自社の費用感は適正？社内懇親会にかかる準備や経費の内訳とは？

社内懇親会を行う企業は多いですが、運営に伴う事前準備が不足していることが目立っているようです。

この記事では、社内懇親会の運営にあたり、企業側でかかる準備を始め、経費の内訳を具体的に説明します。自社の運営適正を確認できる内容ですので、社内懇親会を成功に導くために事前に確認しておきましょう。

1.社内懇親会に必要な準備とは？

社内懇親会を開催するにあたって事前に必要な準備があります。

主な項目は、以下6つです。

①チームを構成する

幹事が一人の場合、懇親会を成功に導くことは運営項目が多いことから難しいでしょう。サポートする人員を増やしチームで役割を分担する必要があります。

②日程を決定する

日程を決定しましょう。あらかじめ参加者と日程を相談したうえで決定します。例えば、社内懇親会には役職者の出席が必要です。そのため、事前に打ち合わせが必要でしょう。

また、社内懇親会の日程は出来る限り平日の夜とし、休日をメンバーのことを考慮するなど複合的に参加者の都合を考慮する必要があります。

③会場を手配する

会場を手配する際は、出来る限り早めの予約が肝心です。

また、会場手配した後に事前の下見が必要でしょう。会場が｢写真よりも狭い｣、｢古くて汚い｣など、希望に沿っていない会場だと参加者もモチベーション低下につながるでしょう。

④備品の準備

当日利用可能な音響機材や、プロジェクターなど懇親会に必要なものを準備します。会場にあるか事前に連絡し、なければ持込前提で準備をします。

⑤上司や関係者へのスピーチ手配

社内懇親会の当日に、｢乾杯の挨拶｣や｢閉会の挨拶｣をしてもらうように依頼をします。

事前に当日の流れを説明できることと、必要であればスピーチ内容もある程度準備が必要です。

⑥経費の徴収

参加者から経費を徴収する場合は、会計報告書を作成したり事前に徴収したりすることで、当日の混雑を避けられます。また、当日であればつり銭が出ないよう事前説明も行いましょう。

2.社内懇親会にかかる経費とは？

社内懇親会の開催にあたりかかる経費は、主に下記の4つです。

①会場費

会場を時間で借りるか、貸し切るかでも料金が大きく変わります。さらに、会場費は開催間近になると予約できる会場が減り必然的に｢価格が高く・会場が悪い｣場合が多くなるので注意が必要です。

②食事代

社内懇親会で食事をしながら行う場合、食事経費を考慮しなければなりません。

例えば、昼食と夜食の時間帯をまたいで開催される場合は必然的に用意する必要があります。

③備品費用

社内懇親会で企画を行う際に付随する備品には経費がかかります。特に、会場に設置されていない備品は、会社側でレンタルして事前準備が必要なので経費がかさんでしまうでしょう。

④人件費

社内懇親会を担当した担当者の人件費がかかります。また、社内での本来の業務がおろそかになってしまうので、生産性に対する損失も考慮しなければなりません。

3.社内懇親会の開催にはコストがかかる

社内懇親会の開催には、｢人的コスト｣と｢時間的コスト｣がかかってしまいます。

また、社内懇親会の準備で最も気を付けたいことが、社内の人員に社内懇親会を運営させた場合、イベント運営が目的のずれた進行になってしまうことです。

そうなれば、社内懇親会にかけた｢人的コスト｣と｢時間的コスト｣を無駄に浪費してしまいかねません。

社内懇親会を成功させるためには、社内懇親会の目的を運営側がしっかりと共有でき、時間をかけて準備していく必要があるでしょう。

そのためには、社内からコストを多大にかけて人員を選出するのではなく、社外から専門業者に運営を委託し、企画、準備に至るまで一括でまかせることを検討してみることが良いでしょう。

4.社内懇親会を委託している企業も存在する

社内懇親会の準備段階で｢自社で完結させるか？｣、それとも｢専門業者に任せるか？｣を選択することになるでしょう。

自社で完結させる場合は、まず他社の成功事例を探ることをオススメします。

下記の記事で、他社のイベント事例を具体的にまとめていますので参考にしてください。

「社員満足度を上げる社内イベントはこれだ！話題になった事例５つ紹介」

また、専門業者に委託をする場合は、専門業者に委託するメリットを再確認しましょう。

メリットをまとめると、専門業者へ委託をすると専門的な知見を得られると共に、社内の人員も本来の業務に集中させることができます。そのため、生産性の高い会社運営を維持しながら、満足度の高い社内懇親会ができるというメリットがあるでしょう。

専門業者を選択するなら、年間200案件以上の現場でイベント企画をサポートしている｢ニューズベース｣が一押しです。

ニューズベースでは、懇親会のコンテンツ企画から、事前準備の体制作り、そしてスタッフオペレーションに関わる運営全般と専門知識をふまえてサポートしてくれます。

5.まとめ

社内懇親会は開催することで、社内コミュニケーションの活性化が計れると同時に、社員のモチベーション向上につながる大変有意義なイベントです。

しかし、開催するにあたって多大な人的コストと、金銭的コストを企業側は負担しなければならなくなります。開催する際には、目的を達成させるための専門的な知識を学び運営することが得策でしょう。