会社説明会における受付の準備するべき内容やそのポイントとは？

会社説明会においては、プレゼンテーションや企業理念の共有などを重要視する傾向があります。

しかしそれと同じように、「受付」も非常に重要な意味合いを持っています。あまり着目されることはありませんが、思う以上に大切なプロセスです。

受付が業務として健全に実施されていれば、採用活動も、よりよい方向へと進められるでしょう。また、通常業務への影響も低減されるはずです。

本記事では、受付が持つ重要性や事前準備、および対応時の時注意点などについて詳しく解説します。

 

1.会社説明会の受付における準備

会社説明会の受付に際しては、さまざまな準備が必要となります。具体的には、おおむね以下のような準備が必要です。

「受付」と一言に表現すれば、決して難しそうには聞こえないかもしれません。しかし実際には、それなりに綿密で慎重な準備が必要です。

具体的な準備内容としては、

・参加者名簿の作成

・受付窓口の準備

・受付担当者をアサインする

・各種連絡を発信する方法の策定

などが挙げられます。

準備が万全であれば、効率的な会社説明会の受付が実現され、マンパワーなども温存できます。

もちろん、優秀な人材の獲得にも直結してくるでしょう。

逆に、これが不完全だと、会社説明会でじゅうぶんな成果をあげられなくなくリスクも出てきます。

下記では準備内容について、個別で詳しく解説します。

1-1. 参加者名簿の作成

会社説明会の開催において、参加者名簿は重要な役割を果たします。

当日の受付や出欠確認において、必ず必要となるものです。

参加者名簿があれば、当日の進行はよりスムーズになるでしょう。

所属や参加時間を基準にして、一括で受付、集計することも可能になります。受付担当者の負担を軽減することも可能です。

また、出欠確認を取ることで、参加予定だったはずの学生がキャンセルした事実も認知できるようになります。

この方法で得られたデータの活かし方はさまざまです。

キャンセルされたということがわかれば、当該学生から自社に向けられる優先度、志望度が推定できます。キャンセル人数が多過ぎれば、開催までのプロセスにおいて何らかの問題を抱えているというようなことも見えてくるはずです。

ちなみに参加者名簿で収集できる情報は、今後の採用活動や会社説明会に際して、貴重なヒントをもたらします。

名簿があれば、会社説明会に参加している学生の情報を、データとして回収できます。具体的には、大学名や学部名、男女比などを集積した状態で認知できるというわけです。

データの偏りから逆算して、次回開催に向けての改善点なども見出せるでしょう。

たとえば大学が一部の大学郡に集中しているのであれば、より有力な大学の在学者を呼び込む施策が必要だとわかります。このように、今後についてもヒントがもたらされ、役立つというわけです。

なお、参加者名簿については、Web上で無料にて利用できるテンプレートが存在します。

マンパワーの節約や作成ミスを避ける意味合いでも、テンプレートを利用するのがおすすめです。もちろんテンプレートをベースにして、別なデータが収集できるような項目の追加も可能です。

1-2.受付方法の選定と参加者への連絡

受付方法の選定と、参加者への連絡方法も、はっきりと決めておく必要があります。

会場の規模や、予定している参加者数を理解した上で受付方法や連絡方法について協議することも重要です。

これによって、受付デスクの設営規模なども変わってくるからです。

過不足のない受付方法と、連絡方法を準備しておきましょう。

受付方法の選定は非常に重要です。なぜなら受付方法は、参加者の増減に対してかなり深く関わっているためです。

できるだけ参加者の手間を減らし、申し込まれやすいようにデザインすることが求められます。

受付方法としては、以下のようなものが挙げられます。

また双方における参加者への連絡方法も、合わせて個別で解説します。

・メールで受け付ける

・就活サイトで受け付ける

メールで受け付ける場合は、まず「会社説明会を開催する旨」を通知するメール文面が必要です。できるだけ学生の興味を引き付けることが重要となります。

また、メールから容易に申し込みへと遷移できるような文面を用意したいところです。

・参加へのお礼メール

・キャンセル受付メール

・前日のリマインドメール

といった文面も必要です。これが「参加者への連絡方法」となります。

とはいえ、電話での連絡も実施する必要は出てくるでしょう。この電話で何を伝えるかも、明確化しておきたいところ。

メールで会社説明会への応募を受け付ける場合は、かならず用意しておきましょう。

ちなみにこういった文面も、Web上でフォーマットが公開されています。

リクナビなどの就活サイトについても、やはり利用しておきたいところ。広告費は必要となりますが、多くの学生へとヒットできます。

以後の連絡は、就活サイトによるメッセージ機能を用いることになります。

1-3.受付担当を選定する

続いて受付を担当する人間の選定について解説します。

受付については、かなりのマンパワーを要します。

その部分を考えるのであれば、できるだけ現時点での負荷が小さい社員へアサインするのが望ましいです。

その上で、参加者名簿の管理や情報発信などを怠らない、業務に対して厳正であることが求められます。適切な受付が実施されるよう、選定は慎重に進めるべきでしょう。

当日、会場にて受付窓口を担当する人間の選定も重要です。受付窓口の担当者を決めておけば、当日慌てる必要はなくなります。

また、多くの場合学生が最初にエンカウントするのは、受付窓口担当者でしょう。担当者が与える印象は、会社の第一印象に深く関わります。

 

