インターン説明会の開催に必要な準備や参加者募集の方法とは？

インターンシップ生の獲得はもちろんのこと、企業のPRとしてもメリットが大きいインターンシップ説明会。

インターン説明会を開催するには、参加者への募集、連絡、当日プログラムの企画・運営など、様々な準備が必要となります。

この記事では、インターン説明会の開催に必要な準備や効率的な募集方法について解説します。また、説明会を代行する業者の存在についても合わせて解説します。

1.説明会の参加者を募集する方法

インターン説明会を実施する際には、まず参加者である学生に告知しなければなりません。

就職情報サイト「マイナビ」は、インターン説明会の参加経験がある人に対して、「インターン説明会の情報をどこで探したか」という内容でアンケートを実施。

上位3位に挙がったのが、下記の媒体です。

1位…インターン、就活準備サイト

2位…学校のキャリアセンターや就職課

3位…企業のホームページやSNS

インターン説明会に参加者を集めるためには、これらのメディアを幅広く活用して説明会を告知する必要があります。

学生にとって身近な存在である大学のキャリアセンターや就職課での告知をしながら、webメディアを組み合わせていくと良いでしょう。

特に、若者が普段から活用するSNSは、企業に親近感を抱かせるツールとして有効です。

アンケートの引用元：企業を魅力付けする説明会とは？｜新卒採用サポネット（マイナビ）

2.説明会の参加者への連絡方法と連絡事項

インターン説明会に申し込んできた参加者には、企業から直接メールを送付、または求人サイト経由で連絡する等、しっかりとフォローアップする必要があります。

説明会の参加者に送るべき連絡事項は、下記の3つです。

・参加申し込みの返信メール

・参加日前日、あるいは当日のリマインドメール

・参加後のフォローアップメール

参加者から申込があった際に、申込内容や開催日時、開催内容を確認するために送るのが「返信メール」です。

また、参加日前日、あるいは当日にインターン説明会をリマインドする「リマインドメール」も忘れてはなりません。

学生は複数のインターン説明会や会社説明会に申し込んでいるケースが多く、メールによる確認や、説明会直前のリマインドメール等がないと、参加者がうっかり開催日時を忘れてしまうこともあり得るからです。

さらに、インターン説明会後、お礼を記載した「フォローアップメール」を送ることで、参加者に対して継続的なアプローチを図り、企業を印象付けることができます。

3.インターン説明会で企業側が準備するべきこと

参加者の募集やフォローアップと並行して、当日の説明会実施に向けた準備も必要となります。

企業側の準備には下記のようなものが挙げられます。

・会場予約

・プレゼンの準備

・資料の準備

・当日のプログラム設定

・受付・案内スタッフの案内

・プレゼンターの選任

特に、プレゼン内容は「学生が聞きたいこと」に焦点を絞り、慎重に練る必要があります。

インターン制度や会社の解説、一般メディアでは触れられていない企業の情報等をベースとしながら、「入社後の職場環境や社風」等の説明を盛り込むことで、参加者の満足度が高いプレゼンが完成するでしょう。

上記の理由から、プレゼンターの選任も慎重に行わなければなりません。いかに内容がすばらしくても、話し方によっては参加者の印象を大きく損ねてしまうからです。

4.説明会を代行する業者も存在する

ここまで見てきたように、インターン説明会には「参加者の募集」「参加者との連絡・フォローアップ」「説明会の準備」「当日の運営」など数多くの業務があり、人的コスト、時間的コストが大きくかかります。

インターン説明会が企業や担当者にとって大きな負担となっているのであれば、代行業者を利用するのも手です。

代行業者は企業が開催するインターン説明会の企画や運営、参加者の募集、さらには当日のスタッフの手配、プログラムの遂行まで一括して代行してくれます。

代行業者に委託することで、企業はインターン説明会にかかる工数を大幅に削減し、コンテンツ作成に集中することができます。

5.インターン説明会の代行ならニューズベースがおすすめ！

株式会社ニューズベースは、インターン説明会をはじめとして会社説明会、研修会、セミナーイベントなど、社内外の様々な企業イベントを代行するアウトソーシング業者です。

全国において多くの実績を持ち、優れたノウハウを蓄積しているイベント企画、及び運営のプロです。

イベントの全工程を一括して委託することで、企業や担当者の負担を大幅に減らしつつ、イベントのクオリティを大きく引き上げることができます。

また、ニューズベースは魅力的なプレゼンができるよう訓練されたスタッフも用意。当日の受付から案内、プレゼンまでニューズベースが行うため、当日の企業担当者の業務は質問対応のみとなり、参加者とのコミュニケーションに注力することができます。

6.まとめ

インターンシップ説明会には、主に下記の3点の準備が必要となることを解説しました。

・参加者の募集

・参加者との連絡

・当日のプログラム準備と運営

参加者に企業を印象付けるためには、入念な準備と確実な運営が必要ですが、相応の人的・時間的コストがかかることを考慮しなければなりません。

説明会にかかるコストを削減しつつ、企業を魅力的にPRして人材確保につなげたいのであれば、代行業者の利用を検討してみましょう。