業務アウトソーシングとは？メリット・デメリットを解説

業務アウトソーシングは、すでに各企業が業務を行うなかで当たり前のように導入している経営手法です。

しかし、業務アウトソーシングは利用方法によって、大きく失敗する場合もあります。

この記事では、そもそも業務アウトソーシングとはなにか、業務アウトソーシング利用におけるメリットとデメリットなどを紹介し、留意点もあわせてお伝えしていきます。業務アウトソーシングを理解し、失敗しない経営を目指しましょう。

1.業務アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、直訳すると「外部から経営資源を調達する」ということ を意味します。ここで言われている経営資源とは、経営が適切に行われる上で必要な労働力や、専門企業などの知識を持った人員が行う社内改善サービスのことです。

社内で解決できない課題を、社外の専門企業に依頼を行い、教育コストなどの余分な資金や、教育時間をかけることなく、経営を円滑にまわすための手法のことを業務アウトソーシングと言います。

2.アウトソーシングの種類

解決したい課題は、企業毎に多種多様に存在します。今回は、代表的な課題解決に向けたアウトソーシングの種類を4つご紹介します。

2-1.ITアウトソーシング

・営業企画に関する業務

・提案資料作成

・商品カタログ　など

ITアウトソーシングでは、専門的な知識の提供をおこない、経験から持ちあわせている他社の事例を交えて企画などの提案ができるため、経営の上で重要な新規サービスや企画立案への課題解決が期待できます。

2-2.コールセンター業務のアウトソーシング

･テレアポ営業

･クレーム対応業務　など

社内で雇う場合、高額な雇用料金がかかる｢コールセンター業務｣。

離職率も高いため、雇用後の教育費も無駄になりやすいです。

専門スタッフに任せることで離職と教育の面で負担軽減になるでしょう。

2-3.給与計算業務のアウトソーシング

・給与計算

・確定申告

・年末調整

・記帳　など

会社の経営において確定申告など、正確性が必須の業務になります。

スタートアップやベンチャー企業などは、社内で雑多に記帳業務をこなしてしまうことが多いです。

そのため、数字が不透明になりやすく申告後に不安を募らせてしまう経営者もいます。

アウトソーシングに依頼することで適切な節税対策を行えるなど、多数の恩恵があるのでとても有効です。

2-4.事務業務のアウトソーシング

・商品梱包・発送

・在庫発注・受電　など

大量の商品を棚卸しや発送業務を行う場合、長時間の作業が必要となるでしょう。

ルーティーン化できる作業は、アウトソーシングに依頼することで、売り上げを拡大する作業に時間をさくことが可能になります。

3.業務アウトソーシングのメリット・デメリット

業務のアウトソーシングには、メリットが多数あります。例えば、業務の効率化を図る、社内にはなかった専門的な知識を取り入れられるなどです。しかし、一方で業務アウトソーシングによるデメリットも存在します。業務アウトソーシングのメリットとデメリットを理解し、依頼する場合の留意点としましょう。

3-1.メリット1.業務の効率化

業務アウトソーシングは、社内業務を高品質で行ってくれるほか、効率化も図ってくれます。例えば、必要期間のみの人員確保をおこなえる、専門的な企業で育成された人員を社内教育の必要なく配置できる、というようなことです。

また、社内ではどうしても解決できなかった課題も、専門知識で課題を解決し、企業力の向上を図ることができます。

3-2.メリット2.コア業務へ専念することができる

管理職などの社内マネージメントを職務とする場合、もちろん雑多な業務ばかりに時間を費やしていては、経営が傾く可能性が考えられます。将来的なビジョン達成に向けた業務に取り組むためには、コアな業務以外を業務アウトソーシングに依頼するのが適切でしょう。

そうすることで、社内体制を適切な状態に保ち、目標達成のための労働時間を確保できるでしょう。業務アウトソーシングはそうしたコア業務へ専念するための時間確保にも有効です。

3-3.メリット3.コスト削減

業務アウトソーシングを利用すると社内で新たな人材の確保をおこなう必要がありません。

そのため、コスト削減になることはもちろん、雇用に対してのリスクを負う必要もありません。

必要な時に必要な人員を配置することで、社内で必要のない雇用が生まれなくなります。さらに、社内のレベルも業務アウトソーシングでは代用できない人材にならざるを得ず、社内レベル向上にもつながる可能性があります。

3-4.メリット4.専門知識を取り入れられる

業務アウトシーシングに依頼することで、専門的な知識を取り入れることができます。例えば、社内イベントを企画する場合、経験が乏しい社内の企画ではいいものが出ないなど、経験不足による企画の失敗が起こる可能性も考えられます。

そこで、他社のイベント会社に業務アウトソーシングを依頼した場合、過去の事例から企画の立案、運営までの業務遂行を幅広くこなしてもらうことができるでしょう。そうすることで、結果的にイベントの目的を達成することもできるのです。

3-5.デメリット1.自社でノウハウが蓄積されない

業務アウトソーシングを利用する場合、どうしても業務を外部の企業が請け負うことになります。そうなると、社内人員の業務をカバーしてしまい、社内の人間が本来学ぶべき業務を経験しないという結果になります。

そうなれば、スキルの偏った人員が増えてしまい、外注なしでは経営できない状態になることも考えられます。そうならないためにも、 外部の企業には社内で経験したノウハウを共有してもらう対策が必要です。

3-6.デメリット2.社内情報漏洩の危険性

業務アウトソーシング利用する場合、業務において社内情報をアウトソーシング企業が取り扱うことになるのは必須でしょう。社内情報を使用して外部との業務を行うので、少なからず情報漏洩のリスクがあります。

契約時には、情報漏洩についての規約など、詳しい詳細を照らし合わせて確認しあう必要があります。

3-7.デメリット3.ブラックボックスが発生しやすい

業務アウトソーシングに全てを依頼するのは危険です。何故なら、社内の人間が業務内容を細かく理解していないことでブラックボックスが発生してしまう危険性があるからです。

プロジェクトなどが進行する際に丸投げの状態であれば、問題が起きても社内で対処できない状態になりかねません。アウトソーシング会社の動向については、常に理解しておき社内での連携を取り合うことを常に心がけましょう。

4.アウトソーシングの導入方法

まず、社内の課題を割り出し、解決策としてアウトソーシングの導入計画を具体的に立案する必要があります。

例えば、課題点として社内の人員が不足している状況であれば、現時点での業務状況を数値化するなど状況を調べましょう。そして、アウトソーシング導入後の目標となる状態を明確にしましょう。

目標が決まれば、次はアウトソーシング会社の選定です。数あるなから見積もりをもらうなど比較検討します。この際に、最も大切な検討材料として、｢費用感｣に左右されるのではなく、｢解決したい内容を改善できるのか？そしてその効果量は？｣を念頭に置きながら比較検討をおこないましょう。

最後に、アウトソーシング導入後に準備しなければいけない社内人員の配置転換や、アウトソーシング導入までのスケジュールなど、準備を徹底した上でアウトソーサーとの契約をおこないましょう。

まとめ

業務アウトソーシングは、メリットが数多く存在しますが、デメリットも意識しておかなければなりません。依頼をおこなう際には、メリットとデメリットをよく確認し対策をおこないましょう。

さらに、導入時に必要な社内の改善目標を必ず明確にし、業務アウトソーシングに依頼する必要があります。そうすることで、社内のコストは削減され、売り上げの拡大、質の良い顧客サービスの提供など、目標実現に近付きやすく、業務アウトソーシングを上手く利用できるようになるでしょう。