるか

採用管理システムを利用していく中で、操作方法や機能についてわからないことが出てくるかもしれません。そんな時でも、気軽に相談できるサポート体制が整えられているかどうかも確認しましょう。

自分たちに合った採用管理システムを選びましょう。

5.まとめ

今回は、採用管理システムの目的や機能、また選ぶ時のポイントなどについて紹介しました。

採用管理システムは、自社の目的に合ったものを選ぶことによって、業務の効率化や採用コストの削減、採用力の強化につなげることができます。

しかし、採用管理システムを導入して運用する上で、人手はどうしても必要になってきます。

採用管理システムを運用することは、採用活動の中で重要なことですが、人事担当者でなくても管理できるものでもあります。

そういったノンコア業務は、是非アウトソーシングを活用してみてください。

アウトソーシングすることによって、採用管理システムの運用を一任することができます。

少しでも多くのノンコア業務を外部委託することで、人事担当者が本来時間を割きたいコア業務に専念することができます。

弊社、株式会社ニューズベースでは採用代行（RPO）サービスを提供しており、採用管理システムの運用経験もございます。

現在利用している採用管理システムを使って運用しますので、お困りのことがあればお気軽にご相談ください。

今回の記事を参考に、採用管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

参考資料：
発注ラウンジ｜採用管理システムとは？採用難時代に欠かせないツール利用のメリット
アスピック｜採用管理システム比較12選！目的別に自社に合った選び方
NotePM｜採用管理システム(ATS)とは？基本機能と導入効果を徹底解説
ITトレンド｜【最新】採用管理システム徹底比較！選び方やメリットも解説