経営方針発表会の招待状・例文や出す時のマナーとは

経営方針発表会の開催が決まったら、案内文を送付しなければなりません。発表会の案内は社員だけでなく、関係各社にも送る必要があります。

この記事では、経営方針発表会の案内の例文、及び案内を送る時に気を付けたいマナーについて解説します。

1.経営方針の決定の前に経営理念を考える

経営方針発表会を行う前に企業の経営理念について考えましょう。

経営方針とは、企業が行う経営、目指している経営にどのようにしたら近づけるのかを決めるためのものです。そのため、経営理念がない状態では経営方針を決定することは不可能になってしまうので、経営方針を決める前に必ず経営理念を考えるようにしましょう。

また、経営理念を考える際に「利益をあげることが目的」や、「企業の存在意義を証明することが目的」などさまざまな経営理念があると思います。

この経営理念の目的を明確に決定することにより、企業の基盤がしっかりし、企業に勤める全員の目指す目的が明確になるため、より洗礼された企業になります。

このようなことから、経営方針の決定の前に経営理念を明確に決定することがとても重要です。

2.経営方針発表会の参加者へ案内を送る

経営方針発表会の招待状は、社員だけでなく取引先など企業に関係する各社にも送る必要があります。最大の社内イベントである経営方針発表会は、次の2つの目的を持っています。

・社員への計画の周知と実行のキックオフ
・利害関係者への周知と協力要請

招待状は、この２つの目的を達成できるように、参加者へと送るものなので、まずはこの目的について知っておきましょう。

経営方針発表会の目的１：社員への計画の周知と実行のキックオフ

経営方針発表会の最大の目的は、社員が経営理念と経営計画を理解し、実行できるように決意を新たにすることにあります。

とはいえ、ただ計画を一方的に話して終わりでは、社員の企業理念への理解を深めることはできません。「会社が何を目指しているのか」「その目的を達成するために、自分にどのような役割が課せられているのか」を、社員1人1人が自覚してこそ、はじめて経営方針発表会を行った意義があるといえます。

そのためには、表彰式や懇親会など、社員の士気を高め、楽しめる時間を準備するのも大切です。場合によっては、カクテル・パーティー形式や私服指定のドレスコードなど、工夫を凝らすのも1つのアイデアです。

また、経営理念を明確に決定しておくことで経営方針発表会の際、社員が目指すべき目的をイメージしやすくなります。

経営方針発表会の目的２：利害関係者への周知と協力要請

会社の経営は、会社だけで成り立つものではありません。資本の提供者である仕入れ先や金融機関を始め、外部の重要な関係者を招き、自社の経営理念を知ってもらうことも経営方針発表会の狙いの1つです。

主な参加者の候補は、得意先、仕入れ先、銀行、リース会社、保険代理店、社外取締役や相談役など、普段から緊密なパートナーシップを築いている外部業者です。外部業者に自社の経営理念を共有してもらうことで、今後の経営における協力体制を強固にすることができます。

その際に、より明確なビジョンがあることが各企業と共有できば、多くの支援を行ってもらえるようになる可能性が高くなるため、経営方針発表会で伝えるべき内容は明確にしておくことが重要です。

このように、経営方針発表会は社内、社外それぞれに対して案内状を送る必要があるのです。

3.招待状を送る方法

招待状を送る時は、社内と社外、それぞれに適した方法をチョイスしましょう。

3-1.社内への招待状

社内へは基本的にメールで案内を送ります。朝礼も良い告知タイミングです。

重要なイベントなので、聞き漏らす社員がいないようにしましょう。支店やグループ会社をはじめとした関係者各社へのメール送付も忘れないようにしましょう。

案内文の挨拶は「お疲れ様です」とし、経営方針発表会を開く旨を伝えた後、下記の情報を列挙します。

・日時
・場所
・住所
・内容
・服装

経営方針会で発表する内容をより明確に記載しておくことで、社員は経営方針発表会のイメージが付きやすくなります。また、招待状は遅くても経営方針発表会の3週間前には送るように心がけましょう。

3-2.社外への招待状

金融機関、商工会議所、取引先など関係者各社には、手紙やハガキ、FAXなどの手段で招待状を送付するのが一般的です。個別で招待状を送付するのと同時に、会社のHPでも案内を載せておくと良いでしょう。

また、社外の関係者へ案内を送る時は、とりわけマナーに気を付けましょう。招待状を送る時期は、経営方針発表会の開催日から約2か月前が理想です。早めに送ることで、相手のスケジュールへの配慮を示すことができます。

情報は簡潔に、また正確にわかりやすく記載しましょう。

どの会社も忙しい中で案内を送るため、参加を強要しないことも大切です。余裕のある返信期限を設定し、「おそれいりますが、〇〇日までに出欠のご回答をいただきますようお願いいたします」と一言添えましょう。

また、懇親会がある場合は、会費を記載することも忘れてはいけません。このようなことから、社外へ招待状を送る際には細心の注意を払い行うことがとても重要です。

4.ビジネス文書や招待状の書き方

ビジネス文書や招待状の書き方は以下の通りです。

ビジネス文書や招待状を書く際には以上のことを意識して書いてみてください。

5.経営方針の例文を紹介

それでは、社外向けの案内文書の例を紹介します。

【経営方針発表会の例文1】

【経営方針発表会の例文2】

6.まとめ

経営方針発表会の案内文例を社内・社外へ送る際のマナーを解説しました。

社外へ案内する場合は、余裕を持って約2か月前から送り、みなさまが参加しやすいように会社のHPにも記載するのがおすすめです。

マナーをわきまえ正確な案内を送ることで、経営方針発表会への意気込みを示すことができます。社員、関係者各社がもれなく参加し、「来てよかった」と思えるような経営方針発表会にするためにも、案内の送付は抜かりなく行いましょう。