ココを押さえておけば間違いなし！セミナー開催サポート会社の賢い選び方

セミナー開催を任された担当者は、セミナー立ち上げに必要な複数の情報を探しまわることになるでしょう。
解決するためには、セミナー運営の専門知識があるサポート会社に任せるのが一般的ですが、セミナー会社の大半はサポート費用を掲載していないなど比較がしづらく、そのうえ依頼するには敷居が高いイメージがあります。

しかしセミナー運営会社に依頼することで、セミナー開催の準備によって割かれてしまう通常業務の時間的負担を軽減し、さらに満足度の高いセミナーを企画することが期待できます。

この記事では、セミナー会社選びに失敗しないための選び方のポイントをご紹介します。

1.セミナー運営の課題

セミナー開催前に必ず決めておきたいのが、｢何のためにイベントを開催するのか？｣、｢誰をターゲットにするのか？｣など、セミナーを開催する目的とターゲットです。目的がブレてしまった場合、企画の方向性を見失い失敗に終わる可能性があります。

他にもセミナーへの準備は多岐に亘ります。例えば、集客や集客後の顧客管理、そして次回のセミナーイベントにつなげるための申込者のデータ活用などがあげられます。

複数の業務を担当者に任せるのは難しく、また、担当者に知識がなかった場合、間違った情報収集を行ってしまい、最悪の場合顧客データの漏洩など会社の存続に発展する危険性も考えられます。

その点、セミナー会社に依頼することで管理業務やデータ活用など、開催後のフィードバックを大きく得られます。

<セミナー会社の担当業務一例>

・セミナー集客状況のリアルタイムの把握

・顧客の個人情報の管理

・ウェブ申込画面や広告の作成

・申込者の解析、データ活用

2.セミナー会社を選ぶ際の7つの検討項目

セミナー会社を選ぶ場合、セミナー会社に委託しない内容や、他社と比較できる7つの対象を検討してみましょう。

①セミナー会場や機材・備品の選定費用

開催人数にあわせたセミナー会場の決定・セミナー当日に必要なプロジェクターなどの機材収集を代行する費用。

②集客ツールと集客費用

セミナー参加者に広告、ＤＭ制作、メールなど、各アプローチの対応が可能かをチェックし、営業までを代行する費用。

③セミナー受付ページの作成費用

信頼性獲得のための告知ページなどの作成や受付、申込フォームなどのWEBページ作成の費用。

④電話対応や申込者の管理など事務局代行費用

申込者の質問や、キャンセルなど顧客の対応を代行する事務局代行費用。

⑤チラシや冊子などの制作物の進行管理費用

セミナー時に用意する冊子など、デザインから印刷に至るまでの制作費用。

⑥開催日の運営による人件費用

司会者や受付担当者やディレクターなどの人材配置に伴う費用。

⑦顧客のデータ管理など集計費用

セミナー参加者へのアンケートや、参加者の統計情報並びにデータ管理業務の費用。

3.代行会社が行うセミナーの集客と管理業務

3-1.セミナー会社の強みを理解する

セミナー会社を検討する際に、複数の企業に見積もり依頼を出すのは骨が折れる作業になります。まずは、セミナー選定の目安としてセミナー会社を大きく2つにわけて考えてみましょう。

①広告代理店などの顧客を集客することに長けている集客業務に強いセミナー会社

②業務代行をメインとして運営をする、当日の運営や企画業務に強いセミナー会社

セミナーを行う目的にあわせてセミナー会社を選定する必要があります。

例えば、 集客をメインとしたコンサルセミナーを開催予定の場合は、①の会社を選ぶべきでしょう。社内セミナーなど参加者の業務改善などを目的にしている場合は、企画や内容を重視している②の会社を選定すべきです。

3-2.セミナー会社の管理業務

セミナー会社に依頼するメリットとしてセキュリティー対策が万全なことがあげられます。万が一、顧客の情報が漏洩した場合、会社の存亡に関わります。会社の企画担当者に安易に管理業務を任せる前に、セミナー会社を検討することをオススメします。

4.セミナー会社選ぶ際に注意するポイント

セミナー会社から見積もりをもらう際、必要経費を丸投げでセミナー会社に任せてしまうと後々トラブルになることが考えられます。セミナー会社への経費と事前準備に関する注意点を把握しておきましょう。

まず、見積もりを受け取り実費でいくらまで支払うのかを確認します。ここで理解しておくべきことは、セミナー開催終了までに追加で発生する費用が存在するということです。

例えば、｢企画費｣や ｢ディレクション費｣など企画内容によって変動するコストがあるため、当初の見積もりでは確認できません。経費の確認をあいまいに行ってしまったことで、追加金額が高額になる場合も考えられます。トラブルを避けるためにも｢実費で支払う金額｣と｢追加で支払う金額｣を分けて把握し、依頼内容を明確にしておくことが大切です。

5.まとめ

セミナー会社に依頼するには、まずセミナーを開催する目的を明確にし、どの部分をサポートしてもらいたいのか事前に理解することが重要です。セミナーに対する理解を深めることでセミナー会社の選定がよりスムーズになるでしょう。

また、複数あるセミナー会社に問い合わせを行う際は、セミナー会社の強みを把握しておくことが選定の目安になるでしょう。

セミナー開催をご検討中であれば、多数の経験を持つ当社へ是非一度ご相談ください。
セミナーだけではなく、社内イベントや周年イベントなど幅広い運営代行に対応しています。