施設管理を業務委託するメリットとは？おすすめの委託会社も紹介！

施設管理には多くの人件費と管理費が取られることから、施設管理を業務委託する必要を感じている企業も多いのではないでしょうか。

ビルやテナントから、貸し会議室やレンタルスペースまで多様な施設が存在しますが、規模の差はあれど、施設管理は「ノンコア業務」が多くを占めており、業務委託するメリットは大きいといえます。とはいえ、外部業者の活用には「人材派遣」という形態もあり、業務委託と比べてどちらがおすすめなのか迷う人もいるでしょう。

そこで、この記事では施設管理を業務委託するメリット、及び人材派遣との違いについて見ていきます。実際におすすめの委託業者も紹介するため、自社の施設規模を比較しながら参考にしてください。

施設管理における課題とは

施設は企業の土台となる資産であり、多くの維持費がかかります。

建物が建てられてから解体されるまでにかかるコストを「ライフサイクルコスト」と呼びますが、実は、建物は建築後の維持費や修繕費といったランニングコストの方がライフサイクルコストの70％を占めています。それだけの位置を占めていながら、施設管理業務は事業に直接関連しない「ノンコア業務」が大半です。

そのために、施設管理専門の部門を設置したり、担当社員やアルバイトを雇うなどで対応しますが、その結果、ノンコア業務に多くの固定費がかかってしまいます。これは貸し会議室やコワーキングスペース、レンタルスペースといった小規模な施設であっても同様です。

特に、小規模な施設管理業務はスポット的に発生することが多く、専門の社員を置きづらいため、マネジメントする社員の本業が圧迫されます。施設管理を業務委託すれば、ノンコア業務である施設管理業務から解放され、結果として本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。

指定管理者制度とは

指定管理者制度とは、公の施設を知識がある民間事業者に管理してもらう制度のことです（法第244条の2）。

公の施設として以下の例が挙げられます。

指定管理者制度を導入することで住民の要望を反映しやすくなり、より良い街づくりが実現できます。その結果、住民の満足度も向上し、さらに活気のある街となるでしょう。

ただし、権利そのものは自治体にあるため、万が一のトラブル対応や要望に応えようとしても時間がかかるのがデメリットです。

施設管理を業務委託するメリット

施設管理を業務委託するメリットは以下の3つです。

・コア業務への注力化

・コストの削減

・業務クオリティの向上

1つずつ解説します。

コア業務への注力化

業種や職種に関わらず、業務のほとんどは担当者の高度な判断を要するコア業務と担当者以外でも対応できるノンコア業務の2つに分けることができます。

施設管理業務はほとんどがノンコア業務なので、従業員が担当する必要がありません。

施設管理業務を委託することによって、その分のリソースを他のコア業務へと注力させることができます。その結果、更なる業績向上にも期待できるでしょう。

コストの削減

施設管理の業務はほとんどがコア業務ですが、自動化できるわけではありません。

そのため、これまでは施設管理業務を行ってもらうための従業員を雇用する必要がありました。

しかし、業務委託することによって施設管理担当の従業員を雇用する必要がなくなります。その結果、人件コストの削減につながるのです。

もちろん業務委託費用はかかりますが、比較しても業務委託を依頼した方がコストカットとなるケースが多いです。どちらを選択した方がコストカットできるか気になるのであれば、従業員を雇用した場合と業務委託した場合にかかる費用を一度計算してみましょう。

業務クオリティの向上

業務委託を専門としている会社は、ノンコア業務のプロです。自社で依頼する前から数多くの施設管理業務を行っています。そのため、自社の従業員が業務を行うよりも業務委託会社に依頼した方が業務クオリティが向上することも珍しくありません。

管理委託できる施設について

管理委託できる施設については特に決まりはありません。しかし、業務委託の会社によって管理委託できる施設が限られているケースがほとんどです。

体育館や美術館などの公共施設を主に管理している会社もあれば、小型施設ビルや大型商業施設ビルなど、ビルをメインに管理委託を請け負う会社もあります。

施設管理を業務委託できる会社によって異なるので、お問い合わせして聞いてみるのがおすすめです。

施設管理を委託できるおすすめの会社

施設管理を委託できるおすすめの会社は以下の3社がおすすめです。

・株式会社ニューズベース

・アクティオ株式会社

・株式会社総合施設管理

1社ずつ紹介します。

株式会社ニューズベース

貸し会議室や自社の会議室、研修ルームの管理、レンタルスペースといったスポット的に業務が発生する小規模施設の管理を得意としています。

毎日のように行われる貸し会議室や研修室の机・椅子のレイアウト変更といったスポット業務を委託可能。母集団スタッフの採用・教育・管理まで一括で行ってくれます。

また、受付対応や清掃、備品発注等のオペレーションマニュアルの作成や情報共有システムを構築し、多様な状況に対応。

これらの委託業務を導入したことで、社員の残業代や作業時間を大幅に削減できた事例も報告されています。

アクティオ株式会社

博物館・美術館・ホールなどの公共施設の施設管理をメインとして業務を受託している業者です。

運営システムづくり、マニュアル制作、そしてスタッフ育成研修など、規模や目的に応じた業務に対応。また、施設管理には恒久的なものとイベントやセミナー等期間限定の施設管理があります。

アクティオ株式会社はスポット業務への人材派遣から、恒久的な施設管理の一括委託まで多様なニーズに対応しています。

株式会社総合施設管理

小型施設ビルや大型商業施設ビル、オフィスビルといったビル管理をメインとしながら、店舗やビルの1階のみ・ビルの1室のみといった小規模な施設管理まで対応している施設管理業者です。

施設にかかわる業務をすべて委託し、物件と直接かかわる必要がない「パススルー型サブリース」から、家賃管理、テナントの契約、更新時の事務処理代行といった部分的な業務委託まで、様々なメニューを用意しています。

まとめ

施設管理を業務委託するメリットについて紹介しました。施設管理を委託することで社員が本来の業務に注力できるのは、企業にとって大きなメリットです。

施設管理の業務委託を考えているのであれば、まずは自社の現状の課題と、委託すべき業務規模の検討から始めてみてはいかがでしょうか。