ビジネスマッチングイベント、知っておきたい運営フロー

1.ビジネスマッチングとは

ビジネスマッチングとは、新たな商談、営業先、提携先などを紹介する場です。しかし、それはただ単に自社の商品を売る相手先としてだけではありません。資金面や建物、設備などのハード面、ノウハウや人材などのソフト面も含めて不足しているリソースをお互いに補うことで新たなビジネスチャンスを創出する場ともなるのです。

大企業はもとより、経営資源に乏しく知名度やネットワークが少ない中小企業やスタートアップ、ビジネスメソッドが不足している自治体などにはとりわけ有効な場であるといえます。

現在では銀行や自治体、民間団体が橋渡し役となり各地でビジネスマッチングが行われています。また、ビジネスの国際化を踏まえて日本と海外の企業を結ぶ取り組など、マッチング方法も多岐にわたっています。

2.ビジネスマッチング運営の課題

ビジネスマッチングに参加したいという企業のニーズは様々です。ニーズとして、以下の点をあげることができます。

・技術に特化した提携先や下請け会社を探している。

・技術を評価してくれる企業とのパイプを持ちたい。

・下請け・元受けの枠を超えて協業できるような提携企業が欲しい。

・様々な企業と交流をしてビジネスにつなげたい。

・効率的なPR方法を見つけたい。

・他業界との交流から新たな発想を得たい。

・飛び込み営業よりも効率的な方法を探したい。

・世界と交流を行い、ビジネスチャンスを広げる足掛かりにしたい。

運営する側はこのような参加企業のニーズに沿いながらビジネスマッチングの場を提供する必要があります。

例えば、業種を超えた交流を希望する企業をターゲットにする場合、幅広い業界の企業を集める必要があります。逆に技術や自社の強みを生かしたいという企業をターゲットにした場合には、最新の技術を展示し、情報交換や商談の機会を提供するイベントを開催する必要があるでしょう。

ビジネスマッチングイベントを開催する企業や運営者は参加企業の多彩なニーズに合わせて満足するイベントを行わなければなりません。

3.ビジネスマッチングイベントの種類

ビジネスマッチングイベントにはニーズに即した様々な種類があります。開催地域や主催団体も多種多様で、大手メガバンクが主催するものから民間企業や自治体、地域の商工会議所まで様々な団体が、東京や大阪など大都市圏から日本全国の各地方でビジネスマッチングイベントを開催しています。

■地方自治体や商工会議所

例えば、前述の異業種間のビジネスマッチングのニーズに関しては地方自治体や商工会議所、青年会議所などがエリアにある幅広い企業への参加を呼び掛ける方式でビジネスマッチングを行っています。例として、浜松市や相模原市では下記のイベントを行っています。

ビジネスマッチングはままつ｜http://www.hamamatsu-bmf.jp/

ビジネスマッチングさがみはらコミュニティ｜http://www.sagamihara-jc.com/schedule/20180323/　

■民間企業

また、業界に特化した場として例をあげると、フード業界に特化した「アグリフードEXPO」が東京で、更に業界を絞り込んだ「ミートフードEXPO」が東京と大阪で開催されています。

アクリフードEXPO東京｜https://www.agri-foodexpo.com/

ミートフードEXPO（東京・大阪）｜http://yakinikufair.com/business/

■官民一体

ほかにも、官民一体となったマッチングとして農林水産省の提唱する「農業女子プロジェクト」というコンセプトに沿い、民間の信用金庫や東京の民間企業が全国の農業女子とコラボして新しい取り組みを始めるビジネスマッチングも行われています。

農業女子プロジェクト｜https://nougyoujoshi.maff.go.jp/

4.イベントの運営フローとは

イベントの開催には大きく分けて「企画・準備」「当日の運営」「アフターフォロー」という3つの段階があります。イベントの準備から開催、フォローまでの流れは以下のようになります。

5.規模が大きくなればなるほどプロが強い味方に

イベントの開催には実務面で様々な課題があります。当日の運営や終了後のフォローはもちろんですが、準備段階での「ゲストの召集」や｢会場の手配｣｢スケジュールの作成｣「会場設営」といった運営面。そして「集客」や「費用対コスト」の検討や外注業者の選定など隠れた部分も含めると通常業務を圧迫する程の業務量になります。

イベントの規模が大きくなるに従い、関わる関係者も増え、準備から運営・管理に必要な手間は膨らむことになります。また、規模によっては道路使用許可などの許認可が必要になることもあります。集客状況によって会場の変更を考える必要がある可能性も忘れてはいけません。

特に運営ナレッジが社内に蓄積されていない場合や新たに立ちあげるイベントの場合には、来場者や顧客対応など、重要な業務に社内リソースを集中したいものです。イベント業務全体や必要に応じて、イベントのプロフェッショナルに一部のアウトソーシングを行うのも一つの方法です。

事項ではイベント専門企業ニューズベースのビジネスマッチング事例を紹介します。海外と日本企業の橋渡しという難易度の高いイベント事例です。

6.運営を業務委託されたお客様の声

7.ビジネスマッチングイベント開催時の課題と解消方法

6-1,6-2にて、ビジネスマッチングイベントの事例を紹介してきましたが、ビジネスマッチングイベント開催時に起こる課題とは、具体的にどのようなものが多いのでしょうか。

イベント専門企業に業務を委託することで得られるメリットは、下記のような課題解決が可能な点にあります。

・イベント当日までの細かな設営等の準備に何が必要なのかわからない。
→運営に関するレクチャーを受けられ、ノウハウをしっかりと学ぶことができる。

・イベント当日までのスタッフへのオペレーションレクチャーができない。
→イベント準備に知識のないスタッフへの十分なレクチャーが受けられ、当日安定した運営が可能となる。

・当日のイベント運営への不安がある。
→本番時の想定外の対応や突然のトラブルへの対応がスムーズに行える。

・漠然としたイベントイメージはあるものの、具体的なコンテンツが思いつかない。
→イメージを伝えると具体的なイベントコンテンツの提案をもらえる。

・本来の業務に支障をきたさないリソースの確保がしたい。
→準備に多大な負担を感じることなく、主催者は本来の業務に集中できる。

・開催後のリードフォローがうまくいかない。
→目的に応じて、開催後のフォローについても相談可能。

ビジネスマッチングイベントは、ただ開催するだけでは開催メリットが少なくなります。

ビジネスマッチングイベントの開催は、開催後のビジネスへの発展が目的となることが多く、その為にはイベントの内容を充実させる必要性があります。
十分な事前準備とリソースの確保は参加者の満足度向上に大きく影響し、蓄積したノウハウを持つイベント専門企業の利用はこうした内容をまとめて解決することが可能です。

ビジネスマッチングイベント開催時には、是非一度検討してみてはいかがでしょうか。

8.まとめ

ビジネスマッチングイベントは集客や販路の拡大など新たなビジネスチャンスを模索する企業にとり、改善の糸口となる大切な場です。民間企業から商工会、自治体まで様々な切り口で開催することが可能です。

だからこそ、出展者のニーズをしっかりと捉えイベントを企画することが成功への大きな鍵になります。しかし、イベントの開催には企画、集客から設営、運営、アフターフォローまで様々な業務が発生します。

限られた社内リソースを有効に活用しイベントを成功に導くためにも、プロフェッショナルへのアウトソーシングを行う経営判断が必要です。ご紹介した事例も参考にしていただき、外部業者とコラボレーションを行うことで、イベントを有意義なものにしてください。

参考

・ビジネスマッチングのための支援：中小企業庁
・経営改善支援としてのビジネスマッチング – 金融庁