2.受付で対応する際のポイント

受付の対応を実施する際は、やはり参加者への丁寧な対応がポイントとなります。これが実践できていなければ、優秀な学生を確保するのは難しくなるでしょう。

しかし一方で、丁寧に対応しようとすればするほど、人的および時間的コストを消費するという側面も否定できません。

まず間違いなく、通常業務に投じられるコストは減少するでしょう。

あまりにも集中的にコストを投じてしまうと、通教業務で大きな支障が出かねません。

少しでも受付業務による負担を軽減しつつも、参加者へ好印象が与えられるような受付の実施が求められます。

両立するのは難しいことですが、少しでもそれを実現できるようにする方法を、下記で解説します。

2-1.受付方法に従って効率的に行う

まず、受付方法に従い、効率的な業務を実践することが求められます。

効率的な業務を実現するためには、事前段階で、受付方法をきちんとり上げることが重要です。

そしてそれに従い、忠実かつシステマティックなかたちで実行する必要があります。

できるだけマニュアル化して、淡々と業務を処理できるようにしておきましょう。

たとえば電話での問い合わせが内容に応じて、何を回答するのか一覧化しておく、というような対処が考えられます。

業務単位を大きくして、一括化することも有効です。

メールでの受付を、例として挙げてみます。

先ほどメールでの受付においては、いくつかの文面を送ることが必要であると解説しました。

その文面を適宜送るのではなく、あるタイミングでまとめて送信してしまうというわけです。

そうすれば、各文面を送付する準備や手順も簡略化されます。できるだけ業務を一括化して、効率化へと結びつけましょう。

また、人的なミスにも注意が必要です。

会社説明会の規模に比例して、人的なミスが出る懸念は大きくなります。

具体的には

・連絡漏れ

・送付メールの誤字

・日時調整の誤り

というようなミスが予測できます。

ミスが出てしまうと、学生からの信頼を失ってしまう可能性も出てくるでしょう。

このようなことで優秀な学生の採用機会を逸するのは避けたいところです。

ミスを防ぐためには、事前段階での厳密なTo Do化が必要です。

いつ誰が何をやるのか、きちんとリマインドされるようにしておきましょう。

もちろんこれは散発的な確認作業を省略し、効率化へと繋がる側面も持ち合わせています。

このように、事前に受付業務を準備立てて、効率よく進行させることがポイントとなります。

2-2.挨拶が重要

先ほども軽く触れたとおり、受付窓口の担当者は、参加者が初めてエンカウントする自社側の人間です。したがって、参加者から受付窓口の担当者がどのように映るか、非常に重要です。

好印象を持たれれば、志望度や優先度の向上に寄与します。一方で悪印象を持たれることは、確実に回避しておきたいところでしょう。

よりよい印象を与えるには、初歩的な話ですが、「挨拶」が重要です。挨拶ひとつで、印象は大きく変化するのは、言うまでもありません。

一口に挨拶と言っても、気を付ける部分は多々あります。

まず声のトーンは、明るく保ちたいところです。ある程度、ポジティブな印象を与えられるでしょう。

また、はっきりと聞こえるようなボリュームも保ちましょう。

こちらが挨拶をしたつもりでも、相手に伝わらなければ、「無視された」というような誤解が生まれるかもしれません。

会社説明会の会場は、少なからずざわつきます。それにかき消されないように意識する必要もあります。

お辞儀も重要です。一人ひとりに対して、きちんと頭を下げましょう。

会社説明会では、参加者側も、好印象が与えられるように意識しています。

そこで会社側の挨拶が不十分だと、「こちらは気を遣っているのに、なんて失礼な会社なのだろう」と思われてしまいます。

このように取られてしまわないように、印象のよい挨拶が重要となるわけです。

 

