セミナー主催の会社が注意しているクレーム4選とその対応

セミナーの開催が決まり、会場選びや集客、当日の運営、事後対応などやるべきことはたくさんありますよね。

そんな中トラブルが発生し、参加者の方からクレームを受けることもあるでしょう。
参加者の満足度を高めるためには、事前準備が何よりも大切です。

本記事では、セミナーを主催している会社が気をつけているポイントとその対応についてお伝えします。
合わせてセミナー主催実績のある会社をご紹介しますので、自社開催のセミナーに悩みがある方は是非参考にしてください。

1.会場アクセスや受付対応のクレーム

セミナー主催の会社が、セミナーの開始前に注意すべき点は下記の通りです。

①会場へのアクセス方法

会場までの道のりは、必ず自分の足で歩いて周辺の状況をチェックしましょう。

分かりづらい箇所や混雑が予想できる箇所があれば、事前に案内を工夫したり、スタッフを配置したりすることで解決できます。

案内方法の悪さにより、参加者が迷ってしまった、ということが起こらないようにしましょう。

②受付対応

受付はイベントの顔とも言えるほど重要なポイントです。

受付対応に手間取ってしまうと、参加者はセミナー開始前に悪い印象を持ってしまいます。
混雑が予想される場合には、整理券を配布し、参加者に無駄な時間を取らせないことが重要です。

また飛び入り参加や遅刻者、受付での急な質問も想定して、臨時の事態に対応できるよう準備しておきましょう。

2.座席に関するクレーム

セミナーの会場に入ったら、参加者がまず気になるのは座席についてです。

席数が多すぎて空席が目立つと、参加者に不人気のセミナーだという印象を持たれてしまいます。

とはいえ、参加者と同数の席しか用意しないと、飛び入り参加が発生した時に、立ち見や簡易椅子などの対応となってしまい、参加者の不満につながります。

セミナー主催の会社は、参加者の数より少し余裕を持った席数の準備をしましょう。

また、満席になった際、荷物を置いたり書き物をしたりするスペースが取れないと、参加者は不快に感じ、クレーム発生のもととなります。
他にも、出入りの導線がスムーズか、休憩など人が動く時に不便を感じないか等、参加者の目線に立って座席の配置をすることが大切です。

3.設備に関するクレーム

セミナー中に発生しやすいのは設備に関するトラブルです。

設備に問題が発生すると、そちらに気を取られ、参加者は肝心のセミナーの内容に集中できなくなってしまいます。

セミナー主催の会社は、下見の段階からしっかりと設備の確認をし、当日参加者が会場入りする前に必ず最終チェックを行いましょう。

特に注意すべきは下記の点です。

・音響やプロジェクターの起動に問題はないか

・電源系統が抜けていないか

・デバイス系の自動アップデートは切れているか

・プロジェクターはどの席からでも見やすいか

不測の事態に備えて、予備のパソコンを準備したり、バックアップを取ったりすることも忘れずに行ってください。

セミナーにトラブルは付き物ですが、参加者に不満を感じさせずに、即座に対応するためには事前に様々な事態を予測し、準備しておきましょう。

4.参加や内容フォローに関するクレーム

セミナー主催の会社は、参加に関することや、開催後の内容フォローにも気を配ることが大切です。

開催前には、リマインダーメールを複数回送信しましょう。

参加者が申し込みをしたのを忘れて参加できなかった、という事態を防ぐことができる他、参加に関する注意点などを記載することができます。

特に有料のセミナーの場合は、返金の対応等、金銭に関するトラブルが起きないように、当日キャンセルの対応についても事前に参加者に周知しておきましょう。

また、セミナー開催後にはセミナー時に回収したアンケートを参考に、参加者の内容満足度や疑問点をまとめましょう。

それを踏まえて追加セミナーの開催を検討したり、内容フォローのメールマガジンを送ったりすることで、次回セミナー開催時にも足を運んでもらえるきっかけとなります。

5.セミナー実績豊富な企画会社

自社で人員が不足していたり、ノウハウがなくセミナー主催に不安があったりする場合は外注することも検討しましょう。

ここでは、セミナーの実績が豊富な企画会社を3社ご紹介します。

1.ウィズアス

年間300案件を超えるセミナー運営実績を持ち、異なる課題に対しオーダーメイドで解決するコーディネート力が特徴です。

2.株式会社セミナーインフォ

年200回以上開催する金融関連セミナーや申込数2,500件を超えるビジネスフォーラム開催などの実績から得たノウハウを活かした、セミナーのトータルサポートが可能です。

3.株式会社船井総合研究所

大手コンサルティングファームとして年間1,000本以上のセミナーを主催し、業種業界・テーマごとに専門性の高いコンサルタントがセミナー開催の悩みを解決します。

6.まとめ

本記事では、セミナーを主催している会社が気をつけているポイントとその対応についてお伝えしました。

セミナーにトラブルやクレームは付き物ですが、事前準備の徹底により、その多くは解決することが可能です。
セミナー主催のノウハウを知り、セミナーを成功に導きましょう。

セミナー主催に関するご不明点等ございましたら、多くの会社のイベント開催実績を持つ弊社ニューズベースまで、お気軽にご連絡ください。