カンファレンスに用いられる一般的な受付方法やシステムについて知ろう！

カンファレンス当日は、会場設営や本番リハーサル、各種準備に忙しくてなかなか受付業務だけにフォーカスして取り組むことが難しいのが現実です。

しかし、参加者の案内や誘導をスムーズに行うためには、当日の受付業務に注力するだけでなく、事前に準備すべき項目や意識すべきことがあることをご存知でしょうか。

本記事では、カンファレンスにおける受付業務の流れや準備すべき内容、効率化の図れるシステムの解説について行っていきます。

1.カンファレンス受付の流れ

以下では、カンファレンスにかかる受付の流れを「事前準備」「当日の運営」「事後対応」の3つに分類して解説します。

1-1.事前準備

受付業務では、本番前日までに以下の項目に関する準備をしておくことが不可欠です。

・申込フォーム及び受付名簿の作成

・配布資料の用意

・来場者管理

・決済及び集金システムの構築

カンファレンスを効率的に運営していくためには、各種フォームの作成や、来場者を管理するシステムと併せて決済・集金を一元管理するシステムを設計することで、人為的ミスやトラブルを軽減することが可能です。

1-2.当日の運営

当日の受付業務は、来場者の受付をはじめ案内や誘導にフォーカスすることが求められます。満足度の高いカンファレンスの実施を目指すためには、受付業務を滞りなく行うことが重要です。必要によっては、事前にマニュアルやオペレーションを用意しておくことで、業務の質を均一に保つことができるとともに、余裕を持って業務にあたることができます。

1-3.事後対応

受付業務は案内や誘導だけで終わりではありません。来場者から集計したデータを分析・加工することで、以降のアフターフォローや次回の実施に活かすことができるため、良質なサイクルを回すことで付加価値のあるカンファレンス実施につなげることができます。

2.システムを用いることで受付を効率化できる！

事前準備から事後対応までに都度人員やコストを割いていては効果的な運営を行うことはできません。そこで活用したいのが受付管理システムです。

以下では、業務の効率化に寄与するシステムを紹介します。

2-1.「E-VE！(イーベ)」

○受付業務の効率化及びサポートによって業務負荷の軽減に寄与「E-VE！(イーベ)」

E-VE！(イーベ)は、株式会社フラッグシステムによって開発されたカンファレンスを含む各種イベント業務を一元管理・支援するシステムです。

これまでのカンファレンス業務は、参加者受付にかかる案内から告知、受付フォームの作成など多岐にわたる業務が不可欠でした。

しかし、イーベを活用することで、これらの業務を簡単な操作のみで作成することができます。そのほか、参加費の入金状況や、参加者へのリマインダーメール、開催後のアフターフォローに至るまで、幅広い内容をカバーしてくれます。

カンファレンスを主催する企業は、業務プロセスの省人化や低減だけでなく、コストの削減を図ることが可能です。

https://www.event-form.jp

2-2.「スパイラル」

○集客から受付、データ活用までワンストップで利用可能「スパイラル」

スパイラルは、株式会社パイプドビッツが運用するカンファレンスやセミナー運営の予約受付・管理、データ活用までを行うことができるシステムです。

これまでに大手企業や官公庁など3500以上の利用実績を誇り、大小問わずイベントの開催が効率化及び成果の最大化を図ることができます。スパイラルでは、イベントページや受付フォームの作成をはじめ、集客メールやスケジュール管理、参加者アンケート、効果測定ツールなど、準備や運営段階だけでなく、事後活用することが可能なため、複数回のカンファレンスの実施を計画している企業や、リソースが投下できない組織には最適のシステムと言えます。

https://www.pi-pe.co.jp/lp/seminar.html

2-3.「WEBCAS formulator」

○効果的に集客・受付・管理・フォローアップまだ行うなら「WEBCAS formulator」

WEBCAS formulator(ウェブキャス　フォーミュレーター)とは、株式会社エイジアが手掛ける誰でも簡単に、思い通りのアンケートやフォームを作成することができるシステムです。

WEBCAS formulatorでは、カンファレンスに不可欠な各種アンケートやフォームの作成だけでなく、テンプレートやインターネットリサーチ、リアルタイムな集計・分析も使うことができるため、専門的リソースを有していなくても効率よくカンファレンスを実施することができます。

https://webcas.azia.jp/formulator/

3.カンファレンス運営代行ならニューズベースがおすすめ！

カンファレンスの受付及び運営を効果的に行うためには、受付管理システムを導入することで社員の負担を軽減することが可能です。

しかしカンファレンスに係る業務は、受付以外にも企画立案やコンテンツの制作、マーケティングやプロモーション手法の策定など多岐にわたります。

そのため、スポット業務だけを効率化しても生産性や効果の最大化が図れるわけではありません。

そこで活用したいのが、カンファレンスの運営代行を手掛ける「株式会社ニューズベース」です。

ニューズベースでは、各種スポット業務だけでなく、準備から運営、事後対応までを網羅したトータルサポートや、長期的運用に長けた提案からコストの削減や属人化の解消につながるアドバイスをオーダーメイドで設計してくれます。

カンファレンスの受付及びトータルサポートをご希望の方は一度ニューズベースまでご相談ください。

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4.まとめ

本記事では、カンファレンスにおける受付業務の一連の流れや、使うと効果的な受付管理システムについての解説をしてきました。

当日の受付は来場者に失礼のないよう滞りたく行うことが大切です。そのためには、事前に受付業務の内容や自動化できる方法を理解して、組織のリソースに応じて導入することで、より効果的なカンファレンス開催につなげていきましょう。