キックオフミーティングとは？開催目的や行う内容・適切な開催時期などについて解説！

会社の恒例行事として「キックオフミーティング」を開催している企業も少なくありません。

キックオフミーティングは、プロジェクトメンバーの方向性の確認やモチベーション向上などを目的として開催されますが、実際にどのようなことを話し合えばいいのか理解できていない人も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、キックオフミーティングの基礎知識や行う内容・適切な開催時期などについて解説します。

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングは、プロジェクトが開始される際におこなわれるミーティングのことです。

プロジェクトの概要や目的を全員で共有します。キックオフミーティングで全員がプロジェクトの持つ意味を理解し、円滑な進行にコミットするというわけです。

具体的には、プロジェクトマネージャーが何を望んでいるのか？というところを明確にすることから始まります。望まれていることについて全員で共有し、理解を深めます。タスクに移りやすいよう、プロジェクトを具体化することも重要です。正しい理解ができるように、プロジェクトをシンプルに解釈し直すという側面も。

次に、参加者の役割分担・配置が、「体制図」として公開されます。体制図を発表することで、参加者は以下のような部分が把握できます。

・自分のやるべきことは何か
・誰が何を担当しているのか
・役割を果たすために、何が必要か
・現状で足りていないものは何か

ただしキックオフミーティングは、プロジェクト参加者に情報を共有するだけのものではありません。プロジェクト参加者に対して、「責任感」や「一体感」を持たせる、という側面も持っています。

キックオフセミナーとは

キックオフミーティングを開催する担当者に向けて行う講習として、キックオフセミナーもあります。

キックオフセミナーに参加することで、キックオフミーティングの基礎知識から実際の開催に向けた実践的な内容まで把握できます。キックオフミーティングを開催したことがない方や経験が乏しい方はぜひ参加してみましょう。

キックオフミーティングを開催する目的

キックオフミーティングを開催する目的として以下のような点が挙げられます。

・プロジェクトの把握
・メンバーの顔合わせ
・方向性の統一
・モチベーションの向上

新しくプロジェクトを行うにあたって、まずはプロジェクトの概要を把握して、方向性を統一することが重要です。また、プロジェクトにもよりますが、今回初めて一緒に仕事をするというメンバーも少なくないので、メンバーの顔合わせも目的の一つです。

キックオフミーティングを開催することによって、メンバー一人ひとりのモチベーションが高まること間違いありません。

キックオフミーティングの開催方法

キックオフミーティングはこれまでオフラインが一般的でしたが、新型コロナウイルスの影響によって最近ではオンラインで開催する企業も増えてきました。それぞれの特徴について紹介します。

オンラインの場合

オンラインで開催する場合には、パソコンとインターネット環境さえあれば、どこにいても開催できるため、遠方にいるメンバーの負担も軽減されます。また、Web会議ツールの機能を利用することによって、キックオフミーティングで話し合った内容を簡単に録画できるのもメリットです。

デメリットとしては、オンラインはインターネット環境が何よりも大切です。インターネット環境が悪いと、途中で画面が動かなくなったりタイムラグが発生したりする可能性があるので、注意しましょう。

オフラインの場合

オフラインで開催する場合は、同じ会場に集まって直接コミュニケーションが取れるため、関係を構築するまで時間がかかりません。

一方、時間や場所が指定されるため、当日に合わせてスケジュールの調整が必要になります。急な予定が入った場合にも対応が難しくなるのがデメリットです。また、遠方にいるメンバーにも負担がかかるため、メンバーの状況に併せて開催方法を変えましょう。

キックオフミーティングで行う内容

キックオフミーティングで行う内容は以下の4つです。

・プロジェクトの詳細な内容やゴールの共有
・プロジェクトで担当する役割分担
・参加メンバーによる自己紹介
・プロジェクト全体に関する質疑応答

順番に解説します。

プロジェクトの詳細な内容やゴールの共有

「どのようなプロジェクトを行うのか」、「何を目的にしてプロジェクトを進めていくのか」など、プロジェクトの詳細な内容やゴールを共有します。最初にプロジェクトの内容やゴールを共有しておくことで、どのようにプロジェクトを進めていけばいいのか、チームとしての方針が固まるはずです。

そのほかにも、今後のスケジュールについて話し合っておきましょう。

プロジェクトで担当する役割分担

プロジェクトを成功させるためには、メンバーが自分の役割を全うすることが大事です。そのためにも、メンバー一人ひとりに適した役割を分担していきます。リーダーが中心となって、担当する役割を決めていきましょう。

参加メンバーによる自己紹介

役割まで決めたら、参加メンバーによる自己紹介を行っていきます。
プロジェクトを円滑に進めるためには、メンバー同士のコミュニケーションや連携が重要です。そのため、今まで仕事したことのある共通のメンバーが少ない場合には、自己紹介の時間を少し長めに取り、お互いの理解を深めましょう。

プロジェクト全体に関する質疑応答

キックオフミーティングが一通り終わったら、プロジェクト全体に関する質疑応答の時間を設けましょう。

しかし、メンバー同士で初めての話し合いということもあり、聞きたいことや疑問点があるにも関わらず、質問しづらいと感じる参加者も少なくありません。そのため、司会者やリーダーがメンバーに対して「〇〇さんは今回のプロジェクトをどのように思いますか？」などと尋ねてみるのがおすすめです。

キックオフミーティングの進め方を詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

スムーズな運営で高評価！キックオフミーティングの進め方とは

キックオフミーティングの適切な開催時期とは？

キックオフミーティングは、プロジェクトが始まる1週間前に開催するのがおすすめです。メンバーにもそれぞれ予定があるので、開催する日程が決まったらなるべく迅速に連絡しましょう。

また、キックオフミーティングに参加する人数が多いと日程調整だけで非常に時間がかかります。メンバー全員が参加するのが難しい場合には、プロジェクトのなかでも特に重要なメンバーに合わせてスケジュールを調整しましょう。

まとめ

本記事では、キックオフミーティングの基礎知識や行う内容・適切な開催時期などについて解説しました。

キックオフミーティングは、プロジェクトの概要を共有させたり参加メンバーのモチベーションを向上させたりする効果があるため、新規プロジェクトを始めるにあたって必要不可欠です。これから新規プロジェクトを始めるのであれば、キックオフミーティングの開催を検討しましょう。

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