イベント/セミナー開催に掛かる費用とは？費用と勘定科目の考え方のまとめ

セミナーや会議、物産展などイベントを開催するためには、多くの費用が発生します。

会場費用やアルバイト代、広告宣伝やゲストを招く場合は講演費用など、その内訳も多種多様です。
イベントを開催する運営者として、そのような費用を経費処理していくには、どのように仕分けをして、勘定科目に落としていけばいいのでしょうか。

本記事では、イベントを開催するに当たって必要となる費用について解説します。各費用はどのように仕分けをして計上すればいいのか、勘定科目の内訳についてもわかりやすく説明していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

イベント/セミナー開催にかかる費用とは

イベントやセミナーを開催するためにかかる費用はいくらくらいかかるのかと疑問を持っている方も多いと思います。イベントやセミナーを開催するためにかかる費用の平均相場は、80万円だと言われています。

 

イベントやセミナーを開催するためにかかる費用は以下のようなものです。

・会場の手配

・広告・宣伝

・スタッフ

・販促品など

・ゲストや講師など

・その他(看板、駐車場、施設利用、ホームページなど)

 

イベントやセミナーを開催するためには最低限、以上のようなものに費用がかかります。また、イベントやセミナーの規模によって会場の手配にかかる費用が増えたり、ゲストや講師に有名人を呼ぶとさらに費用が増えます。

このようなことから、大規模のイベントやセミナーを開催するためには、100万円以上の費用がかかります。

 

イベント/セミナー開催費用を抑えるには

イベントやセミナーの開催費用を抑えるには、先ほど説明したイベントやセミナーを開催するためにかかる費用を少しずつ安く抑えることが重要になります。会場の手配にかかる費用は、会場をレンタルするなどで安く抑えることができます。

広告・宣伝にかかる費用は、紙などを使った広告やサイトを作成しての広告ではなく、SNSを利用することで安く抑えることができます。スタッフにかかる費用は、できる限り自社のスタッフで運営をし、外部のスタッフの人数を減らすことで安く抑えられます。

販促品の部分では、手を抜かないで決められたコストの中で良いものを準備しましょう。ゲストや講師などにかかる費用は、交渉をして安く抑えられるのであれば安く抑えるようにしましょう。その他の部分は、必要最低限のコストで準備できるものを提供しましょう。

 

このような細かいことの積み重ねによって、イベントやセミナーの開催費用を抑えることができます。また、費用を勘定科目として計算することで、お金がどのように動いたか明確になります。

 

イベント/セミナー開催費用と勘定科目について

1.会場の手配にかかる費用

イベントを開催する際、自社の社屋などを利用する場合を除き、会場を手配する必要があります。この会場費はイベント全体の中に占める費用の中でも、もっとも大きな費用の１つです。

 

会場費と一言でいっても、具体的には以下のようなものが含まれます。

・会場利用料

・各種備品のレンタル料

・その他

 

イベント会場の利用料は、会場の立地や規模、人気度合いなどによって異なります。

会場費の仕分けについては、イベント内容が会議などの場合は会議費となり、自社サービスの販促目的などの場合は広告宣伝費または販売促進費として計上することになります。

2.広告・宣伝にかかる費用

イベント周知や集客のために利用する広告や宣伝のために掛かる費用です。

 

・DM・ファックス送付

・プレスリリースサイトの構築

・フライヤーの配布

・紙媒体、Web媒体での広告宣伝など

 

これらの活動に利用される費用が広告・宣伝のための費用です。

ビラ配りのためのビラ制作については、この広告・宣伝のための費用ですが、それを街頭で配る人員の費用については、この費用に含ませるかは考慮する必要があります。

こういった一連のイベント周知、集客のために使われる広告・宣伝のための費用は広告宣伝費として勘定科目の仕分けをして計上していきます。

3.スタッフにかかる費用

イベントの運営には、多くの人員を投入する必要があります。その際にかかってくるのが人件費です。

 

イベントスタッフについては、一般的に以下のような役割の人員が必要になります。

・管理責任者

・進行役

・アシスタント

・受付担当者

・誘導スタッフ

 

また、イベントスタッフの飲食などについても費用負担が発生しますが、この分も人件費として算出する必要があります。場合によっては、司会進行などの専門スタッフも必要になるでしょう。

このように、イベント開催には多くの人員が参加する必要があり、そこに掛かるさまざまな費用が発生しますが、これらの勘定科目は人件費として処理するのが一般的と言えます。

4.販促品などにかかる費用

イベント参加者に対して配布する各種資料やパンフレット、ノベルティなどの販促品についての準備が必要となります。

この経費処理については、通常は販売促進費もしくは広告宣伝費として対応する場合が多いようです。ちなみに一般的に販売促進費や広告宣伝費として計上するためには、不特定多数に対する販促品である必要があります。

仮に特定の人に対して準備する販促品を経費計上するための勘定科目については、厳密には接待交際費として計上する必要があることは覚えておきましょう。

5.ゲストや講師などにかかる費用

イベント開催に際しては、イベントに見合った講師や、芸能人のようなスペシャルゲストの準備をする場合があります。その際にギャラとして計上する費用はどのような勘定科目になるのでしょうか。

この場合も、販売促進費や広告宣伝費の一部として計上する場合が多いようです。

ゲストを招くに際しての交通費や、イベント中の飲食代などについても、販売促進費や広告宣伝費の一部として計上するのが一般的と言えます。

 

ただし、交通費などそれぞれの費用分を別の勘定科目に仕分けする税理士もいるようなので確認することが必要です。

6その他にかかる費用

上記は、一般的に掛かってくるイベント経費についてですが、当然それだけではイベント開催の経費は収まりません。イベント準備に欠かせない備品の購入費用やイベントの企画に必要な資料の購入費用、その他必要となる諸々の経費についても、しっかりイベント経費として仕分けを行う必要があります。

 

その他で費用がかかるものは以下のものです。

・看板

・駐車場

・施設利用

・ホームページ

 

看板にかかる費用

イベントやセミナーの開催に際して、会場前に看板を置くことで参加者がどこが会場だかわかりやすくなります。その際にかかる看板の費用は、建物に固定されている場合、建物付属設備として扱われます。屋外の看板の場合は建築物として、簡易な看板の場合は器具及び備品として、10万円未満の看板の場合は、消耗品として扱われます。

そのため、場合に合わせた勘定科目として処理しましょう。

 

駐車場にかかる費用

駐車場にかかる費用は、研修のためのイベントやセミナーの場合、研修費として扱われます。また、取引先との接待のためにかかった駐車場の費用は、交際費として扱われます。そのため、時と場合によって駐車場の費用の扱いが変わるため注意が必要です。

 

施設利用にかかる費用

施設利用にかかる費用も時と場合によって扱いが異なります。イベントやセミナーの目的が研修の場合は、研修費という扱いになり、会社や商品の宣伝のためのイベントの場合は、広告宣伝費や販売促進費になるため、帳簿の整理の際には気を付けましょう。

 

ホームページにかかる費用

イベントやセミナーのためにホームページを作成する場合もあります。その際にかかる費用は、広告宣伝費として計上できます。

 

まとめ

会場費用やアルバイト代、広告宣伝やゲストを招く場合は講演費用など、イベント開催で発生する多くの費用の仕分けは複雑です。イベントを開催する運営者として、そのような費用を経費処理していくには、どのような仕分けをして、勘定科目に落としていけばいいかは難しい判断になります。

イベントの趣旨や運営状況を考慮して、税理士などとも相談しながら適切な勘定科目に沿った経費処理を行うようにしましょう。