実際どうなの？セミナー開催代行の会社を利用する流れについて

セミナーを開催して、成果に繋げるためには、十分な事前準備のノウハウが必要です。準備とノウハウ、いずれか一方でも欠けてしまうと、セミナーの開催はうまくいきません。
形としてはセミナーの格好がついたとしても、狙っている成果を挙げるのは難しいです。

とはいえ、自社において十分な事前準備とノウハウが用意できないケースもあります。

もし自社でセミナー開催について体系化できていないなら、セミナー開催代行運営会社を使うという方法を検討するのも良いでしょう。

1.セミナー開催代行会社がサービスを提供するまでの流れ

セミナー開催代行会社を利用した場合、おおむね以下のような流れでサービスが実施されます。

1-1.内容をヒアリング

最初に、セミナー内容や目的をヒアリングします。
同時に代行する業務範囲をどこまで広げるかも、ヒアリングの段階で確定します。

セミナーの成否を左右する、たいへん重要な段階です。セミナーの内容や目的を、正しくシェアすることがポイントになります。

1-2.セミナーのプランニング

セミナーの基本的な部分をプランニングします。
配置すべきスタッフ人数や機器の種類、位置などを策定します。

また、おおまかなタイムスケジュールや、作成すべき資料などが決定するのも、プランニングの段階です。

1-3.セミナー事務局開設

セミナー全体のプランニングが完了したら、セミナー事務局を開設し、窓口を一般公開します。

セミナー参加希望者からの電話、メールの対応をします。

1-4.申込管理／報告

セミナー申し込み者の情報管理などを行います。また、集客状況なども、逐次報告されます。

1-5.当日運営

セミナー当日、受付や人員整理など、必要なスタッフを配置。セミナーが正常に進行するよう手配されます。トラブルなどがあれば、適宜対応します。

1-6.フォロー対応

今後の集客アップにおいて、たいへん重要な段階です。
マーケティングや、営業方法に関して、アドバイスなどのフォローが受けられます。

セミナー開催代行を実施している会社から、いかにノウハウを吸収できるかがポイントです。

2.セミナー開催代行会社が事前準備してくれるもの

セミナーを成功させる上では、事前準備が何よりも大切です。
準備が不十分だと、セミナーの進行や参加者の満足度に悪影響を及ぼすかもしれません。

また、不測の事態についても予測し、対応策を準備しておくことが必要です。
セミナー開催代行会社なら、十分な時間とリソースを投下し、万全の体勢に仕上げてくれます。

また、セミナーで必要になる準備物も用意してくれます。

準備物は、おおむね以下のとおりです。

• パンフレット
• 講演資料
• 申し込み用ホームページ
• 運営マニュアル
• 台本
• 展示物
• 各種機材
• 申し込み管理システム
• 受講証
• 名札
• アジェンダ
• 飲料水

セミナーの開催時刻や長さによっては、昼食を用意する必要がある場合も。
もし必要であれば、それもセミナー開催代行会社で準備できます。

他にもセミナーの目的や形態によって、必要となる準備物も出てくるでしょう。それらも大抵のものであれば、用意してもらえます。

3.セミナー開催日の当日運営対応

セミナー開催日当日においては、合理的な対応が要求されます。
あらかじめ規模感や過去の経験を踏まえておかなければ、対応するのは難しいです。

しかしセミナー運営代行会社なら、ノウハウを活かして適切に対応してくれます。特に不測の事態が起こった際は、頼りになるでしょう。

開催当日は下記のような対応が必要になります。

• 来場者受付
• 講師のアテンド
• 進行、時間の管理
• 参加者への案内
• 照明の調整

いずれもセミナー開催における経験がなければ、適切な対応を取るのは難しいでしょう。
特に時間の管理は、運営代行サービス会社がおこなわなければ、ずさんになりがちです。

4.セミナー後のフォロー対応

セミナー終了後は、セミナー運営代行業者からアフターフォローを受けられます。

具体的には、以下のような作業を行います。

• 名刺データの入力
• アンケート集計
• レポート・プレス記事の執筆
• 清算
• 自社へのアドバイス

いずれも次の開催において活きるフォローです。
特に自社へのアドバイスは、さらなる成果を得る上で重要です。できる限り、ノウハウを吸収できるように努めましょう。

マーケティング、営業面におけるアドバイスも受けられます。
適切なアドバイスを引き出し、今後に引用すれば、セミナーで得られる成果は大きくなります。

自社で体系的なノウハウが蓄積できるように、この機会に情報を収集しておくとよいでしょう。

5.まとめ

自社でセミナーを開催し、正常に進行させるのは、かなりハードルが高いものです。特にトラブルへの対応、およびその予測は、非常に難易度が高いものになります。

しかしセミナー運営代行会社を利用すれば、万全の体勢でセミナーを進行させられ、顧客満足度や自社の経験値も高まります。セミナーにより収益を上げ続けるのであれば、セミナー運営代行会社から学ぶことが重要です。

一定の水準でノウハウが得られれば、自社でも高品質のセミナーを開催できるようになるでしょう。

セミナー開催における費用面については、以下の記事で詳しく解説されています。こちらも合わせてご覧ください。
⇒【費用はどのくらい？30～50人規模のセミナー運営】