カンファレンスは代行できる！対応する業者の特徴やサービス内容とは？

ビジネス的なカンファレンスを開催するにあたっては、たいへんな時間とリソースが必要です。セミナーや会議の開催する場合よりも負荷が大きく、かなり大きなプロジェクトとなるでしょう。

自社で開催・運営できない場合は、「運営代行業者」へ外注するという方法があります。

本記事では、カンファレンスを代行する業者の特徴や、サービス内容について解説します。カンファレンスの開催を検討しているのであれば、ぜひ参考としてください。

1.カンファレンスを代行するメリット

カンファレンス運営を代行する最大のメリットは、「工数が大幅に削減される」という点です。

冒頭でも述べたとおり、カンファレンスを開催するということは、たいへんな労力や工数がかかるものです。

場合にもよりますが、「カンファレンス」と呼ぶのであれば、規模感はかなり大きいではずです。数百人、あるいは数千人の規模で開催することもあります。冒頭でも述べたとおり、セミナーや会議とは比較にならないほど、数多くの工数が必要です。

そこで、カンファレンス運営を代行することでこういった工数は大幅に削減されます。

運営代行業者は、カンファレンス運営に関する業務の大部分を請け負う業者です。したがって自社は、カンファレンス内でのコンテンツ作成に注力できるなど、好ましい環境へと置かれるわけです。

また、「中核業務」に対して、カンファレンス関連の工程が支障をきたすこともほとんどなくなるでしょう。

2.カンファレンスを代行できる業者の例

カンファレンス運営を代行する能力がある業者について、いくつか紹介します。

2-1.newsbase.inc（ニューズベース）

「ニューズベース」は、創業以来30年間にわたり、業界で第一線を張っている運営代行会社です。

カンファレンスを含む、大規模なイベントの受注経験も豊富。「セブンイレブン」や「住友化学」などの、大企業とも取引実績を持っています。

具体的には、以下のようなサービスを提供しています。

・会場の準備

・ステージ機材の用意・運用

・スタッフ派遣

・台本やスライドの作成

・各種看板や案内の設置

・記録

・アフターケア

費用感については、上記の例で、200万〜300万円といったところです。

2-2.SOUBUN

「学会」の運営代行を専門としている業者です。カンファレンス代行はもとより、「学会」の維持、運営の代行を得意としています。学会の運営代行を依頼する業者としては、ファーストチョイスと言っても過言ではないでしょう。

サービス内容としては主に以下です。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・ブース設営

・配布物作成

以上の内容で、費用感はおよそ400万円程度です。

2-3.アイビーインターナショナル

グローバルなカンファレンスを得意としている、珍しい代行業者です。言葉の壁が問題にならぬよう、翻訳などのサービスも充実しています。海外へ向けて発進するカンファレンスを代行するうえでは、心強い存在と言えるでしょう。

提供しているサービスは主に以下のとおりです。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・備品の用意

・演出

以上のサービスであれば費用感は250万〜300万円程度となります。

3.カンファレンス運営代行ならニューズベースがおすすめ！

上記を踏まえたうえでおすすめしたいのが、株式会社ニューズベースという運営代行業者です。

ニューズベースは、ビジネス的なカンファレンスの開催を得意としています。年間400件以上の案件を受注しており、信頼感は抜群。在日スイス大使館のイベントを代行した経歴も持っています。

主なサービス内容は以下のとおりです。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・備品や機材の用意

・台本やスライドの作成

・ブース設営

・資料作成

費用感としては、上記のサービス内容でおおむね100万円から150万円程度。ただし参加人数などによっても変動するので、一度ニューズベースへ問い合わせることをおすすめします。

4.まとめ

カンファレンスを開催するにあたっては、ものすごく大きな業務負荷が発生します。

小規模なイベントではないので、大掛かりなプロジェクトとなるでしょう。

リソースやノウハウが自社でまかなえれば問題ありませんが、そういった状況にあるのは、あくまでも稀なケースでしょう。不十分な体勢でカンファレンス運営に取り組むと、多大なる失敗を招く可能性があります。

また、中核業務への悪影響についても、かなり大きな懸念材料でしょう。

自社でカンファレンス開催が実現できない場合は、株式会社ニューズベースのような運営代行業者へ外注することをおすすめします。

運営代行業者であれば、豊富なノウハウや知見に基づき、良質なカンファレンスの開催を実現できます。