学会成功の秘訣は準備・マニュアルの作成にあり！

スムーズな学会運営を行うには、入念な事前準備やマニュアル作成が不可欠です。

しかし、滞りなく学会を開催するには、緻密なプログラム及びマニュアルを作成することや、現場での安定的な運用を行う人員を配置するなど、煩雑な業務やそれに伴うリソースを費やさなければなりません。

本記事では、スムーズな学会運営を目指す上で必要な準備内容や段取りの仕方、マニュアル作成について、当日の本番前に準備すべき工程やそのポイントについて解説します。

1.学会開催前に準備すべき内容とは

スムーズな学会の開催には、2年ほどの準備期間が必要だと言われています。

以下では、学会開催前に準備すべき内容を時系列で解説します。

○2年前〜1年半前

・学会の名称及び開催時期、会場の選定

・来賓へのコンタクト

・寄附金及び協賛金の募集

・概算見積もりの依頼

・ホテルの仮予約

・前回の学会等の引き継ぎ

○1年前

・招待状の告知及び発送

・事務局の開設

・論文の募集等

○半年前

・参加人数の最終調整(全体のスケジュール確定)

・プログラム作成

○1ヶ月前

・抄録集の発行

・ケータリング手配

・参加申し込み確定及びリスト作成

○開催前日

・会場設営及び機材設営(通訳、録音、撮影含む)

・配布物セット

・受付設置

学会運営は一般的な会議やカンファレンスとは異なり、さまざまな要件や段取りが不可欠です。

そのため、準備工程をはじめ当日の学会運営をスムーズに行うのであれば、およそ2年前から入念な準備に取り掛かる必要があります。

2.学会当日の本番前に準備すべき内容とは

学会当日の運営をスムーズに行うためには、本番前に準備する内容や段取りをきちんと把握しておく必要があります。

以下では、本番前に最低限押さえておきたい項目について解説します。

○参加者受付

参加者の確認や名刺の受け取り、学会資料の配布など、可能な限りスムーズに進行できるように準備しておきましょう。ただし、イレギュラーな対応等も想定されるため、あらかじめ各種パターンにおいては可視化して、受付業務に携わる担当者で共有しておくことをおすすめします。

○会場設営・誘導

前日までに設営を終えていることがベストだが、パソコンやプリンター、音響機器などの動作確認は当日も行うようにしましょう。講演中に電源コードが抜けないように工夫したり、各種ソフト(ウイルスソフト、アップデート)が起動しないように設定したりしておくことをおすすめします。

また、誘導に関しても、参加者の迷うことのないように、最低3箇所に案内用の看板や目印を配置しておきましょう。

○リハーサル

一度簡素的でも良いので、学会全体の流れを確認する必要があります。

学会当日にリハーサルを行うことで、プログラムの見直しや修正、人員や機材の配置転換など、本番の学会運営がよりスムーズに行うことができます。

○講演者(登壇者)対応

マイクの有無や種類、ホワイトボードやスクリーンの位置、ポインター等の備品の有無など、講演者によってプレゼンの仕方は様々です。そのため必ず会場でリハーサルを行うようにしましょう。具体的にはタイムキーパーやページ送り、暗転のタイミングなど、細かな点の確認がスムーズな学会運営につながります。

3.学会の運営代行ならニューズベース

学会運営にかかる準備項目は、学会実施前の準備工程をはじめ、当日の運営準備や段取り、マニュアルの作成、学会終了後も個別相談や参加者名簿の集計作業など多岐にわたります。

これら一連の作業を一つの組織で完結させるには、相応の労力と時間を費やさなければなりません。

そこで活用したいのが、学会を含むカンファレンスやイベントなどの運営代行業務を専門に扱う株式会社ニューズベースです。

学会運営をニューズベースに任せることで、開催までにかかるスケジュールや工数の管理をはじめ、ヒアリングした情報をもとに最適な業務フロー設計や運用マニュアルを作成するため、学会に対する知識やノウハウがなくても、質の高い学会を標準化して行うことが可能です。

また学会運営全体のサポートだけでなく、業務の一部分だけをアウトソーシングすることも可能なため、状況やニーズに応じて依頼することができます。

4.まとめ

本記事では、スムーズな学会運営をするにあたって不可欠な準備工程の内容や段取り、マニュアル項目について解説しました。

学会実施には、緻密に準備された段取りやマニュアル作成が必要になってきます。

しかし運営に必要なタスクやノウハウが共有されていない組織や、既存の業務で人的リソースが確保できない組織も多く見受けられます。

そんな時には運営代行業務を専門に行うニューズベースを活用して、当日の運営までにかかる業務工数の削減や、満足度の高い学会を開催するための時間創出に充てるようにしましょう。

これを機に、学会運営業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。