3.会社説明会の受付にはコストがかかる

先ほどからも軽く触れていますが、会社説明会の受付には、コストがかかります。

コストは人的なものから、時間的なものまでさまざまです。そしてそれらは、決して小さなものではありません。

受付開始から説明会が終了するまでの間は、継続的にコストが必要です。

受付にコストをかけすぎると、通常業務に大きな支障が出てしまいかねません。とはいえ、会社説明会の受付は、業務として必ず必要となるものです。

優秀な学生を確保するという意味合いで言えば、極めて重要な業務でもあります。

通常業務も受付業務も、疎かにするべきではありません。

難しい部分もありますが、双方を両立させるようにマネジメントする必要があります。

 

4.会社説明会自体を代行してくれる業者がいる

しかし、会社説明会自体を代行する業者も存在します。

業者に依頼すれば、人的および時間的なコストをかけず、受付業務が実施できます。

したがって、通常業務へ支障をきたすこともありません。

なおかつ、受付業務も、じゅうぶんなクオリティが担保できます。

つまり上述したように、両業務の健全な進行を実現できるというわけです。

会社説明会の代行業者が提供するサービスは、非常に幅広いものです。

受付業務だけではなく、会社説明会というひとつのプロジェクトを、そのまま委任することも可能です。

たとえば、

・日時の立案

・会場の確保

・会社説明会コンテンツの企画・立案

・参加者に手渡す配布物の作成

・各種必要になる書類の作成

・備品の準備

・当日の設営、案内

というようなことを全て任せられます。

もちろん、一部分だけを切り取って依頼することも可能です。

また、代行業者は、会社説明会の運営におけるプロフェッショナルです。受付業務を含め、すべての場面において、自社で開催するよりも適切な対応が取れます。

これは説明会に参加した学生の志望度や、説明会への満足度を高めることへ直結しています。

つまり、今後の採用活動においても、よい影響があると考えられるわけです。

慣れていない社員を受付業務などに割り当てる場合と比較して、極めて合理的であると言えるでしょう。

このように、会社説明会の代行には、たいへん大きなメリットが存在します。

自社で会社説明会の準備を完結できない場合、代行する業者へ外注するのも選択肢として考えられます。もし自社で回しきれないと予測が立てられているのであれば、検討する価値はあるでしょう。

 

5.会社説明会の代行ならニューズベースがおすすめ

もし会社説明会の代行を依頼するのであれば、「ニューズベース」がおすすめです。

ニューズベースは、会社説明会の代行業者として、非常に有力な存在。会社説明会のにおける主要な業務は、ほとんど引き受けられる力を持っています。企画段階から撤収に至るまで、全てを任せることが可能です。

具体的な事例としては、以下のようなものが挙げられます。

・業務効率化により、発注先の必要人員を5人から1人まで減らす

・工数を削減され、説明会そのものの開催頻度が向上する

・「説明員」に教育を施し、高度な説明も代行

というように、さまざまな形で、運営の合理化や効率化へ寄与してきました。

また、著名な組織から外注を受けてきた実績を持っています。

「ユニクロ」を展開する「ファーストリテイリング」から、採用説明会の代行依頼を受けています。

さらに、専属のスタッフチームを派遣しており、現在も運用中です。

「FUJI　XEROX」からは、

・採用事務局運営

・個人情報管理

・面接運営

・入社式企画運営

などの重要なセクションを任されています。

このように、今までの実績もじゅうぶんに備えている代行会社です。

ちなみにニューズベースは、継続的な外注だけではなく、スポット発注にも対応しています。

またサービスの対応地域は、全国に広がっています。

ニューズベースであれば、トラブルのない健全な会社説明会を実現可能です。空いたコストやリソースを通常業務へ割り当てられます。

また、一部分をニューズベースへ託して、自社で負担できる会社説明会にまつわる業務だけ回すというような運用も可能です。

もし自社で会社説明会を回しきれないのであれば、ニューズベースへ外注するのがおすすめです。

 

6.まとめ

会社説明会の受付は、たいへん重要な存在です。受付業務を健全に実施できていれば、参加者の志望度や優先度も高まります。

したがって、より実りのある採用活動が実現に近づく、というわけです。また、優秀な学生の確保を実現する、というところにも繋がっています。

受付業務においては、入念な準備が必要です。

受付方法の選定や担当者のアサイン、参加者名簿作成など、さまざまな準備が必要になります。

いずれも採用活動や今後の会社説明会において重要な意味合いを持ち、決しておろそかにはできないポイントです。受付業務にどれだけ注力できるか、ひとつのポイントであると言えるでしょう。

また、受付業務には、注意すべき点が多々あります。効率化やミスの防止、参加者への対応など、さまざまなところへ目を向けねばなりません。

これだけのことを自社で負担するのは、コスト的に難しい部分があるでしょう。

しかし、会社説明会を代行する業者も存在します。

代行業者であれば、自社で会社説明会を開催するよりも、はるかに合理的な運営が実現できるでしょう。中でも「ニューズベース」は、おすすめできる代行業者です。