【従業員向け】社内イベント開催時の案内文の作成方法やポイント・例文について解説！

コミュニケーションの活発化や従業員同士の親睦を深めることを目的として、社内イベントを積極的に開催している企業も増えてきています。社内イベント開催前には、あらかじめ案内文や告知文を作成しますが、どのような文章を書けばいいのか、頭を抱える担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、案内文の作成方法やポイント・実際に使える例文について紹介します。

社内イベントにおいて案内文を出す目的

社内イベントにおいて案内文を出す目的として挙げられるのが、参加率の向上です。

日頃の業務が忙しい場合、案内文がなければ、社内イベントが開催されることすらわからないという従業員もいます。また、社内イベントが開催されることを把握していても、実際にどんな内容の社内イベントが開催されるのかが分からないと、参加するか迷うはずです。

しかし、案内文に社内イベントの目的や内容を事前に告知しておくことで、参加率を高めることができます。

案内文に記載すべき内容

案内文に記載すべき内容は以下の4つです。

・開催通知
・レクリエーションの詳細
・目的及び内容
・出席の有無

順番に解説します。

開催通知

社内レクリエーションの案内文の件名(タイトル)には、誰もが一目見ただけでそのメールや案内状の内容がわかる文章を記載するようにしましょう。長い文章ではなく、「○○イベント開催のお知らせ」や「○○大会開催のご案内」など、伝えるべき要点をしっかり押さえた文章を冒頭に書くことをおすすめします。

レクリエーションの詳細

社内レクリエーションを行う日時や開催場所、時間、費用などは、箇条書きを用いて読みやすいように記載しましょう。詳細に記入すべき項目が漏れていると、参加自体への意識が薄れたり、日程の勘違いが起こったりする可能性があります。そのため、読み手の読みやすさを考慮したわかりやすい文章を意識しましょう。

目的及び内容

案内文には、「なぜ社内レクリエーションを開催するのか？」といった開催目的や、開催するレクリエーションの内容も簡単に記載するとよいでしょう。開催する趣旨が不明瞭では、参加者の注目を得ることはできません。長々とした文章ではなく、端的にレクリエーションのメリットや魅力を伝え、イベント開催の本気度や楽しさをアピールできような文章を作成するようにしましょう。

出席の有無

案内文の項目にはレクリエーションへの参加の有無に対する返信方法や期日を忘れず記入しましょう。返済期日や方法を設定しないと、参加への返答が集まらなかったり、回答が後回しにされてしまったりすることが考えられます。スムーズなレクリエーションの開催を行うためには、開催予定日の1週間から2週間を目処に返答してもらうよう促しましょう。

案内文を出す際の注意点やポイント

案内文を出す際の注意点やポイントは以下の4つです。

・遅くても1ヶ月前に案内文を作成しておく
・知りたい内容を忘れずに明記する
・申込方法を記載しておく
・参加するメリットや目的をしっかり書く

順番に解説します。

遅くても1ヶ月前に案内文を作成しておく

案内文の出す日にちが社内イベント開催日の1週間前だった場合、予定が既に埋まっていて、参加したくても参加できないという従業員も出てきます。社内イベントは、従業員同士で交流する機会を与えて仲を深めてもらうことが目的です。そのためにも1人でも多くの従業員に参加してもらうことが大切なので、遅くても1ヶ月前には案内文を作成しておきましょう。

知りたい内容を忘れずに明記する

社内イベントに参加するかどうかを任意で決めることのできる企業がほとんどです。参加するかどうかの判断基準として、社内イベントの内容や開催日時・開催場所などが挙げられます。これらの内容が明記されていないと、判断に迷ってしまうので、忘れないように気をつけましょう。

申込方法を記載しておく

社内イベントの参加申込方法は、会社によって異なります。一般的には、Googleフォームやアンケートツールなどを用いて参加の有無を確認しますが、申込方法が記載されていない場合、従業員は困ってしまうはずです。その結果、申込手続きが手間だと感じてしまい、参加しないという人も出てくるので、申込方法は必ず記載しておきましょう。

参加するメリットや目的をしっかり書く

社内イベントで参加するか迷っている従業員に対して「参加してください」と伝えただけでは、あまり効果がありません。従業員は「社内イベントに参加したことでどのような効果が得られるのか」を重要視しています。何かしらのメリットがあれば、従業員も納得して参加するはずなので、案内文を作成するときには、社内イベントに参加することでのメリットや目的をしっかりと記載しましょう。

社内レクリエーション案内文の例文をご紹介

実際に使える社内レクリエーションの案内文の例文について紹介します。

まとめ

本記事では、社内イベントにおける案内文の作成方法やポイント・実際に使える例文について紹介しました。

案内文は社内イベントの参加率を高めるためには必要不可欠です。案内文を作成して出す際には、従業員が知りたい内容を忘れずに明記して、遅くても1ヶ月前には作成しておきましょう。

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本記事を参考に、1人でも多くの従業員が参加するような案内文を作成しましょう。