満足度が高い周年記念イベントを作る！イベント制作会社の選び方

自社の周年記念イベントを実施したいけれど、社内にはそのノウハウがない、どうやって実施したらいいのか見当もつかない……。普段あまり機会がないことだけに、イベントの企画・運営に不安を抱える方は少なくないでしょう。

せっかくイベントを開催するなら、不慣れな部署に任せて本業がおろそかになったり、いまいちな内容になったりしてしまってはもったいない！　そんなときは、イベント制作会社へのアウトソーシングを検討してみてはどうでしょうか。今回は、はじめて周年記念イベントを行う方のために、イベント制作会社の活用メリットや依頼の仕方、選ぶときのコツなどを解説します。

頑張れば自社で準備をすることもできそうに思える周年記念イベント。ですが、いつもの部門飲み会や定例会などとは規模が違います。自社で準備から運営までを行う場合は、普段の業務に加えて時間も労力もかかるため、大変な負担になります。

さらに、周年記念イベントはそう頻繁にやるものではありません。ノウハウを持っていない人が全体の企画から運営までを担う場合、納得のいくものをつくり上げることは困難を極めます。

そこで検討したいのが、イベント制作会社にアウトソーシングをするという選択肢。プロに任せれば、周年記念イベントの開催に実績のある担当者がつき、イベントの開催目的や予算などに応じた適切なイベント内容を提案してくれます。そのため、結果的に社内で準備を行うより費用や労力の削減につながることが多々あるようです。

さらに、ただイベント当日に運営をするだけでなく、社内コミュニケーションを活性化させるために、運営メンバーの選び方や社員の巻き込み方をレクチャーしたり、事前もしくは事後にアンケートを実施したりと、手厚くフォローしてくれる会社もあります。はじめて周年記念イベントを行う場合、寄り添ってくれるイベント制作会社があることは、特に大きな安心感、そしてメリットを得られるでしょう。

それでは、実際にイベント制作会社に提案や見積もりを依頼するときは、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。重要なのは、周年記念イベントの目的をはっきりさせることです。実は、「せっかくの○周年だから、とりあえずイベントをしよう」といったように、意外とイベントをすること事態が目的になり、イベントの先にあるゴールがあやふやになってしまっていることが多々あります。なぜ○周年を祝いたいのか、どのような周年記念イベントをしたいのか等、あらかじめ社内で意思統一しておく必要があります。

また、周年記念イベントの場合、社内向けなのか社外向けなのか、または両方に向けてやるのか……などによってもイベントの実施方法が異なってきます。誰を対象に実施するのかを明確にしておかないと、イベント制作会社も提案のしようがありません。周年記念イベントの目的や対象は、はっきりとさせてイベント制作会社に伝えることが大切です。

イベント制作会社といっても多種多様。たくさんあるイベント制作会社の中から1つに選定する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

1. 得意分野をチェックする

最も大切なのは、自社が実施しようとしている周年記念イベントの内容が、そのイベント制作会社の得意分野であるかということ。イベント制作会社の規模や専門性はさまざまで、それぞれに得意分野があります。あまり実績のないところに依頼をしても、ノウハウが乏しいようでは自社のスタッフが行うのと同じことになってしまうかもしれません。イベント制作会社の資料で実績を確認するとともに、担当者に過去事例をいくつか提示してもうよう問い合わせてみるとよいでしょう。

2. どこまでサポートしてくれるのか

イベント制作会社のサポート範囲も重要なポイントです。サポート内容によって予算も変動してくるため、しっかりと確認することをおすすめします。
「これは安い！」と思っても、自社でやることが多ければアウトソーシングをする意味がありません。予算が決まった時点で複数のイベント制作会社に見積もりを依頼し、サポート体制とそれに対する料金について比較しましょう。

3. 担当者のレスポンス

担当者のレスポンスも重要な判断材料です。周年記念イベントは、大がかりなものだと1～2年かけて準備をすることもあります。もちろん、3ヵ月～半年程度といった短い準備期間のものもありますが、いずれにしても、一緒にイベント準備をする担当者との相性は確認しておきたいところです。
問い合わせから見積もり・概算の提出など、こちらからの連絡に対してすぐに対応してくれるかどうか、こちらの希望をくみとって的確な提案をしてくれるかどうか、といったところまでチェックするとよいでしょう。

イベント制作会社に依頼すると、費用や労力をかけずに満足度の高い記念イベントを実施することができます。依頼の際には目的をはっきりさせ、複数の会社に見積もり依頼をして、目的に合った会社を選びましょう。

参考

イベント会社の選び方｜ブース設営.com