学会業務委託を利用するメリットやサービスの内容について解説！

「学会の運営がうまく行かずに困っている」

「効率的に運用したい」

というような悩みを持っている担当者は多いでしょう。とはいえ、自力で運営を改善するにしても、有効な手立てはそうそう見つかりません。しかし「業務委託」することで、よりよい学会運営を実現することが可能です。

本記事では、学会を業務委託することのメリットやサービス内容について、詳しく解説します。運営に課題を感じている方は、ぜひ参考としてください。

1.学会業務委託を利用するメリットとは？

学会の運営を業務委託することには、多くのメリットが存在します。もっとも目ぼしいメリットを挙げるなら、以下の3つです。

1.雑多な工程が大きく削減され、リソースが温存される

2.プロフェッショナルである業者による運営

3.良質なプログラムの実現

自社で負担するはずだった工程が大幅に削減されるのは、もっともわかりやすく、シンプルなメリットです。

しかし、学会を運営するにあたっては、膨大な工数の工程が必要となります。

・窓口業務

・会員への問い合わせ対応

・会費の計算

・イベントの設営・撤収etc…

というように、かかる工程には枚挙に暇がありません。

しかし、業務委託をすればこういった工程をほとんどすべて任せられます。プロフェッショナルによる運営が実施されるのも、大きなメリットです。

代行業者は、学会の運営について、たいへん深い知見やノウハウを有しています。自社だけで運営するよりも、はるかに合理的な運営がなされるでしょう。

先述した「良質なプログラムを実現できる」という点も見逃せません。代行業者のアドバイスを得ながら、良質なプログラムが企画できるはずです。学術的な内容には干渉できないにせよ、「会員へ見せるもの」としてふさわしいものへ仕上がる助言が得られます。

2.学会業務委託のサービス内容や費用感

学会を業務委託した場合のサービス内容は、多岐に渡ります。

例として、以下の項目が挙げられます。

健全な学会運営には欠かせない領域を、全般的にカバーしていることがわかります。特に「選挙の支援」などは、たいへん重要なポイントです。公正さを保つうえで、第三者が「支援」という形で介入することには、大きな意味合いがあります。

代行業者の料金システムにもよりますが、場合によっては「必要な部分だけ委託する」ということも可能です。

単独で完結させられる部分は学会でまかない、その他は代行業者へ任せるというのが、基本的な運用方法となるでしょう。それであれば、外注費用もかなり抑えられます。費用感としては、会員300名規模で月額20万～といったところです。

ただしかかる費用は、

・どこまでの業務を委託するか

・学会の規模（会員数など）

・工程を回すのに必要なリソース

などによって、さまざま変化します。かかる費用については、代行業者と打ち合わせる必要があるでしょう。

3.学会運営の業務委託ならニューズベースがおすすめ！

学会の運営を業務委託するのであれば、「株式会社ニューズベース」がおすすめです。ニューズベースは、学会をはじめとした各種団体の運営について代行している専門業者。

ニューズベースでは、基本的な業務の代行はもとより、

・業務のコンサルティング

・プログラムの企画

・イベントの運営

・データ集計

というようなところまでカバーしています。

ただ運営を代行するだけでなく、今後における運営の効率化といったところまで寄与します。長期的なスパンで考えれば、たいへん強力なサービスを提供している代行業者であると言えるでしょう。

年間400件以上の案件を受注しており、業界でも高く評価されています。現在も、「ファーストリテイリング」（「ユニクロ」の運営会社）における事務局の運営を代行。また「FUJI　XEROX」や「BOSCH」といった、名だたる大企業とも取引実績を持っています。

学会の運営を業務委託するうえで、申し分ない実績・能力があると言えるでしょう。

・単独での運営が難しい

・運営を効率化したい

・人的なリソースを温存させたい

というように考えているのであれば、ニューズベースへ外注することを検討してみてはいかがでしょうか。

4.まとめ

学会の運営については、代行業者へ業務委託するという選択肢があります。プロフェッショナルに託すことで、単独では実現できなかった、効率的な運営が可能となります。

運営にかかる工程も大きく削減され、リソースも温存されるでしょう。通常業務へ支障が出るという事態も、ほとんどなくなるはずです。また、浮いたリソースで、より意義のある業務へ取り組む余裕も生まれるでしょう。

そして、学会における催しがあった場合にも、代行業者は役立ちます。より良質なプログラムを作成するうえで、貴重なアドバイスが受けられるはずです。外注先としては、豊富な実績を持った株式会社ニューズベースをおすすめします。ニューズベースであれば、高いクオリティでの運営が期待できるでしょう。