懇親会の案内状・開催通知の書き方とは？ポイントやテンプレートを紹介！

参加者同士の親交を深め、情報交換を行う場として設けられる懇親会ですが、開催にあたり、参加者に対して参加を促す案内状や開催通知を作成する必要があります。

案内状や開催通知では、懇親会の開催を知らせることだけでなく、出欠の可否を伝えてもらう必要があるため、それに沿った内容を明記しなければなりません。しかし、案内状や開催通知でどのようなことを明記すればよいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、懇親会を開催する上で大切な要素である開催通知の書き方について、記載すべき内容と作成する際のポイント、テンプレートの実例から解説していきます。懇親会を開催する予定のある方は、ぜひ参考にしてください。

1.懇親会の案内状・開催通知に記載すべき内容

懇親会の案内状・開催通知を作成する際には、案内状・開催通知をもらった人が一目で分かるものでなければなりません。そこでここでは、案内状・開催通知に記載すべき内容を紹介します。案内状・開催通知に記載すべき内容は以下の通りです。

・懇親会のタイトル
・懇親会の開催日時
・懇親会の開催場所
・懇親会の会費(キャンセル規定も含む)
・懇親会の出欠の締め切り期限
・懇親会の問い合わせ先

○懇親会のタイトル

懇親会を開催する上でのお知らせであることを上段冒頭に明記することが大切です。また、タイトルで懇親会がどのような目的で開催されるのかわかるようにすることも重要になります。

○懇親会の開催日時

開催日時はわかりやすいように和暦で記入します。受付時間や会全体の所要時間を記載しておくことでわかりやすい案内状になります。また、懇親会に足を運んでもらいたい方の予定を考慮した開催日時に設定することも重要になります。

○懇親会の開催場所

開催場所は、会場の名前や階だけでなく、住所や連絡先についても記載しておきましょう。

会場が分かりにくい場合は、書面であれば簡単な地図を添付、メールならURLを載せておくとより分かりやすい案内になります。また、懇親会に足を運んでもらいたい方が多い場合には、あらかじめ大きな会場を手配しておくことも重要です。

○懇親会の会費(キャンセル規定も含む)

金額を明記するだけでなく、徴収する方法についても記載しておきましょう。当日キャンセルが出た場合の費用についても事前に伝えておくこともポイントです。万が一キャンセルが出た際の対応については、案内状にわかりやすく記載しておきましょう。

○懇親会の出欠の締め切り期限

懇親会をするにあたり、会場の準備が必要な場合は、出欠の締め切り期限を設けるようにしてください。その際は、期限ギリギリではなく余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。また、先ほどの会費のキャンセル規定同様、案内状にわかりやすく記載しておくことが重要です。

○懇親会の問い合わせ先

幹事及び担当者の名前・連絡先を案内状に明記しておきましょう。また、問い合わせ先は、一つだけではなく複数記載しておくことで、都合が合わない場合の対応が行えるようになります。

2.懇親会の案内状・開催通知を作成する際のポイント

懇親会の案内状・開催通知を作成するにあたり、必要最低限のマナーとして押さえておきたいポイントについて解説します。ポイントを押さえておくことで、懇親会に良い気持ちで足を運んでもらえるようになります。押さえておきたいポイントは以下の通りです。

・開催目的を明確にする
・参加者の日程調整も意識して案内状・開催通知を作成する
・問い合わせ先を明記する

○開催目的を明確にする

案内状・開催通知の作成時のポイントとして、懇親会を開催する目的を明確にしましょう。

例えば懇親会でも

・交流・親睦を深める場なのか
・情報交換をする場なのか
・日頃の感謝や慰労する場なのか

など、開催する目的や内容を具体的に明記しておくことで、参加率を上げることができます。また、目的を明確にすることで案内状・開催通知を作成しやすくなるため、とても重要です。

○参加者の日程調整も意識して案内状・開催通知を作成する

参加者のスケジュールをあらかじめ考慮して、案内状・開催通知を作成することもポイントの一つに挙げられます。

案内状・開催通知を出す時期の目安としては、通常であれば1〜2ヶ月前、遅くても2〜3週間前には参加者の手元に届くようスケジュール管理をすることがマナーと言われています。参加者が快く案内状・開催通知を受け取れるよう必要最低限のマナーを必ず守り、作成することがとても重要です。

○問い合わせ先を明記する

一方的に案内状・開催通知を送るだけではなく、不明点や質問したいことがある人の窓口を設けましょう。一般的には、懇親会の幹事や運営元の名前や連絡先を案内状・開催通知に記載しておくことが最適です。また、一つだけではなく複数の問い合わせ先を記載しておくことで都合が合わないといったことの対策になります。

3.懇親会案内状・開催通知のテンプレート

一から懇親会の案内状・開催通知を作成するのも良いですが、参加してくれる方々のことを考えると記載することがまとまらず多くの時間を費やしてしまう方もいると思います。

そこで、懇親会の案内状・開催通知を作成するためのテンプレートを利用することで、比較的簡単に案内状・開催通知の作成が可能になります。そこでここでは、懇親会案内状・開催通知のテンプレートについて紹介します。

3-1.社内用例文

3-2.社外用例文

まとめ

本記事では、懇親会の案内状・開催通知を作成するにあたり、押さえておきたいポイントやテンプレートを紹介してきました。

日頃の感謝や親睦を深めるために開催される懇親会ですが、基本的な構成やマナー、書く上でのポイントをしっかり把握しないと、参加者に失礼な印象を与えてしまいます。そうならないためにも、案内状・開催通知を書くマナーやポイントを押さえ、節度ある開催通知を作成するようにしましょう。