セミナーのやり方やノウハウを紹介。講師手配・スムーズな受付設置方法も

 

近年、マーケティングや営業活動など様々な理由から自社セミナーを開催する企業が増えています。
しかし、効果的なセミナーを実施するためには、事前に知っておくべきことは数多くあります。

セミナー開催の目的設定、講師の手配、当日の受付のコツやセミナー終了後の振り返りなど、それぞれのフェースでポイントとなるノウハウをご紹介します。

 

1.セミナーの”4つのフェーズ”を固める

セミナー運営には、準備から実行、アフターフォローまでさまざまなフェーズがあります。

「まずは何を準備すればいいのだろう」「セミナー運営を効率的に行うために大切なことって何？」「セミナー終了後には、どのように参加者のアフターフォローをすれば良いのだろう」と悩んでいる人も多いでしょう。

そのような悩みを解決して、セミナー開催の効果を最大限に得るためにはセミナーを企画する際に4つのフェーズを固めることが重要です。

準備の段階から「企画・事前準備・当日運営・事後フォロー」の4つのフェーズに分けて考えることで、セミナー運営を効率的に進めることができます。

 

それでは、各フェーズで注意するべき点について詳しく解説します。

 

1-1.セミナー企画

まず、セミナーのやり方を考える大前提として取り組むべきは、セミナー企画についてです。

企業がセミナーを開催する目標は「商談機会の創出」と、最終的に「売り上げをあげ、利益に繋げる」ことです。セミナー企画とは、セミナーの目的やターゲット、開催する時期、登壇者からタイトルまで順を追って詳細に掘り下げる作業です。

 

セミナー企画のポイントは「求める成果から逆算して考えること」。

ゴールを決めてからスタートへ道順を逆にたどるという手順を踏むことで、全くのセミナー未経験から始める場合であっても効果的なセミナー企画をすることができます。

 

例えば、開催するセミナーの目的が「新規顧客の獲得」と「既存顧客のフォローアップ」、「中長期的なお客様との関係性作り」では、それぞれするべきことが異なります。

特に新規顧客の獲得時には「セミナー参加者にとって、何かメリットや特典があるか」を常に思慮することが大切です。無料の場合はもちろんのこと、有料セミナーの場合は来場者に時間と費用をかけて参加してもらうわけですから、参加することで得られるメリットの大きさがセミナー参加を決める重要なポイントとなります。

 

さらにセミナー時期の設定、運営会社の選定から登壇者のリストアップまですべてのクオリティアップにも影響してくるため、最初の企画のたて方がもっとも重要なフェーズと言えるでしょう。

 

1-2.事前準備

セミナーの企画が固まった段階で、次に考えるべきは事前準備についてです。セミナー企画の決定事項を、今度は実務レベルに落とし込んでいきます。

 

まず、目標集客数が決まったら使用する会場の広さを決定して手配をかけます。

そして、使用する機材の手配や登壇者の決定と出演交渉、集客の方法、当日のスケジュール管理や突発的な事故が起こった場合の対応など必要なタスクを細分化してリストアップします。その後、リストに沿って期日の設定や担当の振り分けを行います。

その際、工程管理表を作成して、誰がいつ何を行うのかを事前に明確にしておくことがポイントです。そして、各担当が担当業務を進めつつ、随時情報の共有をはかることが重要になります。

 

また、セミナー運営は時間との戦いでもあります。

会場を借りている場合には、スケジュールが押してしまうと余計なコストが発生するばかりでなく、物理的に時間が伸ばせない可能性もあるでしょう。そのため、当日のタイムスケジュールを押さえるだけでなく、事前の運営に沿った各工程の確認をすることも大切です。

会場の利用可能時間や時間延長の可否、また、自社セミナー以外に利用者がいないかなど現場の情報を収集しておきましょう。

当日利用する設備についても会場確保の時点で確認するだけでなく、当日もきちんと動作するかどうかチェックする事が必要です。当日のトラブルにも迅速に対応できるように、しっかりとした事前準備を行うようにしましょう。

 

1-3.当日運営

セミナーの当日運営は、タイムスケジュールに沿って進行していきます。
その際、実務担当だけでなく、統括的に運営管理を担当するスタッフも用意しておくと良いでしょう。

当日はタイムスケジュールに沿った運営に努めて、当日のセミナー参加者の出席率、講演状況なども確認しながら登壇者、参加者双方が満足できるセミナーにすることが大切です。進行状況に常に気を配り、スケジュールの遅れがあれば責任者など必要なメンバーに報告、相談の上、遅れを挽回していきます。

スケジュールの調整がしきれない場合などについてはレジュメのうちのいくつかの項目をカットすることも考慮しましょう。

 

当日に発生する可能性があるトラブルを回避するためには、事前にセミナーのリハーサルなどをしておくことが効果的です。可能であれば、登壇者にも早めに会場入りしてもらい、本番のタイムスケジュールに合わせて一通りのリハーサルを行っておけば安心です。

