セミナー開催のためのノウハウまとめ

セミナーを開催するのはいいけれど、集客や運営をどうすればいいか分からない。そんなお悩みはありませんか？

この記事ではセミナーを開催するにあたって、企画立案から事前準備、当日の流れ、アフターフォローのノウハウをお伝えします。

セミナー開催は想像以上にしなければいけないことがあり、運営は大変です。ポイントを押さえ、満足度の高いセミナーを開催してリピートしてもらえるようにしましょう。

1.まずはセミナーを開催する目標を設定しよう

1-1.集客目標設定

セミナーを開催するにあたって、一体どのくらいの人を集客するのかまず考えましょう。集客の目標を決めることは、必然的にセミナー自体の規模、会場規模にも繋がってきます。集客の手段についても合わせて考えておきましょう。

1-2.企画概要作成

セミナーのサイズ感が決まったところで、企画の概要を作成しましょう。セミナーのテーマを決め顧客に何を伝えたいか、セミナーを通じてどうなってもらいたいかを明確にし、それに沿ったシナリオを作成していきましょう。

1-3.予算検討

セミナー自体を無料にするのか、有料にするのか。セミナー運営にどのくらいの人員を割くのか。会場は自社の会議室を使うのかレンタルするのか、その規模は？そういったことを決めていくために、まずは予算を決めましょう。

2.開催するセミナーの企画を考えよう

2-1.セミナーの目的・ターゲット・内容について

セミナーを何のために開催するのか、誰に届けたいのか。まずはセミナーの目的とターゲットをしっかりと定め、それから内容を詰めていきましょう。限られた時間で最大限満足してもらえるような内容にしましょう。

2-2.新規顧客の獲得、既存顧客のフォローアップ、商品のプロモーション

セミナーの目的はいくつかあると思いますが、しっかりと1つに絞り込むことが大切です。伝えたいメッセージを1つに決めないと、何が言いたいのかよくわからないセミナーになってしまいます。

2-3.企画には十分な時間を確保

セミナーの企画には十分な時間を確保しておくべきです。少なくともセミナー開催の1～2ヵ月前には企画を練り始め、集客を進めていきましょう。集客の時間がなくなり、全然人が集まらなかったという事態だけは避けましょう。

3.ターゲットに合わせた集客をしよう

3-1.オンラインかオフラインか

セミナーの詳細まで決まれば、すぐさま集客を進めて行かなければなりません。セミナーのターゲットに合わせて集客方法を選びましょう。チラシやDMの活用、ブログやポータルサイトへの掲載、メルマガの配信、またFacebookへ有料広告を出すなどでターゲットへ訴求することもできます。

3-2.訴求するポイント

集客する際には、セミナーに参加することで参加者が得られるものを明確にしなければいけません。そのためにはセミナーのタイトル、キャッチコピーが非常に重要です。ここでターゲットの興味を引けないと、セミナーの参加はもちろん詳細すら読んでくれない可能性があります。このセミナーに参加すればこんなに良いことがある、というのが分かるようにしましょう。

4.セミナー開催前の準備と運営当日

4-1.事前準備（資料やプロジェクター準備）

セミナー当日を迎えるまでに、参加者へ配る資料をしっかりと準備しておきましょう。資料に不備はないか、予備も含め参加者分用意があるか、運営側の分も必要な分は準備しておきましょう。また、プロジェクターやマイクの接続、動作確認も前日までに一度確認はしておき、機材トラブルを避けるようにすることも大切です。

4-2.受付

セミナー当日、最初の関門は受付です。セミナーの参加者は、セミナーの開始直前に一気に来場することが少なくありません。そのため受付の混雑は容易に想像できるので、いかにスムーズな受付をして素早く対応するかが大切です。セミナーの開始が遅れるということのないよう、入念な準備をしておきましょう。

5.セミナー開催後のフォローが大切

5-1.メールや電話等でのフォローを忘れないように

セミナーが終わったあとには、参加者へお礼の連絡や次回のご案内などをすぐさま行いましょう。セミナー終わりの熱が冷める前に連絡することで、次に繋げやすくなります。

5-2.案件化するかどうかを見極め、フォローする担当を決める

むやみやたらに連絡すると、参加者から連絡があったときにレスポンスが遅くなったり、適切な対応ができない可能性があります。担当を決めておきましょう。

5-3.別の自社セミナーへの誘導

次回開催予定のセミナーや違うジャンルのセミナーがあれば、そちらにも参加してもらえるよう誘導しましょう。会社そのもののファンになってもらえれば、集客も楽になります。

5-4.欠席者へのフォロー

やむを得ず当日に欠席される方がいた場合のフォローも欠かさずしておきましょう。セミナーの資料がデータであるなら送付してあげたりすると親切です。

6.まとめ

セミナーの規模や内容によってはスポンサーの募集をかけたり、当日の運営が難しいものとなったりしますので、プロに委託するのも1つの手です。

当社ではこれまでに沢山の企業様のイベントをサポートしてきました。それらの事例をこちらで紹介しております。

また、セミナー代行業者に依頼する場合のポイントをこちらにまとめていますので、是非参考にしてみてください。
⇒【セミナー代行業者、依頼する際知っておくべき重要なポイントとは】