旅費交通費は誤り？社内懇親会におけるタクシー代の計上方法は？

社内懇親会でタクシーを使った場合、勘定科目は何で計上すればよいのでしょうか。また、どこまでが旅費交通費で、何をしたら交際費になるのか、タクシー代の扱いはやや複雑な側面があります。

本記事では、社内懇親会などにおけるタクシー代の経理的な扱いについて、詳しく解説します。税制上で損をしないように、ぜひ理解しておいてください。

1.社内懇親会のタクシー代を旅費交通費は旅費交通費ではない？

社内懇親会のタクシー代を旅費交通費として計上できるかどうかは、状況次第です。以下のようなケースであれば、間違いなく旅費交通費として計上できます。

上記の場合は、旅費交通費として扱われます。もう少し噛み砕いて言うと、「接待を目的としていない」あるいは「自社が接待される側」であれば、旅費交通費であるということです。逆に自社で社内懇親会を開催して接待した場合は、交際費として扱われます。

基本的にタクシー代が旅費交通費なのか交際費なのかは、「支出が、自社が接待をするために発生したか否か」を考えれば明らかになります。たいていの場合、自社が接待するために発生した支出なら交際費、そうでなければ旅費交通費です。

ただし、自社の資本金が１億円未満である場合、本来なら交際費だったとしても、旅費交通費として扱われるケースもあります。以上が基本的なタクシー代の扱い方です。しかし、上記で全てのケースが包括されているわけではありません。状況次第で、慎重に、処理及び判断することが重要です。

2.社内のみの懇親会のタクシー代の計上・仕分け方法

社内のみの懇親会では接待が生じていないため、基本的にはすべて交通費の扱いです。すなわち、「交通費の計上方法」に沿って計上することとなります。領収書があるなら、それに基づいて、通常どおりの方法で計上すれば問題ありません。

判断に迷うのが、領収書をもらっていない、いわゆる「もらい損ね」や紛失があった場合です。もらい損ねか紛失があった場合、

１．メモ書き
２．出金伝票への記載

が必要となります。

メモ書きでは、以下の情報を記載します。

メモ書きが残せていれば、領収書の代替として使用できます。メモ書きは、できるだけ体裁を整えて記載しておくことが重要です。なぜなら税務官が見たときに、「信ぴょう性の高いメモである」と判断されやすいためです。逆に体裁が乱れている場合は、「この案件は、厳しく精査しなければならない」という判断を誘発してしまいます。

最終的にはメモ書きに基づいて、出金伝票へと記載します。出金伝票にまで記載しているのであれば、問題となることはほとんどありません。出金伝票は、文房具屋で販売されています。また、Web上にも無料のテンプレートが複数存在します。

このようなことから、基本的には領収書をもらい、もらい損ねた際にはしっかりとメモ書きを残しておくことがとても重要です。

3.打ち合わせを含んだ飲食の場合のタクシー代の計上・仕分け方法

打ち合わせを含んだ飲食の場へ行く場合も、上記と違いはありません。領収書があれば通常どおり計上します。もらい損ねや紛失があれば、メモ書き、および出金伝票への記載をおこないます。

ただし注意したいのは、飲食にともなう支出額です。一人あたりの飲食代が5,000円以上となった場合、「打ち合わせではなく接待であった」と判断されます。

接待だったということは、飲食にともなう支出は交際費として扱われます。それにともない、タクシー代も、旅費交通費ではなく交際費として計上しなければいけなくなるわけです。つまりタクシー代を旅費交通費と計上したいのであれば、飲食代は一人あたり5,000円未満でとどめなければいけません。

逆に言えば飲食代が一人あたり5,000円未満であった場合、打ち合わせは「会議費」として扱われます。したがってタクシー代も、旅費交通費として扱われることはないというわけです。また税務官が「明らかに会議が主目的である」と判断した場合は、一人あたり5,000円以上の飲食代があったとしても、接待とみなしません。ただし、このあたりはケースバイケースなので、慎重に処理する必要があります。

このようなことから、打ち合わせを含んだ飲食を行ったことが証明できる領収書をしっかりと保管しておくことが重要になります。また、打ち合わせ先までに利用したタクシー代の領収書も保管しておきましょう。

4.タクシー代が経費として認められる・認められない事例を紹介

最後に、タクシー代が経費として認められる事例と認められない事例を紹介していきます。まずは、タクシー代が経費として認められる事例から紹介します。タクシー代が経費として認められる主な事例は以下の通りです。

タクシー代が経費として認められる事例は以上のほかにもありますが、よく見られる事例は以上のようなものになります。

業務上の移動でタクシーを利用した場合は「仕事のために必要な移動」という扱いになるため、経費として認められます。取引先との食事のためタクシーを利用した場合は「接待目的」という扱いになるため、経費として認められます。また、取引先から食事の誘いを受けた場合であっても経費として扱うことが可能です。

取引先との旅行等のためタクシーを利用した場合も先ほど同様「接待目的」であるため、経費として認められます。業務上必要なものを購入するためにタクシーを利用した場合は「仕事のために必要な移動」であるため、経費として認められます。自分のみで視察を行うためタクシーを利用した場合は「仕事のために必要な移動」であることが証明できれば経費として認められます。

タクシー代が経費として認められる事例は、仕事のためや接待目的を証明する必要があるため、利用したことがわかる領収書や書類等を必ず保管しておきましょう。

続いて、タクシー代が経費として認められない事例を紹介します。タクシー代が経費として認められない主な事例は以下の通りです。

タクシー代が経費として認められない事例は以上のほかにもありますが、よく見られる事例は以上のようなものになります。

家族のみでの旅行のためタクシーを利用した場合は「プライベートな移動」という扱いになるため、経費として認められません。しかし、家族旅行の場合であってもタクシー代を経費として扱える可能性もあります。それは、取引先への訪問や仕事で利用するものの調達などをメインに家族旅行をした場合です。

ただ、仕事目的で旅行を行ったことを証明できる書類等がなければ経費として認められないため、注意しましょう。プライベートでタクシーを利用した場合は「プライベートな移動」という扱いになるため、経費として認められません。この移動が取引先への移動や仕事で利用するものの調達であれば経費として認められます。

このようなことから、タクシー代を経費として計上・仕分けするためには、「仕事のため」に利用したことを証明する必要があります。そのため、タクシー代の領収書や仕事の資料等の保管を徹底し、タクシー代を賢く経費として扱うようにしましょう。

5.まとめ

タクシー代の経理上における処理は、やや複雑な側面があります。

・自社が接待以外の目的で、取引先をタクシーで案内している
・自社が接待を受ける側である

以上の場合は、交通費として計上できるというところが重要なポイントです。

また、タクシー代は領収書のあるなしで処理が変わってきます。もらい損ねや紛失があったとしても、慌てる必要はありません。メモ書きと出金伝票への記載で対応可能です。

飲食をともなう打ち合わせで支出されたタクシー代は、打ち合わせが「会議」でなければ、旅費交通費として計上できません。会議であると定義づけるには、飲食代は一人あたり5,000円未満にとどめることが必要です。