電話で効率的に受付！会社説明会に必要な準備とは？

会社説明会の開催にあたり、電話での予約受付を取る場合があります。電話で受付をする場合にあたっては、さまざまな準備が必要です。

準備が十分にできていれば、より良質な会社説明会の開催を実現できます。

とは言え、その準備内容について、誰しもが精通しているわけではないでしょう。

本記事では、会社説明会の開催時、電話での予約受付を実施する際に必要な準備について解説しています。

1.会社説明会の受付を電話でする際の準備

会社説明会の受付を電話で受け始める際、説明会そのものの準備は済ませておく必要があります。

準備とは、具体的には以下のものです。

・開催日程、時間を決める

・開催場所をおさえる

・開催形式を決める

・説明会にて伝えることを決める

最低限、以上の準備を済ませておく必要があります。ここまで決められていれば、電話での予約を受け付けられるようになります。

また、予約時、会社説明会の内容に対する問い合わせにも対応できるようになるはずです。

1-1.事前連絡に受付の方法を記載する

会社説明会の予約を電話で受け付ける場合、参加者にそれを周知させる必要があります。

事前確認メールにて、受付の方法を記載しておくとよいでしょう。優秀な新卒学生を採用するのが難しくなっている昨今では、受付方法の周知は非常に重要です。

また、事前確認メール以外にも、以下のようなメール文面を用意しておく必要があります。

・会社説明会への予約が完了した旨を伝えるメール

・キャンセルへの対応メール

・会社説明会の前日に送信するリマインドメール

以上のメールに使用する文面を用意しておきましょう。

特にリマインドメールは重要です。なぜならリマインドメールの有無が、出席率に大きく影響するからです。ちなみに、こういったメール文面のテンプレートは、すべて無償で入手できます。

1-2.参加者名簿を作成する

会社説明会においては、参加者の名簿を作成することも重要です。

・学校名

・学科名

・学部名

・名前

・読みがな

これらの情報をリスト化しておけば、当日における案内や本人確認がスムーズになります。混雑や混乱を未然に防ぐため、受付票などを利用するという方法もあり得るでしょう。

また、今後の会社説明会開催時に活かされるようなデータを取得する効果もあります。

特に参加率などはその典型です。予約者数と参加者数は、確認できるようにしておきましょう。

1-3.受付窓口の担当をアサインする

続いて、窓口の受付担当者をアサインします。

受付窓口は、会社説明会の開始直前には、相当な混雑が起こると予測できます。手際よく受付の手続きを進められ、尚且つ参加者名簿もきちんと管理できる人間へアサインしましょう。

また、受付担当者は、参加者が最初に出会う自社の人間です。したがって受付担当者の印象が、そのまま自社の印象に直結します。

できる限り、好印象を与えられるような人間をアサインしておきたいところです。

2.受付の準備や運営を代行してくれる業者も存在する

以上が、電話受付を利用した会社説明会において、必要となる準備です。いずれも優秀な学生を確保することに繋がる、重要な準備と言えます。

ここまでの準備がきちんとできていれば、会社説明会を良質なイベントに仕上げられるでしょう。

しかし、これだけの準備を自社で実施するのは、難しい部分もあります。時間やマンパワーも、相当に掛けざるを得ません。

また、会社説明会の準備へ割くリソースが大きくなりすぎて、重要な通常業務に影響が出ることも考えられます。

準備や運営を代行してくれる業者も存在します。自社で準備ができない場合、代行業者へ外注するのも、ひとつの方法です。

3.会社説明会の窓口代行ならニューズベースがおすすめ！

もし会社説明会を代行業者へ外注するのであれば、ニューズベースがおすすめです。ニューズベースであれば、電話受付や窓口の代行を依頼できます。

また、その他の事前準備や、会社説明会当日における運営も一任可能です。会社説明会が終わったあとも、次回開催に活かせるアドバイスや知見も提供されます。

ニューズベースは専門業者なので、会社説明会開催に関するノウハウも、じゅうぶんに有しています。したがって自社で会社説明会を回すよりも、はるかに良質な準備・運営を実現できるでしょう。

4.まとめ

電話受付を用いた会社説明会には、さまざまな準備が必要です。具体的には開催日時の決定や会場の予約に始まり、コンテンツ考案など、入念な準備が求められます。受付窓口に配置する担当者のアサインも、重要になってきます。

また、電話受付を用いる場合、事前確認メールでの周知なども必要です。事前確認メールで、予約方法を周知するなどの手続きが生じます。

キャンセル対応やお礼、リマインドのメールなども作成し、適宜送信しなければいけません。

自社でこれだけ細かな対応を取るのは、少々難しい場合もあるでしょう。そのようなケースにある場合、代行業者であるニューズベースへの外注がおすすめです。ニューズベースであれば、円滑な会社説明会の準備・運営が実現できます。