特に規模が大きくなればなるほど、早めに会場入りしての入念なチェックが必要になります。
できれば開場の１時間前までにはマイクやパソコン、プロジェクターなどの各種設備のチェックも済ませておきましょう。そして会場設備のチェックは、スムーズな調整できるように会場担当者同席のもとで進めるようにしましょう。

リハーサルやスタッフ配置のチェックなども含め、余裕を持ったスケジュールで会場を押さえておくことが大切です。

 

1-4.事後フォロー

セミナー終了後には事後フォローを行いましょう。

当日の後片付けや登壇者へのお礼などはもちろんですが、セミナーに参加していただいた方へのアフターフォローもできるだけ早めに行うことが重要です。セミナー終了後に会場で参加者にフィードバックをもらうことも大切ですが、その後も継続的な接触を持つ機会を作ることも必要です。

 

例えば事前の申込情報とセミナー当日に受付でチェックした出席データをもとに出席者だけでなく、欠席者にもお礼のフォローメールを送付します。

また、当日アンケートなどをもとに関心度の高い人などには直接電話でフォローをしていきます。

「講演内容に疑問点はなかったか」「どういった点にもっとも興味を持ったか」などセミナーの内容の感想などを伺いながらマーケティング資料の蓄積を図っていきましょう。

そして、内部では開催したセミナーへの振り返りを行います。

全体の企画に関する総評、手配や開催当日までの準備段階での反省点、当日のトラブルなど成功点や反省点も含めて関係者全員で共有します。参加者リストへのフォローや登壇者へのお礼などに関するノウハウを貯めておけるように、ナレッジマネジメントをすることが大切です。

 

 

2.講師手配はどうする？

セミナーのやり方で講師の選定はとても重要です。

通常、自社製品の販促セミナーのような場合は、自社内の人間が講師を担当することもできます。しかしセミナーの題材によっては、自社内でセミナー講師を担当できる人材を確保することが難しい場合もあります。

 

そのような場合には、講師手配を専門に行なっている会社に依頼するやり方もあります。

・株式会社システムブレーン　https://www.sbrain.co.jp/

・講演依頼ドットコム　https://www.kouenirai.com/

 

このような業者にはセミナー内容に合わせた多くの専門家が所属しているので、セミナー企画や予算を伝えることで、最適な講師を提案してくれるでしょう。

題材に沿った信頼のあるセミナー講師を呼ぶことにより、参加者にとって満足度の高いセミナーを作ることができます。ただし、人気のセミナー講師はスケジュールが詰まっている場合もあるので、依頼する場合には、早いタイミングでおおよその開催日程を伝えておくと良いでしょう。

 

3.成功するセミナーの鍵”受付”

受付は、セミナー全体の印象を左右する非常に重要なポジションです。受付で必要な準備や注意点にはどのようなものがあるでしょうか。

 

3-1.セミナー受付の服装マナー

受付の印象を決める上で大きく影響するのが受付スタッフの服装です。

受付スタッフの服装は、基本的にスーツで統一しましょう。特に企業向けセミナー開催時にはスーツの着用がマナーと言えます。通常は私服勤務を認めている企業もありますが、セミナー開催時にも服装を自由にすると当日の統一性が失われる可能性があります。

会社としての良い印象を与えたいのであれば、就活時に着用するようなスーツがおすすめです。

 

 

3-2.受付で名刺をいただく場合

企業向けセミナーの場合、受付で名刺をいただくことになります。その際には、次のことに注意しましょう。

 

・両手で受け取る

・氏名や会社ロゴに指を重ねない

・受け取った名刺は揃えて速やかにしまう

 

来場者がスムーズに受付を済ませていただけるように、受付担当は事前にオリエンテーションを行うことをおすすめします。

 

3-3.受付で必要なものをリスト化

セミナー受付の準備に漏れがないよう、配布資料や準備品を事前に決定し、必要な物をリスト化しましょう。
リスト化して進捗を随時チェックすることで、受付スタッフ同士の情報共有、また準備漏れを防ぐことができます。

 

 

3-4.受付での配布物を準備

配布資料や配布するノベルティ、アンケート、予備の筆記用具など、配布物に関する物を用意しましょう。
セミナー来場者向けのノベルティなども配布する場合は、不足することが無いように少し余分に準備しておけば安心です。

 

 

4.まとめ

セミナー開催の目的設定、講師の手配、当日の受付のコツやセミナー終了後の振り返りなど、それぞれのフェースでポイントとなるノウハウがあります。
そんなセミナーのノウハウ、やり方については以下の記事でもまとめられていますので、合わせて参考にしてみてください。
⇒【成功者だけが知っているセミナーマーケティング運営の極意】

セミナーをマーケティングの有効な手段として活用するために、押さえておくべきポイントをしっかり確認しましょう。