シンポジウムの進行表作成のコツとテンプレート紹介

シンポジウムでは多くの関係者が関わるため、当日の進行表が不可欠です。

特に、複数の講演者同士でディスカッションを行う際はつい時間オーバーになってしまうこともあるため、司会進行がとても重要になります。

また、投影資料や映像を使用する際も、どのタイミングでそれらを使うのかを予め把握しておく必要があります。

会場参加者からの質問を受け付ける場合は、質疑応答の時間の設定や予め質問を受け付けるなどの工夫も必要です。

そこで今回はシンポジウムの進行表作成のコツについてご紹介します。

1.シンポジウム進行表作成のコツ

シンポジウムの進行表を作成するにはいくつかのコツがあります。精度の高い進行表を作るにはどうすればよいのでしょうか。

1-1.ポイントを決める

まず進行表作成に取り掛かる前に、当日どのような出来事があるのかポイントを決めましょう。

ポイントを決める際は、当日の運営に影響の大きいポイントから決めることが重要です。

例えば会場設営、講演者との事前打ち合わせ、来場者の受付、本番の開始、休憩など大まかな項目を決めておき、次に中項目、小項目へと分解していきましょう。

ポイントを決めて順番に配置し、進行表のアウトラインを作成していきます。

アウトラインを作成できた時点で抜け漏れがないかを確認するのがよいでしょう。アウトラインを作成することで、抜け漏れのない進行表を早く正確に作ることができます。

1-2.時間配分

アウトラインを作成したら、次にそれぞれの項目ごとに時間配分を決めましょう。

時間配分は余裕を持って決めておくことが重要です。

万が一トラブルがあった際や進行が長引いた際に調整ができるようにそれぞれの項目について最大限必要な時間を見積もっておきます。

そして最大限必要な時間をすべて合わせて合計時間が予定時間をオーバーするようであれば、当日の進行に影響がない項目から優先的に時間を削減して調整していきましょう。

1-3.会場の導線・配置

会場の導線、配置もとても重要な要素です。進行によっては、終演時や休憩時間など多くの方が同時に移動するタイミングがあります。

そうした時に導線が悪いと混雑してしまい、クレームやトラブルのもとになる可能性もあります。

また会場によっては、講演者の控室から会場までの通路が不便な場合もあります。

他にもマイクの位置や照明の位置など、シンポジウムの円滑な運営を実現するために予め確認しておくポイントがたくさんあるのです。

こうした会場の導線・配置は進行表のアウトラインを作成できた時点で、可能であれば実際の会場に足を運んでシミュレーションを行うとよいでしょう。

2.今すぐ使える！シンポジウムテンプレート（タイムテーブル）

では、実際にどのような進行表を作ればよいのでしょうか。今回は例としてシンポジウムのタイムテーブルテンプレートを用意しました。

【タイムテーブルの例】

・進行表

10:00　運営事務局　会場入り

10:00～10:15　運営事務局 朝礼

10:15～11:00　音響テスト

11:00～12:00　昼休憩

12:00　　　　　講演者会場入り

12:00～13:00　講演者および運営事務局打ち合わせ

・プログラム

13:00～13:35

総合司会　XXXXX氏（経歴）

開会挨拶　XXXXX氏（経歴）

13:35～14:00

基調講演　 XXXXX氏（経歴）

14:00～15:00

分科会報告　「テーマ」

A分科会　 XXXXX氏（経歴）

B分科会　 XXXXX氏（経歴）

C分科会　 XXXXX氏（経歴）

15:00～15:20

休憩

15:20～17:00

パネルディスカッション

XXXXX氏（経歴）

XXXXX氏（経歴）

17:00～17:20

パネリストによるコメント

XXXXX氏（経歴）

XXXXX氏（経歴）

17:20～17:30

休憩

17:30～18:00

総合討論

18:00～18:10

閉会挨拶　XXXXX氏（経歴）

18:10～18:25

会場移動

18:30～20:30

懇親会

上記のように、一般的なシンポジウムはいくつかのパートに分かれています。

多くの場合、基調講演があり、分科会報告を行った後、パネルディスカッションやパネルトークが行われます。それぞれの項目で事務局としてはどのような対応が必要であるのかを必ず事前に決めておきましょう。

また、タイムテーブルを作る際の注意点として、ストーリーの一貫性があげられます。シンポジウムには必ずテーマがあるはずです。テーマについて様々な観点から理解や議論が深まるような進行を考えていきましょう。

3.まとめ

シンポジウムの運営には進行表が欠かせません。進行表を作る際にはいきなり作り始めるのではなく、ポイントを考えてからアウトラインを作成しましょう。

アウトラインを作成したら実際の会場に赴いて配置や導線を確認しながらシミュレーションし、最終的に必要な時間配分を調整していきます。しかし、完璧な進行表を作ったとしても完璧な当日運営ができるわけではありません。

当日の運営は受付や参加者の誘導など多くの細かな業務が必要です。

株式会社ニューズベースなら、シンポジウムの運営を依頼することが可能です。当日の運営はニューズベースのような代行業者に依頼するなどで、自社の負担を減らすことをおすすめします。