カンファレンスを計画通りに実施するための管理方法4つのポイント

カンファレンスを開催するに至るまで、実施しなければならない工数は多く、スケジュールやタスクを自前で管理するとなるとかなりの労力や時間を費やさなければなりません。

今回の記事では、カンファレンスをスムーズに実施するための管理方法について紹介します。

１．カンファレンス業務の種類

カンファレンスを開催する上で主催企業が着手すべき業務は、カンファレンスの成功に直結する「中核事業」と、カンファレンスを成功に導くため専門会社に委託して生産性を高める「周辺業務」の2種類に分類することができます。

○中核業務

中核業務は主にカンファレンスを主催する企業が行う業務を指しており、カンファレンスを開催する目的や目標及び成果の設定や全体予算の把握・管理、カンファレンス終了後の参加者へのフォロー体制の構築など、集客やイベント成果の可否に結びつきます。

○周辺業務

周辺業務とは、自社の営業機会に直結する可能性が低く、イベントを主催する上で必要となる定型及び事務・運営業務などが該当します。

これらの業務を専門会社にアウトソーシングすることで、主催企業は中核業務にフォーカスすることが可能となり、工数における生産性を高めることができます。

２．周辺業務をアウトソーシングすべき理由

• イベントの実行力

イベントを開催するにあたり各部署との折衝や定型業務の煩雑さ、予算管理に至るまで、多くのスケジュールやタスクを管理することが必須となります。これらの業務を一括または内容ごとにアウトソーシングすることで、業務を補完することが可能です。

• イベント準備のスピードアップ

十分にスケジュールや準備期間をとっていても、本業との兼ね合いの中で準備や企画などの業務に追われるため、時間が足りず失敗するケースも多く見受けられます。

これらの業務をアウトソースすることで、業務工数の簡略化、生産性の向上に寄与するなど、スピードアップが図れます。

• 他社のアイデアを取り入れる

プランニングやプロデュース業務を専門に行うイベント企業には、過去のイベント蓄積されたノウハウや知識を多く保有しているため、随時イベントを成功に導くためのアイデアやトレンド、先端技術を駆使してイベント開催のバックアップを行なってくれます。

• 外部リソースの活用

すべての業務を一社で管理するとなると、膨大な経験やノウハウが社内に蓄積されている必要があります。専門企業を介すことで、外部のリソースやネットワークを活用することができます。

３．中核業務の管理方法

• 企画段階で内部関係者の協力体制をつくる

カンファレンスを企画・設計するにあたり、計画段階から以下に挙げるイベントの骨組みとなる部分を、関係各者と共有することが重要になります。

・カンファレンスを開催する目的・目標

・ターゲット(新規・見込み・既存)

・イベントの概要

・企画から実行までのスケジュール

・全体的な予算

• 工程表を作成する

1つのイベントを作り上げるためには、準備や運営において多くの人員やタスクの管理、スケジュール調整などが必要です。そのため、事前に「だれが」、「どの作業を」、「いつまでに行うか」などのマニュアルや工程表を事前に作成することで作業を効率的に進めることができます。

• イベント管理ツールを活用する

頻繁にイベントの開催が行われる昨今では、イベントの準備や運営段階において、各業務を補完してくれる管理ツールが多く登場しています。最近では、顧客情報の一元管理システムや、マーケティングオートメーション、来場者アンケートの作成及び実施の支援ツール、お礼メールやアフターフォローの簡略化システムなど多岐にわたります。

イベントの内容や目的に適合したツールを選ぶようにすることがおすすめです。

４．業者選定の2つのポイント

4-1.業者の選び方

• 経験とノウハウ

業者の選定に至っては、各種セミナーやイベントに関する知識やノウハウを蓄積しているだけではなく、運営実績を豊富に有するかも見極めなければなりません。また、柔軟な選択肢や手段が用意されているかどうかも重要な要素になります。

• ヒアリングの有無

イベントの可否を決める要素になるのが、企画段階で行われるニーズの把握や目的の共有などのヒアリングです。

• 効果測定

外部に向けて情報を発信する場合、イベント開催によって得られた成果を可視化して測定する必要があります。漠然と反応をみて判断するのではなく、定量的な観点からも成果を報告してくれる業者を選びましょう。

• コスト

アウトソーシングの費用対効果を得るには、コストに見合った成果や提案をしてくれる業者を選びましょう。採算度外視では成功してもビジネスとして成立しないため、予算内で最大限の効果が期待できるかどうかがポイントになります。

4-2.依頼の仕方

• 目的・目標を明確化する

イベントを開催する目的が明確化されていないと、アウトソーシングするメリットを最大限享受することができません。開催する意図や目的、どの業務を委託するかなど、

枠組みとして構築しておくべきことは予め決めておきましょう。

• 必須な情報は開示する

アウトソーシングする業務範囲によっては、外部企業に開示する情報も異なってきます。カンファレンスを開催する上で必須となる情報について、適宜開示できるように準備しておく必要があります。

• 期日とコミュニケーションツールを決める

イベントの開催に際して、工数の進捗状況や期日、責任の所在が不明瞭にならないように、期日に関する取り決めや、やりとりを行うコミュニケーションツールはしっかり決めておきましょう。

５．まとめ

カンファレンスを計画通り実施するためには、工数に対してスケジュールやタスクの管理をするとともに、アウトソーシングする場合は業者のコントロールが重要です。今回紹介したポイントを押さえて、スムーズにカンファレンスを実施できるようにしましょう。