セミナー開催にかかる費用とは？勘定科目の扱いは何か

セミナーを開催するには多かれ少なかれ費用がかかります。セミナーを開催しようとしているご担当者は、次のような悩みをお持ちではないでしょうか？

「セミナー開催にはどんな費用がかかるのだろうか？」

「セミナー開催費用を押さえるにはどうしたらいいのだろうか？」

「セミナー開催にかかった費用は勘定科目の扱いはどうすればいいのだろうか？」

この記事では、このような悩みを持ったご担当者に向けて、セミナーの開催費用はどのようなものがあるのか、開催費用の抑え方や勘定科目まで、セミナー費用についてお伝えしていきます。

1.セミナー開催費用は何がかかる？

セミナーを開催するには以下のような費用が必要です。

・集客費用

・司会・講師・運営スタッフ・事務局スタッフの人件費

・会場費

・録音や撮影ほか消耗品などの雑費

・配布物準備費

セミナーを開催するには、参加者がいなくては始まりません。
雑誌、チラシ、ネット広告などの広告出稿日、プレスリリースの作成やその配信にかかる費用、ダイレクトメールを作成しそれを送る費用など、どのように集客するかによって費用や内容が異なります。セミナーの内容や集客を見込む客層に合わせて効果的な方法をとりましょう。

当日セミナーを滞りなく運営するには運営スタッフも必要です。
当日の運営スタッフ、さらにセミナー開催前から事務局を開設する場合のスタッフ、司会、外部講師への公演費用も人件費に含まれます。自社スタッフ、自社講師を使うことで人件費を抑えることはできますが、セミナーの規模が大きくなる場合は外部スタッフ、外部講師を活用することでよりスムーズな運営が期待できます。

会場費は集客規模によって変わります。集客規模が大きければそれだけ広い会場が必要です。その分金額も上がるため注意しましょう。

当日のセミナー内容を後日コンテンツ化する計画がある場合は撮影器具が必要です。すでに用意がある場合はよいのですが、ない場合は購入費用またはレンタル費用がかかります。また、当日参加者に配布物がある場合は印刷代や、配布物を準備し会場に送る送料なども必要です。

2.セミナー開催費用を抑えるためには

セミナー開催費用を抑えるためには、セミナー規模を抑えることが効果的です。

いきなり大規模なセミナーを開催してしまうと、それに見合うための広い会場、大規模な集客活動が必要となります。広い会場は会場費も高くなりますし、集客活動も大規模になればなるほど費用が上がります。
また、大規模なセミナーには運営スタッフも多く必要となるため、人件費も増えてしまうのです。これでは開催費用だけが膨れ上がり、負担が大きくなりすぎます。

まずはテストマーケティングという意味も含めて、10人規模で集客が可能かどうかを確かめていきましょう。人数を押さえておくことで、セミナー開催費用を最低限に抑えることが可能です。

また、セミナー開催費用の中で高額になりがちなのが外部講師に支払う講師費です。
有名な方を講師として呼ぶ場合は費用が跳ね上がります。それだけ集客力が上がるという効果もありますが、開催費用を抑えるという意味ではあまりおすすめできません。まずは講師を会社内で用意することで、講師費用をカットしましょう。

規模を抑えたセミナーをまずは開催することで、これくらいの規模ならこれくらいの費用がかかる、という相場観ができます。また運営スタッフの必要人数、集客効果なども把握でき、次のセミナーに活かすことができるでしょう。

3.セミナー開催費用、勘定科目の扱いは？

セミナー開催に支出した費用は、開催後きちんと経費として計上しなくてはなりません。
その場合、開催費用の勘定科目をどのようにしたらいいのか迷うご担当者もいるのではないでしょうか。

勘定科目は「何に支出したか」ではなく「何のために支出したのか」で決めるものです。
セミナー開催にかかった費用を経費として計上する場合、勘定科目は以下のようなものをまとめてセミナー運営費として設定できます。

・会場費

・テキスト作成費

・セミナー時に参加者に出したドリンクやおやつの購入費用

・懇親会の費用

セミナーを開催し、運営するために支出した費用をまとめて、セミナー運営費とすることができるのです。これらの費用をきちんとまとめて経費として計上するようにしておきましょう。

4.セミナー開催費用の内訳をもっと細かく解説！

セミナーを開催するために必要な費用はどれくらいかかるのか、それぞれの内訳についてももっと詳しく知りたい！というご担当者には、こちらの記事でセミナー開催費用について詳しく解説してあります。ぜひチェックしてみてください。

⇒【費用はどのくらい？30～50人規模のセミナー運営】

5.まとめ

セミナー開催にかかる費用や、費用をなるべく抑える方法、セミナー開催費用の勘定科目についてご紹介しました。

セミナーにかかる費用に対しての効果を最大化するには、プロの代行サービスを利用することも効果的です。費用対効果についてお悩みの場合などは、イベント会社ニューズべーズにぜひお問い合わせください。