これで失敗しない！セミナー管理ツール選びのポイント

セミナー開催が決まったら、次に考えるべき重要ポイントはセミナー全般の運営管理です。
セミナー運営には集客からアフターフォローまで様々な工程があり、その管理はとても煩雑になります。

そこで効果を発揮するのが、セミナー管理ツールです。

今回は、セミナー管理ツールを導入することで達成できること、サポート内容、製品の選び方のポイントを紹介します。

1.セミナー管理の3つの課題

セミナー管理を行う上で考えるべき課題は大きく３つあります。それは事前準備、参加者管理、そしてコスト管理です。

1-1.セミナー前の事前準備

セミナー開催が決まったら告知ページや申し込みフォームの作成などが必要になります。

1-2.セミナー参加者の管理

参加者への情報提供、管理が必要になります。メール送信によるセミナー詳細情報の告知、申し込み状況に合わせたリスト更新、キャンセル把握などが必要です。

1-3.コスト面

実際の電話対応や当日の受付、混雑時の誘導対応などに多くの人員が必要となります。その際にかかる人件費などのコスト管理が重要です。

2.セミナー管理ツールとは

このようなセミナー運営の課題を解決してくれるのがセミナー管理ツールです。

セミナー管理ツールは、告知ページ作成やメール配信などの事前準備サポートから、当日の受付対応の円滑化、運営補助サポート、セミナー終了後の参加者フォロー、マーケティングに至るまで、セミナー運営課題の全般をサポートしてくれるとても便利なツールです。

現在、セミナー管理ツールには様々な種類があり、支払料金のタイプについても、広告制のものや導入時の初期費用のみ、決済手数料に対する課金など豊富なラインナップがあります。

セミナー規模や予算などに合わせて、適切なセミナー管理ツールを選ぶことが大切です。

3.セミナー管理ツールを活用しよう

セミナー管理ツールの具体的な利用事例は以下のとおりです。

3-1.事前準備のサポート

セミナー管理ツールを使えば、集客が簡略化できます。セミナー専用の告知サイト作成や詳細案内メールの送信を自動化することも可能です。

3-2.時間制限の無さ

告知サイトに予約フォームを設置すれば、24時間365日のリアルタイム予約が可能です。キャンセル待ち設定などもできるので、取りこぼしのない定員の一元管理もすることができます。

3-3.受付の簡易性

事前にメールで参加者に受付用のQRコードなどを送信しておけば、受付対応もスムーズ。リマインド設定をつければ、参加者の失念による不参加リスクも回避できます。

3-4.後日対応

セミナー終了後の参加者フォローメールの自動配信や、マーケティング機能を活用した情報収集、事後の営業活動への施策などもスムーズに行えます。

4.セミナー管理ツール選びのポイント

4-1.ツールを導入する目的を明確にする

セミナー管理ツール選びのポイントは、ツールを使って何がしたいのかを明確にして、初期費用などコスト面と合わせて選定することです。

4-2.ツールの対応範囲

対応範囲も、予約業務の効率化、受付業務、それともセミナー後の分析を網羅するのかなど、目的によって選ぶ製品は違ってくるでしょう。

4-3.カスタマイズ性

カスタマイズ性も重要です。どれだけ多機能であっても、利用者の使い勝手が悪ければ意味がありません。

4-4.決済管理

ツールの利用には当然コストがかかるため決済管理も大切です。ただし、セミナー管理ツールはクラウド利用できる製品が一般的なため、まとまった初期費用はほとんどかかりません。

5.おすすめのセミナー管理ツール

有料、無料とオススメのセミナー管理ツールをいくつかご紹介します。

5-1.有料ツール

・Q-PASS
参加者申し込み管理から当日の来場バーコード受付対応、イベント後のフォローまでワンストップ管理が可能。

・SPIRAL
申込フォームの作成から来場管理まで、セミナー運営業務をオールインワンで管理。述べ６０００アカウント以上の利用実績。

・KREISEL
データベース機能･メール配信･フォーム作成･サイト機能･問い合わせ機能といった必要機能は全般網羅。LINEとも連携が可能。

5-2.無料ツール

・Airリザーブ
リクルートが運営する無料のセミナー管理ツール。電話予約・ネット予約・来店時の次回予約など店舗におけるすべての予約をクラウド一元管理。

・Googleフォーム
Googleが提供する無料システム。独自アンケート作成やデザイン性の高いさまざまな既製テーマから選択可能。

・イベントペイ
完全成果報酬型システムで導入・月額費用は無料。カード・コンビニ・ペイジー払いが付帯してくるのも魅力。

6.まとめ

セミナー管理ツールを導入することによって、セミナー開催・運営で発生する様々な課題が解決できるだけでなく、その煩雑な業務を全て自動で管理することが出来ます。

ただし、自社のツール利用の目的をしっかり考慮してから導入しなければ、まさにコスト倒れとなりかねません。

以下の記事などを参考に自社が解決したい課題を明確にして、セミナー管理ツールを有効に活用するようにしましょう。
⇒【セミナー初心者必読マニュアル【企画・準備編】】