規模に応じて利用したいセミナー制作会社への依頼ノウハウ

セミナーを開催したいと思っても、ゼロから作り上げるのは容易なことではありません。計画や会場選定から内容の検討、当日の運用まで、かなりの手間がかかります。

負荷を軽減する方法として、制作会社に業務を依頼することを検討してみましょう。すべてを一括で依頼するのではなく、業務範囲を切り出して依頼することも可能です。

本記事では、セミナー開催に必要なステップについて説明します。

1. セミナーの計画立案

セミナーの目的やコンセプトが決まったら、実施計画を立てます。計画立案に必要な情報は主に以下のとおりです。

・セミナー開催まで・当日のスケジュールを策定

・目的やコンセプトに合った会場の選定

・集客方法の策定

まずはセミナーを開催するまでに必要なタスクを洗い出し、セミナーの実施計画書や運営マニュアルを作成します。この際、当日のスケジュールを明確にしておかなければなりません。

セミナーの会場の選定や、どのような方法で集客するかも考える必要があります。

セミナー運営に実績のある制作会社に依頼すれば、効率の良い実施計画を提案してもらえます。会場の選定や集客など、セミナー運営に慣れていない場合に迷いやすい問題を、制作会社に依頼することで最適な形で解決できるでしょう。

2. セミナー準備物の制作および手配

セミナーを開催するのに必要なものを洗い出せたら、これら制作手配をかける必要があります。

セミナーの準備物については、主に以下のものが挙げられます。

・装飾物・展示物

・動画用の映像・テロップ

・表彰状やノベルティなど

・会場の誘導サイン・スタンド

規模の大きなセミナーになればなるほど、当然ながら必要なものは増えていきますし、準備をしているうちに、さらに必要な物が出てくる可能性もあります。

準備物に不足があるとせっかくのセミナーの効果も薄れてしまいますので、慎重にならなければなりません。
しかし、これらの制作ディレクション人員の割り当て、実際の手配や制作作業にはかなりの工数がかかります。
自社内で完結させる場合は、社員の負担も大きくなり、本来の業務に支障をきたす可能性があります。

その場合、セミナーの準備物の手配代行をセミナー制作会社に依頼すると良いでしょう。
手配の時間を節約できれば、セミナーの内容をさらに詰めたりすることにもっと時間を費やせます。

3.セミナーの当日運営及び管理

セミナー当日は運営台本に従って滞りなく進行させなければなりません。そのためには、事前準備が重要です。
セミナーの準備や運営に慣れていないと、当日にバタバタしてしまい、参加者の気分をしらけさせる原因にもなりかねません。

セミナーをスムーズに進行させるためには、主に以下の準備をする必要があります。

・会場の導線の策定や、参加者誘導の計画立案

・講師への登壇依頼、当日の流れを説明

・当日のスタッフ手配

・運営台本の制作

・セミナー申込者の管理

セミナー運営に慣れていないと、これらの準備を自社内で完結させるのはかなりの苦労を要します。また、当日の指揮がきちんと取れないと、現場で混乱が起きかねません。

このようなセミナー当日の運営や当日に必要な準備物の制作も、セミナー制作会社に依頼できます。実績のある制作会社に依頼すれば、セミナー当日も混乱なくスムーズに進行できるでしょう。

4.セミナープロデュース

セミナーの運営を制作会社に依頼すれば、セミナーの効果を最大限にするプロデュースプランを提案してもらえます。例えば、規模やコンセプトに応じて、セミナーに適した人材をアサインするなどです。

セミナーを開催するにあたっては、様々な人員が必要です。

・受付

・進行管理ディレクター

・音響・照明

・セミナー司会

・カメラマン

・その他スタッフ

依頼先のあてがないと、いい人材をアサインすることはできません。イベント制作会社はこうしたスタッフ手配先のネットワークを持っているので、セミナーの規模や内容に合わせた人材アサインを行うことができます。

当日のスタッフは、セミナーの印象を左右する大きな要素です。適当に手配してしまうと、せっかく時間とお金をかけてセミナーを開催したのに、逆に会社のイメージが下がってしまう可能性もあります。

経験とネットワークを豊富に持つ制作会社に依頼することで、セミナーの効果を最大限に高めることができるでしょう。

5.まとめ

セミナーを開催するには、様々な準備が必要です。すべてを自社内で完結しようとすると、かなりの手間と工数が掛かってしまい、実務に支障をきたしかねません。

実績と実力のある制作会社に依頼することで、工数や運営上の不安を低減することができるでしょう。

株式会社ニューズベースでは、これまでに様々な企業様のイベント制作のお手伝いをしてきました。セミナーの準備段階からセミナー終了までワンストップで制作をお手伝いいたします。

制作実績のポートフォリオについては、以下をご参照ください。