シンポジウムの受付ブース、気をつけるべき服装・マナーとは

シンポジウム開催が決定していきなりシンポジウムの受付を任されても、受付でのマナーや服装は何が適切なのかわからず困ってしまうでしょう。

そこで、この記事ではシンポジウムの受付担当をする際に気を付けるべき服装や、服装以外の注意点を記載し、受付時の名刺受取りマナーや受付名簿の記載内容をお伝えします。

1.シンポジウムの受付時の服装

シンポジウム受付時の服装を、男性・女性の場合に分けて順番に紹介します。

1-1.男性の場合

男性の場合、シンポジウムの受付にスーツ着用が基本です。基本的に出席者から見られて印象が悪くなるような服装は避けるのが良いでしょう。

例えば、スーツ着用時にシャツを派手な物にしたり、蝶ネクタイなどでアピールしたりするのは、相手の印象を悪くして運営全体の評価として捉えられてしまいます。

シャツはできるだけ白色を選び、ネクタイは紺色や灰色など落ち着いたカラーが一押しです。落ち着いた印象を与えるでしょう。さらに、ネクタイピンを付けると一層締まりのある印象を与えることができます。

1-2.女性の場合

女性の場合もスーツ着用が無難でしょう。シャツには白色やブラウスを選択するのが良いです。男性の場合と違い、フォーマルな落ち着いた服装であれば問題はありません。

しかし、服装選びの注意点として、袖無しの服装を選ぶことはやめましょう。基本的に会社に着ていけるようなフォーマルな服装を意識します。例えば、黒のタイトスカートに袖のある白ブラウスを合わせるような服装であればシンポジウムの受付として適切です。

2.気をつけるポイント

服装以外にも気を付けるポイントが存在します。

特に注意が必要なのが爪です。男女ともに受付時に手を出すので自然に見られてしまいます。

爪が汚かったり派手だったりすると印象は悪くなります。また、女性の場合はネイルをしている方も多いですが、シンポジウム受付当日はネイルを外しておきましょう。

また、化粧にも注意して。基本的にナチュラルで上品なメイクをこころがけましょう。

さらに、細かい点ですが時計やアクセサリーにも気を配り、主張の強い装飾品は外しておくのが懸命です。

受付は、シンポジウムの印象を決める最初のポイントです。

受付担当は身だしなみに一層注意しておくのが肝心です。男女ともに服装以外の身だしなみがチェックできたら接客の基本となる笑顔を意識して下さい。

大規模なシンポジウムである場合、参加者人数が多く受付対応に余裕がなくなるケースもあります。しかし、会場全体の顔として丁寧な対応を心がけましょう。

3.受付マナーに注意

受付マナーで注意する点は以下2つあります。

・受付時の名刺受け取りマナー

・受付名簿を事前に準備する

順番に説明しましょう。

3-1.受付時の名刺受け取りマナー

シンポジウム受付の際に、名刺交換を受付完了の証明として参加者から受け取るケースがあります。

名刺受け取りの注意点として、受付担当の名刺を渡すことはやめましょう。

なぜなら、基本的に受付では名刺交換をする場所として適切ではなく、受け取るだけに留めるのがマナーとなります。そのため、参加者から名刺を頂くための名刺盆を事前に用意しておき名刺を預かりましょう。

預かった後は紛失するのを避けるため、すぐに整理して名刺を同じ場所に管理します。

3-2.受付名簿を事前に準備する

受付名簿を事前に準備することを忘れないようにしましょう。

受付名簿とは参加者が参加したかを確認する名簿です。また、参加の可否を知れる以外にも終了後の懇親会参加の可否や来場者数のデータ集計にも使えるので便利です。

名簿を事前に用意しておき、以下のよう内容を記載してもらう欄を設けましょう。

【受付名簿の項目】

・受付時間

・氏名

・会社名

・電話番号

・受付完了チェック

・懇親会参加可否

・備考欄

また、受付する参加者があらかじめ決まっている場合は、名前を事前に記載しておくとスムーズに受付を進行できます。

必要ない項目は適宜削除して必要なものだけを項目に記載しましょう。

4.まとめ

シンポジウム受付時の適切な服装と注意すべきポイント、さらに受付でのマナーを紹介しました。

シンポジウムの受付は、参加者が最初に会場内で出会う運営スタッフであり、受付の対応によってイベント全体の評価を判断されてしまいます。

そのため、シンポジウム受付の対応や服装はシンポジウム全体を好印象にするために大切です。

服装であれば男女共にスーツで出席するのが無難でしょう。シャツやネクタイピンなど、スーツ着用時のデザインにも気を配って下さい。

また、装飾品にも気を付け、シンプルで主張しない落ち着いた物を選びましょう。特に気を付けたいのは爪です。参加者全員が確認するのでネイルは外し、爪を綺麗にします。

そして、参加者に対して受付でマナー通り名刺を受け取り、事前に準備した受付名簿を参加者に記入してもらって下さい。対応中は丁寧な接客を意識し笑顔で対応しましょう。