セミナーの来場受付が楽になる！有料・無料の受付システム紹介

セミナーの来場受付は業務が煩雑になりがちです。

紙のリストで来場者の氏名をチェックするのが一般的な来場者管理の方法ですが、人数が多いと時間がかかってしまうほか、人為的なミスも起こりやすくなります。

そこで、QRコードによる来場受付システムを活用することにより、受付業務が驚くほど楽になるだけでなく、来場者管理のミスが減り、参加者も気持ちよく来場できるようになります。

この記事では、セミナーの受付を効率化してくれる来場受付システムを有料・無料に分けてご紹介します。

1.セミナー受付システムとは？

セミナー受付システムとは、セミナー参加者にQRコードを発行し、来場時の受付をスムーズにしてくれる便利なシステムです。

近年ではQRコードを発行するタイプの受付システムがほとんどですが、その他にNFCタグを利用したものや、連番を発行するタイプもあります。

来場者の管理に特化しているシステムと、申し込みからアフターフォローまでセミナー運営をワンストップでフォローするシステムがあるので、自社セミナーの規模や運営体制に合わせて選ぶとよいでしょう。

2.有料のセミナー受付システム

この章では、「有料」のセミナー受付システムを紹介します。

2-1.SGS

QRコード付き参加証を発行でき、入退場がスムーズに行えるようになるイベント用受付システムです。来場者が来場しているかどうかをリアルタイムで確認でき、来場者のステータスも一目瞭然。来場受付時に担当者へメール通知することも可能です。

また、来場者がいつ来て、どこへ立ち寄り、いつ帰ったのかをデータ化し、即座にリストとしてダウンロードできる分析機能も持ち合わせています。

https://www.pac.ne.jp/pac_products/sgs.html

2-2.展示会受付ドットコム

展示会・イベントの受付業務をQRコードの発行により楽にしてくれる受付システムです。

Webの申込フォーム作成、受付時の入場パス発行、招待状印刷・PDF作成など、セミナーに必要な機能が揃っており、誰でも簡単に使えるのが特徴です。

その他、セミナーの予約登録やブース訪問者管理など、11種のオプションを組み合わせることでより多彩な機能を利用できます。

https://tenjikai-uketsuke.com/

2-3.EventManager

イベントのチケット作成、チケット発券、利用者の動向を可視化するデータ管理機能といった機能を持つ受付システムです。参加者はスマホ1つで入場が可能になり、スムーズな来場管理を実現します。また、アンケート機能やイベントページ作成機能といったオプションを必要に応じて加えることができます。

無料チケットは1枚ごとに値段がかかり、有料チケットは販売価格により手数料が変動する仕組みになっています。

https://uniaim.co.jp/eventmanager/

2-4.Copro Q-pass

セミナーの申し込み管理から来場受付、来場者の分析まで一貫してワンストップで行える受付管理システムです。

webフォーム作成とデータ分析機能がある「Q-Business」、入退場受付、ブース受付、セミナー受付の機能を持つ「Q-Entry」、スマホを利用した入退場受付やスタッフ管理機能を持つ「Q-Mobile」の3つの製品が用意されています。

https://www.e-uketsuke.jp/q-pass-lp/

2-5.EventCreate

QRコードによる来場者受付だけでなく、webの申込フォームの簡単作成からアンケート機能、自動返信・一括配信メール機能など、セミナー運営に必要な機能が揃っているセミナー管理システムです。

継続プランと単発プランがあり、セミナーを行う頻度によってプランをチョイスすることで、予算を調節できます。

https://www.eventcreate.jp/

2-6.Webcas fomulator

セミナーの申込受付から来場者の申し込み状況、来場受付まで行えるセミナー受付システムです。他のシステムと異なる点として、QRコードによる来場受付を持っていないのが特徴です。セミナー申込受付完了メールに送った連番を照会することで来場者を管理します。

https://webcas.azia.jp/formulator/seminarlp/

3.無料のセミナー受付システム

この章では、「無料」プランがあるセミナー受付システムを紹介します。

ただし、無料セミナー限定だったり、期間限定だったりと制限があるので、利用する際には注意が必要です。

3-1.Peatix

400万人以上の会員を誇り、イベント集客に強いPeatix。

無料イベントの場合、初期登録料、月額費用は完全無料。有料イベントの場合、販売手数料がかかる価格設定となっています。

Webでの申込フォームを簡単に作成でき、スムーズな参加者管理が行えます。ただし、招待状QRコード発券は有料サービスとなっています。

https://about.peatix.com/pricing.html?hl=ja&force=jp

3-2.EventRegist

チケット代金が無料のセミナーなら無料で利用できる受付システムです。受付用アプリ、参加者用アプリをダウンロードすることで、スマートな来場受付が可能になります。

その他、セミナー運営の申し込みからアフターフォローまでのフローを一括で管理できる様々なシステムを利用できます。

https://info.eventregist.com/registration-service

3-3.イーベ

基本有料のシステムですが、30日間の無料お試し期間が利用できます。

申込フォーム作成、事前支払い受付、入金管理、QRコードによる受付チェック、メール配信機能など、セミナー運営に必要な機能が無駄なくそろっており、使いやすいシステムだといえます。

https://www.event-form.jp/

4.まとめ

QRコードを発行する受付システムは、シームレスな移動を良しとする現代社会の傾向にもマッチしており、今後セミナー受付の一般的な手法となっていくと考えられます。

来場受付がスムーズだと、参加者は気持ちよく入場でき、主催者も受付業務にかかる工数を大きく削減できるため、一石二鳥です。

このように、セミナーの開催企業はできる限りシステムや運営代行を活用して、参加者・主催者双方にとって負担の少ない効率の良い運営方法を考えていくべきです。

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