シンポジウム開催に必要な準備とは？重要ポイントを紹介

シンポジウムはほとんどの場合、討論形式で行われるのでプログラム作成や当日の進行がとても難しいものです。

ただでさえ内容が難しいのにもかかわらず、集客や会費の徴収など基本的なイベント準備にもかなり工数がかかります。

担当者の方も、シンポジウムを開催することになったけれどどんな準備をしたらいいのかわからないとお悩みなのではないでしょうか。

今回は、そんなシンポジウムの開催準備について解説します。

1.運営事務局の立ち上げ

シンポジウムを開催することが決まったら、何よりもまず運営事務局を立ち上げましょう。

プロジェクトチームを結成し、当日までにどのような準備をするべきか検討を行います。スケジュールの立案、ToDoリストの作成を行って誰が何を準備するのか役割分担を決めましょう。

運営事務局は遅くとも半年以上前に立ち上げておく必要があります。

運営事務局はベテランメンバーだけでなく、今後のことも考え経験の浅いメンバーも入れておくとよいでしょう。

特に、誰かが体調不良などで突然欠席した際に備えて予め複数人での体制を構築しておくことが重要です。

メンバーが決まったら、プロジェクトの最終決定者であるスポンサーとともに、報告・連絡方法を決めておくこともおすすめです。

2.全体概要を決める

運営事務局が決まったら、次に全体の概要を決め内容の手配に入りましょう。

2-1.会場、宿泊施設などの手配

最初にすべきことは会場と宿泊施設の手配です。大規模なシンポジウムや、地方での開催の場合、交通手段の手配が必要になる場合もあります。

こうした手配関係は早めに着手しなければ、予約がとれずシンポジウム自体の開催が難しくなってしまうこともあるので注意しましょう。

手配内容が多岐にわたる場合は、旅行会社やイベント会社など専門の会社に一括手配をお願いするととても便利です。

2-2.講演者の選定、交渉

シンポジウムは討議を行う形式のイベントです。どんなテーマで、どのような内容を討議したいのかをまず決めましょう。

テーマや目的が決まったら、講演者を選定します。パネルディスカッションのように、複数の講演者が議論する形式のシンポジウムであれば講演者どうしの相性も考慮しましょう。

また、予算によって講演者のレベルも変わります。講演者にどこまで予算をかけられるのか予め決めておきましょう。

2-3.広報物の作成

シンポジウムは何よりも広報が重要です。新聞社などから協賛を募ることができるのであれば問題ありませんが、多くの場合そうはいかないでしょう。

集客を行うためにはチラシやダイレクトメールなどの広報物の制作やホームページやSNSでの告知が重要です。どのような媒体を通じて広報を行うのかを考えたうえで広報物を制作しましょう。

2-4.申し込み、問い合わせ受付開設

同時に申込み窓口を開設する必要もあります。

申込み方法は電話、メール、SNSのダイレクトメッセージ、WEBなど様々な方法があります。予算や人的リソースを考慮して、もっとも効果的で手間のかからない方法を決めておきましょう。

できれば、あとから参加者をすぐにリスト化できるようにアンケートシステムなどを利用するとよいでしょう。

3. 運営オペレーションを設計する

ある程度の初期準備が整ったら、最後に運営オペレーション設計とマニュアル制作をしましょう。

3-1.運営のオペレーション設計

シンポジウムは講演者や参加者などの関係者が多いイベントです。

当日運営用のタイムスケジュールだけでなく、前日準備の内容や誰が何をするかなどの役割分担をきちんと決めておきましょう。

特にシンポジウム当日のタイムラインは重要です。シンポジウムの中で、もし映像を流すシーンや資料を投影するシーンがあるなら予めそのタイミングで会場を暗くするなど細かい点にも配慮することが求められます。

運営オペレーションは緻密に設計し、変更があった場合でも常に更新できるようにしておきましょう。

3-2.マニュアル制作

オペレーションが決まったら、当日の対応用にマニュアルを制作することも必要です。

当日の運営は多くのスタッフで対応することになります。

場合によっては準備に携わらず当日だけ応援に駆け付ける方やアルバイトの方に手伝ってもらうこともあるでしょう。関係者が足並みをそろえるためにもマニュアルを必ず作成しておきましょう。

3-3.困ったときは？

運営のオペレーション設計やマニュアル制作は当日の成否を分けるくらい重要です。もし工数が足りない場合は、無理をせず外注業者に丸投げしてしまいましょう。

4.まとめ

シンポジウムの開催準備は本当に大変です。特に当日のプログラムづくりが成否を分けるほど重要と言っても過言ではありません。

株式会社ニューズベースでは、ここまでご紹介したことを全て丸投げして依頼することが可能です。

面倒な手配や細かなオペレーションは外部の業者に任せて、運営事務局は内容の充実など企画の質を高めることに注力しましょう。